Что такое КДиР и для чего она используется в 2026 году?
КДиР – это налоговая книга доходов и расходов, в которой Вы учитываете доходы и расходы от деятельности. Она служит исключительно для целей подоходного налога и является основой для расчета авансовых платежей и годового налога.
Правовые основы КДиР
КДиР, прежде всего, вытекает из Закона о подоходном налоге с физических лиц, в частности из статьи 24а. Подробные правила ведения книги определяет Постановление Министра финансов о ведении налоговой книги доходов и расходов. Актуальные тексты можно найти в «Dziennik Ustaw» на isap.sejm.gov.pl.
- Закон о подоходном налоге с физических лиц – сводный текст на isap.sejm.gov.pl
- Постановление Министра финансов от 23.12.2019 г. о КДиР
- Новое постановление о КДиР, действующее с 2026 г.
Для чего КДиР используется на практике?
На основании КДиР Вы рассчитываете доход, то есть разницу между доходами и расходами деятельности. Эти данные Вы позже переносите в годовую декларацию PIT-36 или PIT-36L. Книга также позволяет контролировать маржу и рентабельность Вашей фирмы в ежемесячном разрезе.
Когда КДиР имеет смысл для Вашей фирмы?
КДиР наиболее выгодна для микро- и малых фирм, у которых нет сложной структуры. Она хорошо подходит для фрилансеров, индивидуальных предпринимателей и простых товариществ. В Progress Holding мы всегда анализируем, является ли КДиР лучшим выбором для Вас, или лучше сразу перейти на полный бухгалтерский учет.
Кто должен вести КДиР в 2026 году?
КДиР в 2026 году ведут физические лица и товарищества физических лиц, если они рассчитываются на общих принципах или линейным налогом и не превысили порог доходов, обязывающий к полному бухгалтерскому учету. Вы не используете КДиР, когда рассчитываетесь фиксированной ставкой (ryczałt), налоговой картой или у Вас капитальное общество.
Субъекты, которые стандартно ведут КДиР
- физическое лицо, ведущее индивидуальную предпринимательскую деятельность,
- гражданское товарищество физических лиц,
- полное товарищество физических лиц,
- партнерское товарищество,
- предприятие в наследстве, если доходы соответствуют лимиту КДиР.
Когда Вы не применяете КДиР?
- когда Вы рассчитываетесь фиксированной ставкой от учтенных доходов или налоговой картой,
- когда Вы ведете бухгалтерские книги (полный бухгалтерский учет),
- когда Вы действуете как ООО (spółka z o.o.), АО (S.A.) или простое акционерное общество (P.S.A.),
- когда Ваши доходы от деятельности превысили лимит 2,5 млн евро и возникла обязанность ведения полных книг.
КДиР и иностранец, ведущий фирму в Польше
Иностранец может вести деятельность на КДиР, если соответствует условиям въезда, пребывания и доступа к экономической деятельности в Польше. Вам нужен номер PESEL или NIP, адрес для корреспонденции и регистрация деятельности в CEIDG или регистрация общества. Progress Holding помогает иностранцам в полной регистрации фирмы, выборе формы налогообложения и запуске КДиР шаг за шагом.
Какой лимит доходов для КДиР и когда в 2026 году нужно перейти на полный бухгалтерский учет?
Обязанность перехода с КДиР на бухгалтерские книги в 2026 году возникает, когда Ваши доходы за 2025 год превысят эквивалент 2,5 млн евро. Для 2026 года это означает доходы не менее 10 646 500 злотых.
Как рассчитывается лимит 2,5 млн евро?
Лимит вытекает из Закона о бухгалтерском учете и Закона о PIT. Он пересчитывается в злотые по среднему курсу НБП (Национального Банка Польши) с первого рабочего дня октября предыдущего года. На этой основе для 2026 года принята сумма 10 646 500 злотых.
Что означает превышение лимита для Вашей фирмы?
Если в 2025 году Вы превысите лимит 10 646 500 злотых доходов, с 1 января 2026 года Вы должны вести бухгалтерские книги. Вы не можете больше применять КДиР в следующем налоговом году. В такой ситуации помогает Progress Holding, перенося Ваши данные с КДиР в полный бухгалтерский учет и составляя план счетов в соответствии с Законом о бухгалтерском учете.
