Без обработки и ведения первичной документации невозможна деятельность ни одного предприятия.
Первичная бухгалтерская документация необходима для
- Составления отчетности.
- Расчета налоговых платежей.
- Принятия управленческих решений.
Первичной в бухгалтерии называют ту документацию, которая свидетельствует о факте совершения хозяйственных операций. Ее обработка подразумевает регистрацию и учет всей информации о проведенных операциях.
Во время первичного учета фиксируется начальная стадия всех происходящих на предприятии событий. Под хозяйственной операцией понимают действия, которые меняют состояние активов и капитала.
Схема обработки бухгалтерских документов
Работа с документами на предприятии состоит из:
- Получения первичных данных.
- Предварительной обработки информации.
- Оформления документации.
- Утверждения документов руководством.
- Повторной обработки первичных данных.
- Действий, необходимых для проведения хозяйственных операций.
К первичной документации относятся в основном счет-фактуры и банковские выписки.
Первичную документацию делят на два вида
- Разовую.
- Накопительную.
Обработка разовой документации более простая, так как подтверждает событие единоразово, накопительная же используется длительное время (операция, которая фиксируется с ее помощью, совершается несколько раз). Для удобства дальнейшего использования эту информацию переносят в специальные регистры.
Первичная документация может оформляться
- Во время проведения какой-либо операции.
- Сразу после ее завершения.
Все данные фиксируются на специальных бланках, которые могут быть составлены в самой организации. За это отвечает сотрудник, предусмотренный штатом компании. Он должен обладать навыками первичной обработки документов, знать соответствующее законодательство, соблюдать порядок проведения работы. Можно выделить основные этапы:
- Таксировка (оценка операции с указанием необходимой для осуществления суммы).
- Группировка (распределение документов в группы по общим признакам).
- Контировка (обозначение дебита и кредита).
- Гашение (документы обозначаются отметкой «оплачено», чтобы исключить повторную оплату).
Корректировка ошибок
Иногда в важных документах встречаются ошибки, они могут появиться как по вине сотрудника, так и из-за неисправностей техники.
Любые исправления не желательны, но если их все-таки необходимо сделать, для этого существуют правила:
- Неверную запись нужно зачеркнуть тонкой линией, но при этом так, чтобы это было заметно.
- Сверху над зачеркнутыми данными написать правильные.
- Оставить отметку «Исправленному верить».
- Написать дату, когда было совершенно исправление.
- Поставить подпись.
Нельзя пытаться скрыть ошибку и исправить ее незаметно, стереть или откорректировать с помощью специальных средств.
Особенности работы с входящими документами
При поступлении любых бумаг сначала нужно определить их тип. Например, счёт фактуры относятся к бухгалтерским бумагам.
Что должно быть в счет-фактуре
- порядковый номер и дата выполнена услуги или поставки товара (порядковый номер должен быть поочередным);
- полное название, адрес и налоговый номер (NIP) налогоплательщика и покупателя;
- наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
- код GTU (название товарной группы, которую фирма применяла в этой структуре отчетности для налоговой (JPK));
- количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
- цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, налог НДС, налоговая ставка в % (с учетом суммы налога);
- стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога.
Чтобы не совершить учет одного и того же документа дважды, нужно определить период, к которому они относятся. При поступлении на счет активов или ценностей устанавливаются цели их использования. Их можно применять как:
- Основные средства.
- Материалы.
- Нематериальные активы.
- Товары.
Каждый документ подшивается в специальный регистр, это делается после проведения всех перечисленных выше проверок.
Хранится такая документация минимум 5 лет, на протяжении этого периода инспекция по налогам и сборам имеет право запросить для проверки любые бумаги.
Как правило, хранится вся документация в электронном виде в специальных бухгалтерских программах. Там их можно удобно систематизировать по различным критериям, создать архивы. Для таких документов предусмотрена электронная подпись: свидетельство того, что они заверены. За отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, можно получить штраф. Поэтому важно подобрать ответственного специалиста-бухгалтера, который будет корректно оформлять бумаги и внимательно следить за документооборотом, вести необходимый учет.
