Wraz z zamkni\u0119ciem ksi\u0105g za 2018 rok rozpocz\u0105\u0142 si\u0119 sezon audytowy. Zgodnie z art 64. Ustawy o Rachunkowo\u015bci obowi\u0105zkowemu audytowi podlegaj\u0105 sp\u00f3\u0142ki, kt\u00f3re spe\u0142niaj\u0105 2 z 3 kryteri\u00f3w:<\/p>\n
a. Suma audyt\u00f3w na koniec roku przekracza 2,5 miliona euro,<\/p>\n
b. Przychody netto na koniec roku przekraczaj\u0105 5 milion\u00f3w euro<\/p>\n
c. \u015arednia liczba zatrudnionych na pe\u0142en etat w firmie przekracza 50 os\u00f3b<\/p>\n
Obowi\u0105zkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegaj\u0105 r\u00f3wnie\u017c m. In. banki, SKOKI, fundusze i sp\u00f3\u0142ki gie\u0142dowe, sp\u00f3\u0142ki akcyjne. Opr\u00f3cz tego ka\u017cda sp\u00f3\u0142ka, nawet, je\u015bli nie spe\u0142nia obowi\u0105zkowego kryterium, mo\u017ce poprosi\u0107 audytora o zbadanie sprawozdania finansowego by mie\u0107 pewno\u015b\u0107, ze jest ono prawid\u0142owo sporz\u0105dzone.<\/p>\n
Kim jest audytor?<\/p>\n
W prawie polskim jest oddzielna ustawa reguluj\u0105ca dzia\u0142alno\u015b\u0107 firm audytorskich (Ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o bieg\u0142ych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym), tak\u017ce warto zaznajomi\u0107 si\u0119 z zapisami prawa zanim poddamy nasze sprawozdanie pod badanie.<\/p>\n
Zgodnie z ustawa tylko osoby, kt\u00f3re uzyska\u0142y tytu\u0142 bieg\u0142ego rewidenta mog\u0105 wyda\u0107 opinie o naszym sprawozdaniu finansowym. Dodatkowo bieg\u0142y rewident musi by\u0107 zatrudniony w firmie audytorskiej. Czyli Jan Kowalski, mimo ze ma tytu\u0142 bieg\u0142ego, nie mo\u017ce wyda\u0107 opinii o naszym sprawozdaniu, ale Jan Kowalski Sp. z o.o. w kt\u00f3rej jest zatrudniony Jan ju\u017c mo\u017ce wyda\u0107 taka opinie. Pod opinia podpisze si\u0119 Jan Kowalski w imieniu Jan Kowalski Sp. z o.o.<\/p>\n
Na naszym rynku jest wiele firm \u015bwiadcz\u0105cych us\u0142ugi audytorskie, zar\u00f3wno polskich jak i mi\u0119dzynarodowych. Do najbardziej znanych mi\u0119dzynarodowych firm audytorskich zaliczamy Wielka Czw\u00f3rk\u0119 (Big 4), do kt\u00f3rych nale\u017cy KPMG, PWC, EY oraz Delloite. Najwi\u0119ksze firmy w Polsce i na \u015bwiecie korzystaj\u0105 z ich us\u0142ug gdy\u017c maj\u0105c du\u017co powi\u0105za\u0144 kapita\u0142owych, wielu inwestor\u00f3w z r\u00f3\u017cnych kraj\u00f3w a publikacje ich sprawozda\u0144 jest wydarzeniem na rynku, zale\u017cy im na renomowanej firmie audytorskiej, aby pokaza\u0107 kontrahentom wysoki poziom wiarygodno\u015bci. Nie ka\u017cdy audytor w Wielkiej Czw\u00f3rce ma tytu\u0142 bieg\u0142ego rewidenta. Badanie jest prowadzone przez bieg\u0142ego rewidenta i to ona podpisze si\u0119 pod ko\u0144cowym wynikiem badania. Pozostali audytorzy w zespole najcz\u0119\u015bciej s\u0105 ju\u017c na \u015bcie\u017cce by uzyska\u0107 tytu\u0142 bieg\u0142ego, albo s\u0105 specjalistami w powi\u0105zanych dziedzinach, np. specjali\u015bci od wyceny lub od system\u00f3w informatycznych.<\/p>\n
Jak wybra\u0107 audytora?<\/p>\n
