Все данные, которые фиксируются в первичных документах организации, должны своевременно проходить регистрацию в специальных формах: регистрах бухгалтерского учета.
При регистрации бухгалтерских документов недопустимо
- Изымать или пропускать какие-либо документы.
- Регистрировать мнимые или притворные объекты.
Мнимыми объектами называются расходы, которые не были осуществлены, а также факты, которые не имели места в хозяйственной жизни предприятия. Не относятся к этой категории резервы, фонды и средства, которые запланированы для их создания.
Притворными объектами считаются те, что отражаются в бухгалтерском учете вместо других с целью скрыть их (скрыть факт притворной сделки и т.д.).
Реквизиты регистров
Каждый регистр имеет свое название в системе. Обязательно указывают название субъекта экономики, составившего его. Также к обязательным реквизитам относятся:
- Период составления, дата начала и окончания регистрации.
- Должности лиц, которые ответственны за его ведение, а также их подписи, фамилии и инициалы (данные, необходимые для проведения идентификации сотрудника).
Регистры предполагают группировку объектов бухгалтерского учета, а также их хронологическую и систематическую регистрацию.
Особенности форм регистров
Формы регистров утверждаются руководителем организации. Для этого также необходимо представление должностного лица, ответственного за ведение учета.
Исправлять данные в регистрах запрещено, но при необходимости это могут делать уполномоченные лица с указанием даты корректировки. Также около исправления должна стоять подпись ответственного за ведение регистра лица. Кроме подписи, обязательно наличие инициалов и должности сотрудника.
При изъятии документов, например, для проверки какими-либо контролирующих органами, в организации остаются их копии, изготовленные в установленном порядке.
Классификация регистров
Регистры можно разделить на несколько видов по различным критериям.
По внешнему виду
- Бухгалтерскими книгами.
- Карточками.
- Ведомостями-регистрами.
С помощью бухгалтерских книг ведется аналитический учет, сверяются данные оперативного и бухгалтерского учета. Все записи стоят в хронологическом порядке.
Видов бухгалтерских книг
- Кассовые.
- Инвентарные.
- Сальдовые.
- Книги учета покупок.
- Книги учета фактов хозяйственной деятельности.
- Главная книга.
Отдельные книги предусмотрены для фиксации составленный доверенностей, продаж и т.д.
Карточки по-другому называют свободными листами, так как они не скреплены между собой. Они объединяются по объектам учета.
Карточки составляются для учета
- Основных средств.
- Материальных и нематериальных активов.
- Производственных затрат.
- Заработной платы сотрудников.
Карточки систематизируются в специальные картотеки.
Отдельные свободные листы, которые используют для систематизации учетных документов, называются ведомостями-регистрами. Иногда они могут скрепляться между собой.
К ним относятся ведомости, в которых:
- Рассчитывается амортизация основных средств.
- Распределяются услуги вспомогательного производства.
- Распределяются материалы и заработная плата.
От карточек этот вид регистров отличается большим объемом, их хранят в отдельных папках. Составляются они, чтобы сформировать обобщенную информационную совокупность данных, которые необходимы для корректного заполнения различных документов.
По хронологии фиксируемых событий регистры можно разделить на
- Журнал зарегистрированных за год операций.
- Журнал при мемориальной форме государственного учета.
- Книга учета продаж, депонентов и др.
Также можно выделить виды по расчетным счетам, они бывают синтетического и аналитического учета. Первый представляет собой оборотную ведомость по счетам синтетического учета. Аналитический учет включает в себя информацию о нематериальных активах, оборотных ведомостях учета материалов на складах и т.д.
Запись информации в регистрах может быть линейной и шахматной. Специалист, который ведет бухгалтерию и регистрирует документацию, должен знать соответствующее законодательство, а также ориентироваться в классификации основных видов документов и правилах их составления.
