Nowe zasady postępowania dla Anti Money Laundering w Polsce

W Polsce od 2017 r. obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ale od 31 lipca 2021 r. wprowadzono do niej istotne zmiany.

Zapoznajmy się z nowymi obowiązkami nałożonymi na organizacje świadczące usługi z zakresu księgowości.

Od 31 lipca 2021 r. wszystkie biura rachunkowe – bez względu na liczbę klientów i ich rodzaj – są zobowiązane do przestrzegania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wynika to z szeregu środków administracyjnych, które pozwolą im stworzyć odpowiednią dokumentację i procedury określające zasady postępowania i wypełniania ustawowych obowiązków w tym zakresie.

Przez wiele lat przedsiębiorstwa świadczące usługi księgowe, a także banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych, SKOK-i, doradcy podatkowi, adwokaci i radcowie prawni byli zobowiązani do przestrzegania ustawowych obowiązków. Od lipca 2021 r. ta lista firm znacznie się poszerzyła i obejmuje:

• Przedsiębiorców, których główną działalnością jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu prawa podatkowego lub celnego
• Pośredników w obrocie nieruchomościami (z wyłączeniem określonych czynności)
• Przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą w zakresie handlu dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami.

WAŻNE! Prawu podlegają również biura rachunkowe, które prowadzą wyłącznie księgi podatkowe swoich klientów.

Obowiązki księgowości

Do obowiązków księgowości w świetle nowych zasad należy:

1. Wdrożenie i aktualizacja wewnętrznych procedur zwalczania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Wprowadzenie anonimowej procedury zgłaszania.
2. Analiza i ocena ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Analiza obejmuje ocenę ryzyk związanych z działalnością księgową z uwzględnieniem czynników ryzyka związanych z klientami, krajami lub regionami geograficznymi, produktami, usługami, transakcjami lub kanałami dostawy. Ocenę ryzyka należy składać w formie papierowej lub elektronicznej i aktualizować co najmniej co dwa lata.
3. Przekazywanie informacji Generalnemu Inspektorowi. Zmiana ta obejmuje skrócenie czasu przekazywania informacji o transakcjach przekraczających 15 000 EUR z 14 do 7 dni od dnia otrzymania wpłaty lub wypłaty gotówki, a także transakcję płatniczą polegającą na przekazaniu środków w kwocie przekraczającej 15 000 EUR.

Ustawa wprowadza także szersze grono osób, które będą odpowiedzialne za utworzenie i późniejsze funkcjonowanie działu księgowości zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Do tej pory wystarczyło wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za wypełnianie obowiązków określonych w ustawie. Od 13 lipca odpowiedzialność za wdrożenie przepisów nowej ustawy spoczywa na powołanych członkach wyższej kadry kierowniczej lub członkach rady lub innego organu zarządzającego.

Co musi być zrobione aby dostosować się do zmian

Aby przygotować się do wprowadzenia niezbędnych procedur, musisz wykonać następujące czynności:

• Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wypełnianie obowiązków zgodnie z ustawą
• Wprowadzenie wewnętrznych procedur zwalczania prania pieniędzy
• Opracować i wdrożyć procedurę anonimowego powiadamiania o naruszeniach przepisów ustawy
• Ustalić zasady archiwizacji dokumentów związanych z wypełnianiem obowiązków wynikających z ustawy
• Powiadomić pracowników jak prawidłowo wykonywać swoje obowiązki.

Odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy zostanie przypisana do:

• Do osoby zajmującej stanowisko wyższego kierownictwa
• Dla pracownika na stanowisku kierowniczym odpowiedzialnego za nadzór nad zgodnością instytucji obowiązanej
• Na osobach spośród członków zarządu lub innego organu zarządzającego odpowiedzialnych za wypełnianie obowiązków określonych w ustawie.

W przypadku działalności jednoosobowej osobą odpowiedzialną będzie właściciel firmy.

Sankcje i grzywny

Niedopełnienie powyższych obowiązków przez instytucję obowiązaną może skutkować nałożeniem na nią zarówno sankcji administracyjnych, jak i karnych, do których należeć będą również:

• Publikacja informacji o instytucji odpowiedzialnej oraz wielkości i zakresie naruszeń w Biuletynie Kancelarii Ministra Finansów Publicznych
• Nakaz zakończenia niektórych czynności przez instytucję obowiązaną
• Cofnięcie koncesji lub zezwolenia lub wykreślenie z rejestru działalności regulowanej
• Zakaz pełnienia funkcji kierowniczych przez osobę odpowiedzialną za naruszenia przepisów ustawy do 1 roku
• Kara finansowa

WAŻNE! Kara pieniężna może zostać nałożona w wysokości dwukrotności otrzymanego świadczenia lub straty. W przypadku nieokreślenia wysokości świadczenia lub straty – do równowartości. Maksymalna kwota kary została podwyższona do 1 mln euro.