Wyb\u00f3r audytora zaczynamy od zapytania ofertowego, celem uzyskania najlepszej oferty. Do wybranych firm audytorskich nale\u017cy wys\u0142a\u0107 zapytanie ofertowe, w kt\u00f3rym nale\u017cy zawrze\u0107 cel badania, ile czasu chcemy na nie po\u015bwi\u0119ci\u0107, kto i gdzie prowadzi nasze ksi\u0119gi. Je\u015bli nie mamy zbyt rozbudowanej strony internetowej, warto doda\u0107 opis naszej dzia\u0142alno\u015bci i \u017ar\u00f3de\u0142 przychod\u00f3w i koszt\u00f3w. Nie b\u00f3jmy si\u0119 zapyta\u0107 audytora o innych klient\u00f3w, kt\u00f3rym firma \u015bwiadczy us\u0142ugi i jaki maj\u0105 profil dzielno\u015bci. Nasze zapytanie powinno mie\u0107 r\u00f3wnie\u017c dat\u0119, do kiedy audytorzy mog\u0105 przesy\u0142a\u0107 oferty.<\/p>\n
Pami\u0119tajmy by zawrze\u0107 podstawowe dane finansowe! Audytor przygotowuje ofert\u0119 i kosztorys w\u0142a\u015bnie w oparciu o te dane \u2013 identyfikuje najistotniejsze obszary badania, analizuje czas i wielko\u015b\u0107 potrzebnego zespo\u0142u, ocenia czy potrzebni b\u0119d\u0105 specjali\u015bci od wyceny, podatk\u00f3w, IT.<\/p>\n
Podczas sporz\u0105dzania zapytania ofertowego zastan\u00f3wmy si\u0119 czy nie potrzebujemy r\u00f3wnie\u017c innych pochodnych us\u0142ug. Nie jeste\u015bmy pewni czy omija nas jaka\u015b ulga podatkowa? Mo\u017ce nied\u0142ugo wchodz\u0105 w \u017cycie nowe zapisy ustawy o rachunkowo\u015bci i wci\u0105\u017c nie wiemy jak je zinterpretowa\u0107? A mo\u017ce potrzebujemy wyceny aktyw\u00f3w? Wszystkie pochodne us\u0142ugi warto doda\u0107 w zapytaniu. Oczywi\u015bcie czym wi\u0119ksza firm tym wi\u0119ksza szansa na szerszy wachlarz us\u0142ug. A mo\u017ce Jan Kowalski Sp z o.o. was zaskoczy? Cen\u0119 za pakiet us\u0142ug \u0142atwiej negocjowa\u0107.<\/p>\n
Cena badania nie powinna by\u0107 naszym jedynym wyznacznikiem wyboru audytora. Warto sprawdzi\u0107 opinie firmy w internecie lub wys\u0142a\u0107 maila do innego klienta audytora z pytaniem o jako\u015b\u0107 wsp\u00f3\u0142pracy. Zawsze lepiej wybra\u0107 audytora, kt\u00f3ry specjalizuje si\u0119 w naszej bran\u017cy i ma spore do\u015bwiadczenie w badaniu podobnych sp\u00f3\u0142ek do naszej.Czy w przysz\u0142o\u015bci b\u0119dziemy potrzebowa\u0107 dodatkowych us\u0142ug atestacyjnych? Warto wtedy budowa\u0107 d\u0142ugotrwa\u0142\u0105 relacje z firma audytorska i poprosi\u0107 o rabat po jakim\u015b czasie.<\/p>\n
Jak si\u0119 przygotowa\u0107 do audytu?<\/p>\n
Cena audytu finalnie zale\u017cy od czasu przepracowanego przez audytor\u00f3w tak\u017ce czym lepiej si\u0119 przygotujemy tym taniej nas to b\u0119dzie kosztowa\u0107!<\/p>\n
Plan audytu nale\u017cy przygotowa\u0107 z audytorem zawczasu. Opr\u00f3cz ko\u0144cowego terminu prac okre\u015blmy w nim inne wa\u017cne terminy. Czy chcemy mie\u0107 cotygodniowe spotkania gdzie b\u0119dziemy monitorowa\u0107 status? Czy oczekujemy wst\u0119pnych wynik\u00f3w po 3 tygodniach? Kiedy audytor chce uzyska\u0107 od nas dokumenty i kiedy chcia\u0142by um\u00f3wi\u0107 si\u0119 na spotkanie z ksi\u0119gowymi? List\u0119 termin\u00f3w warto okre\u015bli\u0107 wraz z zapisami umowy lub do\u0142\u0105czy\u0107 j\u0105 jako za\u0142\u0105cznik do umowy.<\/p>\n
