Nowa ustawa o fakturach elektronicznych w Polsce – KSEF

Informacje ogólne

Zarządzanie dokumentami w formie papierowej przechodzi już do lamusa, należy się ich aktywnie pozbywać. Polska podąża tą drogą. Do tej pory za odrzucenie innowacji obwiniano wysokie koszty, które byłyby wymagane do całkowitego przeorientowania biznesu na e-fakturę. W czerwcu 2022 r. polskie Ministerstwo Finansów zdecydowało się na „radykalną zmianę” – od 2024 r. faktury elektroniczne będą w Polsce obowiązkowe.

Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. dla wszystkich podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 r. dla firm zwolnionych z VAT.

Progress Holding już wkrótce zaoferuje nowy model i oprogramowanie do zarządzania dokumentami.

Czym jest KSEF

KSEF (Krajowy System Faktur Elektronicznych) to krajowy system w Polsce, który umożliwia tworzenie, przetwarzanie i wymianę faktur elektronicznych. System ten wymaga od podatników korzystania z faktur elektronicznych zamiast papierowych lub innych formatów. W KSEF faktury elektroniczne prezentowane są w formacie XML odpowiadającym strukturze logicznej określonego wzoru dokumentu elektronicznego FA(1) opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Celem wdrożenia CSEF jest uproszczenie procesu wystawiania i przetwarzania faktur oraz usprawnienie elektronicznej wymiany danych pomiędzy przedsiębiorstwami a organami administracji publicznej. Ponadto wprowadzenie systemu e-fakturowania pomoże zminimalizować ryzyko nielegalnego zwrotu podatku VAT przez nieuczciwych przedsiębiorców. Faktury elektroniczne są bardziej przejrzyste i trudniejsze do sfałszowania, co pozwala na dokładniejszą kontrolę i zapobieganie oszustwom gospodarczym.

Kontrolę nad systemem faktur elektronicznych sprawuje polskie Ministerstwo Finansów.

Kto podlega wymogom korzystania z KSEF?

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, wszystkie spółki z o.o. i jednoosobowe działalności gospodarcze.
• Przedsiębiorcy zwolnieni z płacenia podatku VAT od 01.01.2025 r.
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce na potrzeby unijnej procedury szczególnej OSS, posiadający polski numer identyfikacji podatkowej NIP.
• Firmy zagraniczne będące podatnikami VAT.

Etapy wdrożenia KSEF

• Od października do grudnia 2021 r. prowadzony jest projekt pilotażowy z udziałem podatników w Polsce. Dostępne środowisko testowe KSEF może być nadal wykorzystywane do konfiguracji systemów informatycznych.
• Od 1 stycznia 2022 r. wprowadzany jest Krajowy System Rozliczeń Elektronicznych jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu możliwe jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Fakturowania (KSEF).
• Od 1 stycznia 2024 r. Rada Unii Europejskiej zgodziła się na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego w Polsce.

WAŻNE: od 01.07.2024 r. KSEF stanie się obowiązkowy i tylko dokument, który został wprowadzony do KSEF i otrzymał numer z KSEF do rozliczeń B2B, stanie się oficjalną fakturą. Bez tego nie jest to c\f.  Wszystkie dokumenty będą zgodne z tym samym standardem.

Główne postanowienia

Wprowadzenie jednolitego standardu dla faktur elektronicznych (USEF) zoptymalizuje systemy fakturowania, obiegu dokumentów i rozliczeń dla przedsiębiorców. Uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie i archiwizowanie faktur. Szybsze przetwarzanie dokumentów przełoży się na niższe koszty. Zgodnie z głównymi założeniami ustawy, KSEF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Jednak dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), które nie płacą podatku VAT, wprowadzenie dotyczy 1 stycznia 2025 roku. Otrzymają one dodatkowe sześć miesięcy na przygotowanie się do korzystania z KSEF. Obecne formy dokumentacji handlowej, takie jak faktury papierowe i faktury elektroniczne, już istnieją. Jednak wraz z wdrożeniem KSEF faktura elektroniczna stanie się jedyną formą dokumentowania sprzedaży lub zakupu, z wyjątkiem transakcji zagranicznych. Ponadto, paragon fiskalny z numerem identyfikacyjnym podatnika będzie uznawany za fakturę uproszczoną do 31 grudnia 2024 roku. Należy zauważyć, że rachunki konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSEF. Również bilety pełniące funkcję faktury są wyłączone z zakresu KSEF. Faktury wystawione w ramach procedur OSS i IOSS będą również wyłączone z KSEF.

