Prowadzenie ksiąg handlowych i rachunkowych

Czym są księgi rachunkowe?

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest prawidłowa ewidencja operacji gospodarczych. Przedsiębiorca ma do wyboru różne modele prowadzenia ewidencji, natomiast czasami ze względu na wymogi prawne konieczne może być wybranie określonego sposobu. Warto odnotować, że księgi rachunkowe są systemem rejestracji, który jest stosowany przez przedsiębiorstwa prowadzące tak zwaną pełną księgowość.

Księgi rachunkowe dokładnie przedstawiają wszelkie przepływy finansowe w firmie. W związku z czym dane zawarte w księdze rachunkowej stanowią informacje o kondycji finansowej danej firmy. W księgach można znaleźć dane na temat kosztów (np. wynagrodzenia pracowników, koszt czynszu, zobowiązania kredytowe itd.) oraz na temat przychodów pochodzących z działalności operacyjnej.

Co ciekawe, księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub w formie elektronicznej za pomocą odpowiedniego programu komputerowego.

Kto zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych?

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobligowane są spółki, jednak to zadanie mogą oczywiście powierzyć firmie zewnętrznej. W innych słowach można powiedzieć, że spółka może lecz nie musi zatrudniać własnego księgowego lub księgowej. Jednak może skorzystać z usług biura rachunkowego. W takim przypadku zgodnie z art.11a ustawy o rachunkowości w takim przypadku należy powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych (w terminie 15 dni od dnia ich wydania) oraz zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru.

Postawienie na usługi zewnętrznego biura w wielu przypadkach bywa z perspektywy przedsiębiorstwa po prostu wygodne i opłacalne dlatego jest to częste rozwiązanie. Trzeba jednak pamiętać, że taki stan rzeczy nie zwalnia przedsiębiorców od odpowiedzialności za poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Kiedy otwierać oraz zamykać księgi rachunkowe?

Zgodnie z art.12 ustęp 1 i 2 ustawy o rachunkowości to kiedy należy otwierać oraz zamykać księgi rachunkowe jest ściśle ustalone. Otworzenie ksiąg rachunkowych powinno być wykonane na:

• dzień pierwszego zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
• dzień rozpoczęcia działalności,
• początek następnego roku obrotowego,
• dzień zmiany formy prawnej,
• dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki,
• ogłoszenie likwidacji lub upadłości.

Oczywiście powyższe informacje mają charakter poglądowy i należy dokładnie zagadnienie otwarcia ksiąg rachunkowych przekonsultować z biurem rachunkowym oraz zajrzeć do art.12 ustęp 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto, należy zwrócić uwag na zastrzeżenie mówiące o tym, że otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia powyżej wymienionych zdarzeń. Do tego warto odnotować, że z reguły pierwszym zdarzeniem, które wywołuje skutki o charakterze majątkowym lub finansowym jest wniesienie wkładu przez wspólników.

Kiedy zamykać księgi rachunkowe?

To kiedy należy zamykać księgi rachunkowe również jest dokładnie ustalone przez przepisy. Księgi rachunkowe powinny być zamknięte na:

• dzień kończący rok obrotowy,
• dzień zakończenia działalności jednostki,
• dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
• dzień wpisu do rejestru połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę,
• dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek,
• dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji,
• inny dzień bilansowy, który jest określony odrębnymi przepisami

W tym przypadku, również należy mieć na uwadze, zastrzeżenie że to kiedy księgi rachunkowe będą zamykane powinno być ściśle przekonsultowane z biurem rachunkowym oraz potwierdzone w przepisach. Jednocześnie trzeba mieć na uwadze, że zamknięcia ksiąg rachunkowych można dokonać w czasie 3 miesięcy od wystąpienia wyżej wymienionych zdarzeń.

Z jakich elementów składają się księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe są złożone z pięciu elementów, z czego każdy poszczególny element służy do zapisywania innych operacji finansowych.

Pierwszy element to dziennik. Pozwala on na chronologiczne ewidencjonowanie operacji. Prowadzenie dziennika powinno odbywać się w taki sposób aby dało się go zestawić razem z zestawieniem obrotów oraz zestawieniem sald kont księgi głównej.

Wspomniane konta księgi głównej działają na zasadzie podwójnego zapisu w postaci „winien” oraz „ma”. Na kontach księgi głównej powinny widnieć takie same zapisy jakie można znaleźć w dzienniku.

Kolejny element to konta ksiąg pomocniczych, których zadaniem jest uszczegółowienie tych zapisów, jakie są dokonywane na księdze głównej. W ramach kont pomocniczych znajdziemy informacje o środkach trwałych, rozrachunkach z pracownikami, kontrahentami, informacje o operacjach sprzedaży i zakupu, operacjach gotówkowych jeśli prowadzimy kasę oraz o kosztach.

Następny element to bilans próbny czyli zestawienie obrotów i sald, które jest sporządzane co najmniej na koniec miesiąca lub częściej.

Dopełnieniem jest inwentarz, który jest sporządzany przez przedsiębiorstwa, które wcześniej nie prowadziły pełnej księgowości. W inwentarzu znajdują się informacje o aktywach oraz pasywach.

Należy pamiętać o tym, że zapisy w księgach rachunkowych muszą być potwierdzone odpowiednimi dowodami księgowymi

Przede wszystkim należy odnotować że zapisy w księgach rachunkowych muszą mieć potwierdzenie w postaci dokumentacji. Takowe potwierdzenie stanowią między innymi faktury, rachunki, paragony, noty lub dokumenty magazynowe.