Jak musi wyglądać i co powinna zawierać faktura VAT

Jak musi wyglądać i co powinna zawierać faktura VAT

Zgodnie z polskim prawem gospodarczym, przedsiębiorca, zanim wystawi fakturę VAT, ma możliwość wystawienia faktury pro forma. Należy jednak pamiętać, że nie jest to dokument księgowy – nie dowodzi realizacji transakcji, a tym samym nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty. Fakturę pro forma traktuje się jako potwierdzenia złożenia kontrahentowi oferty czy przyjęcie zlecenia do realizacji. Jeżeli faktycznie zlecenie zostanie wykonane, do każdej pro formy należy wystawić fakturę VAT.

Wystawianie prawidłowych faktur VAT to podstawowa czynność każdego przedsiębiorcy pracującego na termin płatności. Jest to potwierdzenie dokonania transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest kluczowa dla podatników VAT, ponieważ jest ona podstawą do odliczenia naliczonego podatku VAT.

W jakim okresie należy wystawić fakturę VAT

Ogólne zasady mówią, że na wystawianie faktur podatnik ma czas do 15. dnia każdego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od tej zasady istnieją wyjątki dotyczące:

• usług budowlanych – fakturę należy wystawić najpóźniej do 30. dnia od dnia wykonania usług.
• działań związanych z drukowaniem m.in. książek. Wystawiamy wtedy fakturę nie później niż do 90. dnia od wykonania usługi.
• dostawy m.in. książek drukowanych – w takiej sytuacji faktura wystawiana jest również nie później niż do 90. dnia od wykonania usługi.
• dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy też stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4. W takiej sytuacji fakturę wystawiamy nie później niż z upływem terminu płatności.

Co więcej, istnieje obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towarów lub usług, jeśli żądanie zostało zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym doręczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano część, lub całość zapłaty.

Co powinna zawierać faktura VAT

• Datę wystawienia – Czyli data, kiedy została wystawiona faktura
• Kolejny numer – Nadawany w serii określonej przed przedsiębiorcę. Każda z faktur musi mieć swój numer, który w łatwy sposób pozwoli zidentyfikować fakturę i jej kolejność w serii
• Nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz adresy – Określa strony kupującego i sprzedającego. Jest to oczywisty i jednocześnie bardzo ważny element, ponieważ jest to podstawa do identyfikacji każdej ze stron w przypadku np. sporu
• NIP – Należy pamiętać o podaniu Numeru Indentyfikacyjnego Podatnika. Należy określić również numer NIP nabywcy. W przypadku osób fizycznych może być to PESEL
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usługi – Może to również być data otrzymania zapłaty, gdyż często zdarza się tak, że faktura jest wystawiana przed pełnym dokonaniem usług / dostarczeniem towarów. Wtedy należy zawrzeć obie daty – wystawienia faktury oraz dostarczenia towarów / usług
• Nazwa towaru lub usługi – Na prawidłowej fakturze należy ściśle określić co jest przedmiotem transakcji
• Liczba / zakres towarów / usług – Należy podać liczbę (miarę) sprzedawanych towarów lub zakres usług. Przedstawiony np. w czasie lub konkretny produkt, np. wykonanie strony internetowej
• Cena jednostkowa towaru lub usługi (netto) – Określamy cenę towaru lub usługi (za 1 sztukę), bez doliczonego podatku VAT. Tutaj również należy określić ew. rabaty, jeśli występują.
• Wartość towarów lub usług – Całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług po ich zsumowaniu.
• Stawka podatku – Określamy stawkę podatku, na którym operujemy, aby doliczyć należny podatek. Jeśli operujemy na kilku stawkach, każdy towar lub usługa powinny mieć wykaz stawek podatku, jaki będzie naliczany.
• Kwota podatku – Naliczana od sumy wartości sprzedaży netto, uwzględniając poszczególne stawki podatku.
• Kwota należności ogółem – Suma kwoty netto oraz naliczonych podatków.

Elementy, które zostały wymienione są obowiązkowymi elementami, które muszą znajdować się na każdej fakturze. Są również inne elementy, które, należy uwzględnić na prawidłowej fakturze w określonych przypadkach. Wszelkie przypadki są uwzględnione w ustawie o podatku od towarów i usług.

Dodatkowe elementy faktury VAT

Faktury VAT zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinny zawierać również takie informacje jak:

• samofakturowanie – w przypadku, gdy nabywca towaru lub usług w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę.
• metoda kasowa – w sytuacji dostarczenia towarów lub wykonania usług, w odniesieniu do których obowiązek zapłaty powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty.
• odwrotne obciążenie – w sytuacji, gdy dostawy towarów lub wykonania usług, dla których obowiązkiem do rozliczenia podatku VAT, lub podatku o podobnym charakterze obarczony jest nabywca towarów lub usług.
• procedura marży dla biur podróży – w przypadku wykonywania usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.