Добровольный переход на полные книги
Даже если Вы не превышаете лимит 2,5 млн евро, Вы можете добровольно перейти на бухгалтерские книги. Такой шаг имеет смысл, когда Вы развиваете фирму, привлекаете инвестора или банковское финансирование. Мы совместно анализируем, оправдывает ли в Вашем случае информационный выигрыш от полного бухгалтерского учета более высокие затраты на обслуживание.
Как завести и сообщить о КДиР шаг за шагом?
КДиР заводится на день начала деятельности или на первый день нового налогового года. Все формальности Вы можете уладить при регистрации деятельности, соответствующим образом заполнив заявление CEIDG или регистрационные документы общества.
Шаг 1. Выберите форму налогообложения дохода
Чтобы вести КДиР, Вы выбираете общие принципы (шкала 12% и 32%) или линейный налог 19%. Фиксированная ставка от учтенных доходов требует другого учета, а не КДиР. Информацию о выбранной форме Вы указываете в заявлении CEIDG или отдельном заявлении в налоговую инспекцию.
Шаг 2. Зарегистрируйте деятельность и идентификационный номер
Физическое лицо регистрирует деятельность в CEIDG, а товарищество требует договора и сообщения в соответствующий реестр и налоговую инспекцию. Иностранцу нужен номер PESEL или NIP и адрес в Польше для корреспонденции. Progress Holding проводит весь процесс регистрации и помогает получить требуемые номера и сообщения в ZUS.
Шаг 3. Введите КДиР в соответствующий момент
Книгу заводите не позднее дня начала деятельности или с 1 января нового налогового года. КДиР может вестись электронно в бухгалтерской программе или – в исключениях – на бумаге, в соответствии с постановлением. Уже на этапе заведения книги стоит позаботиться о шаблоне, соответствующем актуальному постановлению на 2026 год.
Шаг 4. Уведомление бухгалтерского бюро
Если Вы поручаете ведение КДиР Progress Holding или другому бюро, налоговая инспекция должна знать адрес хранения книги. Информацию о месте ведения книг Вы вписываете в CEIDG или сообщаете обновлением NIP. Благодаря этому инспекция знает, где может потребовать предъявления документации.
Как выглядит структура КДиР и какие содержит колонки?
КДиР имеет унифицированное табличное расположение, определенное в Постановлении Министра финансов. Она состоит из колонок, которые упорядочивают важнейшие данные о доходах и расходах.
Какие данные должны быть в заголовке КДиР?
- название фирмы и имя, а также фамилия налогоплательщика,
- адрес ведения деятельности,
- NIP налогоплательщика,
- заголовок «Налоговая Книга Доходов и Расходов» и месяц и год, к которым относятся записи.
Важнейшие колонки в КДиР – практический обзор
| Область КДиР | Что Вы вписываете? |
|---|---|
| Основные данные записи | Порядковый номер, дата хозяйственного события, номер бухгалтерского документа, описание операции. |
| Доходы от продаж | Стоимость проданных товаров и услуг, другие доходы от деятельности. |
| Покупка товаров и материалов | Счета-фактуры покупки торговых товаров, материалов, а также побочные расходы на покупку. |
| Вознаграждения | Вознаграждения работников наличными и в натуре, связанные с деятельностью. |
| Остальные расходы | Постоянные расходы, внешние услуги, аренда, коммунальные услуги, маркетинг и другие расходы на получение доходов. |
| Итоги | Общие расходы, общий доход, а также результат за расчетный период. |
Дополнительные учеты рядом с КДиР
Кроме самой КДиР, Вы должны вести учет основных средств и нематериальных активов. Часто также требуется учет оборудования, пробега транспортных средств и отчеты из фискального аппарата. В Progress Holding мы следим за тем, чтобы все эти реестры были согласованы с записями в КДиР и файлами JPK.
Какие доходы и расходы Вы вписываете в КДиР?
В КДиР попадают все доходы от Вашей деятельности, облагаемые налогом на общих принципах или линейно. Вы также вписываете расходы на получение дохода, которые имеют связь с полученными доходами.
Доходы в КДиР – что Вы учитываете?
- продажа товаров и услуг, задокументированная счетами-фактурами и чеками,
- доходы, не задокументированные счетами-фактурами, учитываемые на основании собственных внутренних документов,
- другие доходы от деятельности, например, проценты по средствам на фирменном счету,
- доходы в иностранных валютах после пересчета в злотые по соответствующему курсу.