Audytor przesy\u0142a list\u0119 dokument\u00f3w, kt\u00f3r\u0105 nale\u017cy przygotowa\u0107 na okre\u015blony przez niego termin (nazywana \u201ePBC\u201d, skr\u00f3t od angielskiego \u201ePreparat by Client\u201d, czyli \u201ePrzygotowane przez Klienta\u201d). Opr\u00f3cz zestawienia obrot\u00f3w i sald mo\u017ce znajdowa\u0107 si\u0119 tam wiele pozycji, kt\u00f3re mog\u0105 nas zdziwi\u0107 lub kt\u00f3re uznamy za zbyt wra\u017cliwe by przekaza\u0107 (np. pensje pracownik\u00f3w). Zamiast unika\u0107 tych punkt\u00f3w z listy PBC, lepiej od razu skontaktowa\u0107 si\u0119 z audytorem by om\u00f3wi\u0107 temat. Ka\u017cde op\u00f3\u017anienie z naszej winy (np., bo nie przekazali\u015bmy listy plac) mo\u017ce by\u0107 uznane za niedotrzymanie terminu i finalnie zostaniemy obarczeni dodatkowymi kosztami za prace audytor po godzinach.<\/p>\n
Audytorzy maja prawny obowi\u0105zek dochowania tajemnicy zawodowej wiec przekazanie wra\u017cliwych danych jest bezpieczne. Jednak\u017ce mo\u017cna z nimi wynegocjowa\u0107 by mieli jedynie wgl\u0105d do nich (audytorowi pokazywane s\u0105 dane, mo\u017ce on je przepisa\u0107, ale nie wysy\u0142amy mu informacji) lub poprosi\u0107 by tylko prowadz\u0105cy audyt mia\u0142 do nich dost\u0119p (np. partner lub manager projektu). Dane personalne (imi\u0119 i nazwisko pracownika, data urodzenia, itp.) zawsze usuwamy.<\/p>\n
Czasem mo\u017cemy by\u0107 zdziwieni pro\u015bba o dokumenty, kt\u00f3re nie wydaj\u0105 nam si\u0119 zwi\u0105zane z badaniem. By jak najszybciej przej\u015b\u0107 audyt odstawmy zdziwienie w kat i po prostu przeka\u017cmy audytorowi o co nas prosi. Audytor jest jak detektyw, szuka niezgodno\u015bci i b\u0142\u0119d\u00f3w. Dopiero du\u017ca ilo\u015b\u0107 przeanalizowanych danych daje jasny obraz, czego brakuje i co jest niejasne. Te w\u0142a\u015bnie dodatkowe dokumenty \u015bluza by uzyska\u0107 dok\u0142adny obraz sytuacji finansowej w sp\u00f3\u0142ce.<\/p>\n
Cz\u0119sto audytor prosi by przekazywane dokumenty oznacza\u0107 w odpowiedni spos\u00f3b zgodnie z wytycznymi na li\u015bcie PBC, by potem \u0142atwiej odnale\u017a\u0107 odpowiednie dane bez otwierania ka\u017cdego pliku. Przekazujmy audytorowi ka\u017cdy punkt z listy PBC. Je\u015bli audytor prosi o A1) list\u0119 dostawc\u00f3w; B2) zobowi\u0105zania wobec ka\u017cdego z dostawc\u00f3w; C3) wiekowanie zobowi\u0105za\u0144 wobec dostawc\u00f3w a my prze\u015blemy mu kompleksowe wiekowanie zobowi\u0105za\u0144 wobec dostawc\u00f3w gdzie wszystkie 3 wymogi z listy PBC s\u0105 spe\u0142nione, to i tak wy\u015blijmy mu 3 dokumenty oznaczone A1, B2 i C3. Mo\u017ce to by\u0107 ten sam dokument, ale z innymi oznaczeniami. Albo jeden dokument, ale oznaczony \u201eA1, B2, C3 Wiekowanie zobowi\u0105za\u0144 wobec dostawc\u00f3w\u201d.Kompletno\u015b\u0107 przekazanych danych jest monitorowana oznaczeniami z listy PBC.<\/p>\n
Pami\u0119tajmy, \u017ce Excel to najlepszy przyjaciel audytora. Wszystkie dane liczbowe przekazujmy w tym formacie. Je\u015bli audytor b\u0119dzie musia\u0142 formatowa\u0107 dane, mo\u017ce nas dodatkowo policzy\u0107 za op\u00f3\u017anienia. Je\u015bli nasze ksi\u0119gi nie pozwalaj\u0105 na wygenerowanie zestawienia obrot\u00f3w i sald w Excelu poinformujmy o tym audytora ju\u017c w zapytaniu ofertowym. Dzi\u0119ki temu audytor b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 doliczy\u0107 potrzebny czas na formatowanie danych a my unikniemy dodatkowych koszt\u00f3w.<\/p>\n