Dla sprzedawcy datą wystawienia faktury będzie data wysłania faktury do KCEF. Datą otrzymania faktury – dla nabywcy – będzie data nadania numeru KCEF W przelewach bankowych podatnicy muszą wskazać numer KCEF faktury. W przypadku awarii systemu lub offline podatnicy będą mogli wystawiać faktury korygujące. Ponadto opracowane zostaną wyjaśnienia dotyczące terminów rozliczeń i innych ważnych aspektów w przypadku awarii lub pracy w trybie offline.

Ustawa zliberalizuje również kary i sprawi, że będą one obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Ponadto zostaną uwzględnione uwagi korygujące w ramach KSEF i poza nim.

Korzyści podatkowe z wdrożenia systemu KSEF

Polskie Ministerstwo Finansów obiecuje korzyści podatkowe dla osób korzystających z systemu.

• Podatnik korzystający z KSEF, który ubiega się o zwrot naliczonego podatku VAT, otrzyma go w krótszym terminie. Maksymalny podstawowy okres zwrotu został skrócony z 60 dni do 40 dni, co będzie miało pozytywny wpływ na płynność finansową, zwłaszcza dla MŚP.
• KSEF oznacza prostszą i szybszą korektę rozliczeń.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ faktury elektroniczne w KSEF nie zaginą ani nie ulegną zniszczeniu, zawsze będą dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• – Podatnik wystawiający faktury w KCEF nie będzie musiał przesyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych

Kluczowe korzyści biznesowe

System KSEF w Polsce bazuje na doświadczeniach włoskich rozwiązań fakturowych. Jego celem jest uproszczenie procesu przygotowywania i przesyłania faktur elektronicznych przez podatników.

Zalety systemu KSEF to m.in:

• zwolnienie z konieczności pracy z tradycyjnymi fakturami,
• krótsze terminy zwrotu VAT
• większe bezpieczeństwo i standaryzacja procesów, a także automatyzacja i zmniejszenie ilości danych przekazywanych do Urzędu Skarbowego
• nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez sprzedawcę. Ponadto wystawca faktury ma pewność, że odbiorca fakturę otrzymał
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura zostanie przekazana odbiorcy przez administrację niemal w czasie rzeczywistym
• w przypadku korzystania z rozwiązania Progress Holding nie trzeba pobierać żadnego polskiego oprogramowania dla działu księgowości.
• – ustrukturyzowany ujednolicony szablon faktury pozwoli zautomatyzować procesy księgowe, wprowadzenie automatyzacji do procesu księgowego zmniejszy liczbę błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych
• – Usługa przechowywania i archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat jest świadczona przez administrację, co daje możliwość znacznych oszczędności ze względu na brak obowiązku przechowywania tych dokumentów.

System KSEF nie będzie jednak w stanie zapewnić żadnej analityki, więc firmy w Polsce będą musiały zakupić rozwiązania programistyczne.

Jest to ważny temat, więc dla wygody naszych starych i nowych klientów planujemy omówić go w naszych kolejnych artykułach. Będziemy współpracować z Tobą, aby zrozumieć i wyjaśnić bardziej szczegółowo, kto podlega wymaganiom tego systemu, wyjaśnić ogólną procedurę, zapewnić naszym klientom instrukcje krok po kroku dotyczące pracy w tym systemie oraz przeszkolić naszych klientów w zakresie korzystania z systemu. Zapraszamy do śledzenia aktualności na naszej stronie internetowej https://progressholding.pl/.

Informacje zwrotne są dla nas zawsze ważne! Tak więc, jeśli masz już pytania na ten temat, wyślij je na nasz adres – office@progressholding.pl, z pewnością weźmiemy je pod uwagę i postaramy się dostarczyć jak najwięcej informacji w odpowiedzi na Twoją prośbę.