Момент возникновения дохода в КДиР
Момент возникновения дохода определяет Закон о PIT. Как правило, это день выдачи товара, выполнения услуги или части услуги, не позднее дня выставления счета-фактуры или получения оплаты. Благодаря этому налоговая инспекция может связать Ваши доходы с периодом, к которому они относятся.
Расходы на получение дохода – практические примеры
- покупка торговых товаров и материалов для производства,
- аренда офиса, плата за коммунальные услуги и Интернет,
- лизинг и эксплуатационные расходы автомобиля, используемого в деятельности,
- бухгалтерские, юридические, маркетинговые услуги, а также обучение, связанное с деятельностью,
- вознаграждения работников и исполнителей, взносы ZUS, финансируемые работодателем.
Типичные расходы, о которых предприниматели забывают
На практике Вы часто упускаете мелкие расходы, которые также являются налоговыми расходами. Речь идет о канцелярских материалах, плате за домены и хостинг, или небольших покупках оборудования. В Progress Holding мы следим за тем, чтобы ни один счет-фактура, связанный с деятельностью, не выпал из бухгалтерского оборота.
Какие сроки записей в КДиР и как выглядит исправление ошибок?
Записи в КДиР должны производиться на постоянной основе, в соответствии с хронологией событий. Однако законодатель допускает определенные упрощения, особенно когда ведение книги Вы поручаете бухгалтерскому бюро.
Сроки записей, когда Вы ведете КДиР самостоятельно
Стандартно Вы делаете записи один раз в день, по окончании дня, к которому относятся хозяйственные события. У Вас есть на это время не позднее начала работы в следующий день. Такой ритм обеспечивает согласованность КДиР с документами продаж и покупок.
Сроки записей, когда КДиР ведет бухгалтерское бюро
Если КДиР ведет Progress Holding, Вы можете передавать документы комплексно. Записи могут тогда производиться до 20-го дня месяца за предыдущий месяц. Условием является ведение записей в хронологическом порядке.
Исправление ошибок в КДиР
Ошибки в КДиР исправляете через коррекцию записи, с сохранением читаемости. Чаще всего применяется зачеркивание ошибочной суммы и вписывание правильной с подписью и датой. В электронных системах важно, чтобы коррекция оставляла след в истории изменений.
Как вести КДиР электронно и что меняет JPK_PKPIR в 2026 году?
С 2026 года налогоплательщики PIT, которые подают JPK_V7, должны вести КДиР электронно в компьютерной программе. Данные из книги будут передаваться в структуре JPK_PKPIR по требованию налоговых органов, а в последующие годы, вероятно, циклически.
Кто должен вести КДиР исключительно электронно?
- налогоплательщики PIT, рассчитывающие НДС и передающие файл JPK_V7M или JPK_V7K,
- предприниматели, которые ведут продажи, требующие учета в бухгалтерских системах,
- большинство налогоплательщиков, ведущих деятельность на КДиР, с некоторыми исключениями, указанными в законе.
Новая структура JPK_PKPIR с 2026 года
Министерство финансов опубликовало брошюру, описывающую структуру JPK_PKPIR, действующую с 1 января 2026 года. Файл включает заголовочные данные, идентификационные данные налогоплательщика, а также подробную информацию о доходах, расходах и инвентаризации (Spis z natury). Это означает, что ошибки в КДиР будет намного легче выявить во время контроля.
Как технически подготовиться к новым требованиям?
Вам нужна бухгалтерская программа, которая поддерживает новую схему JPK_PKPIR, а также безопасный архив данных. Стоит установить внутренние процедуры документооборота и контроля качества записей. Progress Holding может взять на себя полное обслуживание КДиР, подготовку и отправку JPK, благодаря чему Вам не нужно беспокоиться о конфигурации системы.
Как это выглядит на практике? Опыт Progress Holding
Более десятка лет мы ведем КДиР для предпринимателей из Польши и из-за границы, главным образом в Варшаве. На основании анализа более 500 процессов регистрации и сотен годовых расчетов мы видим повторяющиеся ошибки. Хорошая новость в том, что большинства из них можно легко избежать.