Ostatnia rzecz\u0105, o kt\u00f3rej nale\u017cy pami\u0119ta\u0107 jest jak najszybsza odpowiedz na pytania audytora, najcz\u0119\u015bciej mailowe. Audytorzy preferuj\u0105 odpowiedzi na pi\u015bmie gdy\u017c mail wys\u0142any z naszej skrzynki jest lepszym dowodem audytowi ni\u017c notatka sporz\u0105dzona podczas rozmowy telefonicznej. Zwlekanie z odpowiedzi\u0105 mo\u017ce przeci\u0105ga\u0107 termin badania gdy\u017c nasza odpowiedz mo\u017ce by\u0107 niezb\u0119dna do konturowania prac. Dlatego odpowiadajmy na pytania audytora jak najszybciej.<\/p>\n
Korzy\u015bci audytu<\/p>\n
Celem audytu jest zapewnienie czytelnikom sprawozdania, tj. klientom sp\u00f3\u0142ki, inwestorom, potencjalnym kontrahentom, \u017ce przedstawione tam dane jasno i rzetelnie reprezentuj\u0105 stan faktyczny finans\u00f3w sp\u00f3\u0142ki. Opinia bez zastrze\u017ce\u0144 zwi\u0119ksza wiarygodno\u015b\u0107 naszego sprawozdania, czyli zwi\u0119ksza szanse na uzyskanie finansowania z banku, oferuje dostawcom zapewnienie o naszej p\u0142ynno\u015bci a inwestor\u00f3w zapewnia o naszej rentowno\u015bci. Jeste\u015bmy bardziej wiarygodni na rynku.<\/p>\n
Podczas badania audytor \u201ezagl\u0105da do ka\u017cdego k\u0105ta\u201d naszej dzielno\u015bci. Cz\u0119sto mo\u017ce nas to irytowa\u0107, ale taka ju\u017c natura audytu. Zamiast si\u0119 niepotrzebnie denerwowa\u0107 lepiej zobaczy\u0107 w audycie nowe mo\u017cliwo\u015bci. Audytor umawia si\u0119 na spotkania z naszymi pracownikami by sprawdzi\u0107 jak przebiegaj\u0105 procesy, np. jak ksi\u0119gowi ujmuj\u0105 zapisy w ksi\u0119gach, jak si\u0119 wiekuje nale\u017cno\u015bci lub jak monitorujemy zapasy. Dzi\u0119ki temu mo\u017cemy sprawdzi\u0107 czy nasi pracownicy faktycznie wykonuj\u0105 swoje zadania zgodnie z naszymi wytycznymi.<\/p>\n
Dodatkowo audytor ju\u017c niejedno widzia\u0142 i zna dobrze nasza bran\u017ce. Warto si\u0119 go podpyta\u0107 czy widzi on w naszym procesach mo\u017cliwo\u015b\u0107 wzrostu efektywno\u015bci. Mo\u017ce istnieje jaki\u015b lepszy system informatyczny do monitorowania zapas\u00f3w? A mo\u017ce jaka\u015b kontrola, kt\u00f3ra obecnie wymagamy od pracownik\u00f3w jest czasoch\u0142onna i istnieje lepsze rozwi\u0105zanie? Udzielanie nam takich porad nie jest celem audytu wiec lepiej by\u0107 w przyjacielskich stosunkach z naszym audytorem by takie wskaz\u00f3wki od niego otrzyma\u0107.<\/p>\n
Oczywi\u015bcie g\u0142\u00f3wnym celem audytu jest sprawdzenie informacji zawartych w sprawozdaniu. Czy poprawnie stosujemy zapisy w ustawie o rachunkowo\u015bci (lub mi\u0119dzynarodowe standardy rachunkowo\u015bci), czy rzetelnie prezentujemy wszystkie informacje? Poprawnie sporz\u0105dzone sprawozdanie powinno by\u0107 jak najbardziej w naszym interesie \u2013 to na jego podstawie szykujemy nasz biznes plan i strategie rozwoju. A dobra strategia zaczyna si\u0119 od poprawnego zdiagnozowania stanu faktycznego. Zazwyczaj jeste\u015bmy emocjonalnie zwi\u0105zaniu z nasza firm\u0105 i nie zawsze obiektywnie potrafimy oceni\u0107 sytuacje. Cale szcz\u0119\u015bcie audytor przychodzi nam z pomoc\u0105!<\/p>\n