Наши данные: наиболее частые ошибки в КДиР
- задержка передачи документов в бюро, из-за чего записи не являются «на постоянной основе»,
- отсутствие связи отчетов из фискального аппарата с записями в КДиР,
- неправильный учет смешанных расходов, например, автомобиля, используемого частно и для бизнеса,
- упущение мелких онлайн-расходов, таких как абонементы на приложения и инструменты,
- проблемы с учетом счетов-фактур в иностранных валютах и курсовых разниц.
Как мы работаем с иностранными клиентами
Многие наши клиенты – это иностранцы, которые открывают первую фирму в Польше и не знают местных правил. Мы помогаем им выбрать форму деятельности, получить PESEL или NIP и открыть банковский счет. Затем мы ведем КДиР на двух рабочих языках, объясняя налоговые последствия каждого бизнес-решения.
Модель сотрудничества с Progress Holding при КДиР
Обычно мы устанавливаем фиксированный график передачи документов – например, раз в неделю или раз в месяц. Клиент имеет доступ к актуальным финансовым результатам и прогнозу налога, благодаря чему может планировать ликвидность. Если Вы планируете развитие, мы сразу проектируем процесс так, чтобы легко было перейти на полный бухгалтерский учет.
Часто задаваемые вопросы
Ниже Вы найдете ответы на вопросы, которые я чаще всего слышу от предпринимателей, начинающих работу с КДиР. Каждый из них может быть отдельной шпаргалкой для использования в Вашей фирме.
Может ли иностранец вести деятельность на КДиР в Польше?
Да, при условии, что он имеет право на ведение деятельности в Польше и соответствует регистрационным требованиям. Вид необходимых документов зависит от гражданства и основания пребывания. В Progress Holding мы анализируем Вашу иммиграционную и налоговую ситуацию и подбираем безопасную модель действия.
Как долго нужно хранить КДиР и документы?
КДиР и бухгалтерские документы Вы храните, как правило, в течение пяти лет, считая от конца года, в котором истек срок уплаты налога. На практике это часто означает хранение документации в течение шести полных календарных лет. В электронной версии важны также резервные копии.
Должна ли КДиР вестись бухгалтерским бюро?
Закон не требует использования бухгалтерского бюро, Вы можете вести КДиР самостоятельно. На практике многие люди решаются на поддержку специалистов, потому что налоговые правила часто меняются. Progress Holding берет на себя ответственность за правильное ведение КДиР и представляет Вас перед налоговой инспекцией.
Могу ли я изменить форму налогообложения при КДиР в течение года?
Обычно форму налогообложения Вы выбираете в начале года, и она действует до его конца. Возврат с линейной ставки на шкалу возможен со следующего налогового года, на основании заявления. Исключения редки, поэтому так важно правильное решение на старте, лучше всего после консультации с советником.
Какие последствия отсутствия КДиР или серьезных ошибок?
Отсутствие КДиР или грубые ошибки в книге могут привести к оценке дохода налоговой инспекцией. Это может означать более высокий налог и возможные уголовно-финансовые санкции. Регулярный просмотр книги Progress Holding значительно уменьшает этот риск.
Могу ли я приостановить деятельность и что тогда с КДиР?
В период приостановления деятельности Вы, как правило, не учитываете текущие доходы и расходы, потому что их по существу нет. Однако Вы по-прежнему храните существующую документацию и можете учитывать некоторые события, например, амортизацию. Стоит перед приостановлением проконсультироваться с бухгалтером, чтобы выбрать наиболее выгодный момент.
Какие сроки уплаты авансовых платежей на налог при КДиР?
При КДиР авансовые платежи на подоходный налог Вы платите ежемесячно или ежеквартально, если соответствуете условиям малого налогоплательщика. Срок – это обычно 20-й день месяца, следующего за расчетным периодом. В Progress Holding мы рассчитываем авансовые платежи и напоминаем Вам о сроках, чтобы избежать процентов.
КДиР в 2026 году остается основным инструментом расчетов для тысяч малых фирм, но требует все большей дисциплины и согласованности с электронными системами. Если Вы хотите сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на отслеживании изменений в правилах, передайте бухгалтерию в руки специалистов. Вам нужна профессиональная поддержка? Свяжитесь с нами в Progress Holding по номеру +48 603 232 418 или по электронной почте office@progressholding.pl.
