Что такое KSeF
KSeF (Национальная система электронных счетов) — это обязательная общенациональная электронная ИТ система выставления счетов в Польше, подготовленная Министерством Финансов, она представляет собой электронную форму выставления, передачи и хранения счетов. Целью внедрения KSeF является обязательное введение электронного процесса выставления счетов-фактур, а также электронного обмена данными между компаниями и государственными органами.
Что изменяется?
Cчетом-фактурой с этого момента будет считаться только тот документ, который сформирован в системе KSeF и которому присвоен уникальный номер.
В 2024 г. в KSeF попадают только счет фактуры В2В. Счет фактуры В2С в 2024 г не попадают в KSeF. Все счет фактуры для иностранных контрагентов также должны быть в формате (схеме xml) KSeF.
Контроль над системой электронных счетов фактур берет на себя Министерство финансов Польши.
Кто попадает под требования использования КSeF
- юридические лица с постоянным местом деятельности для целей НДС в Польше (постоянное представительство) будут обязаны документировать транзакции B2B с использованием электронных счетов. Это необходимо согласно польским правилам НДС.
- До 1 января 2025 года субъекты, освобожденные от НДС (как субъективно, так и объективно), не будут обязаны выставлять B2B-счета с использованием KSeF. Однако стоит отметить, что эти компании, освобожденные от НДС, будут обязаны собирать счета-фактуры, выставленные им через KSeF(без необходимости выразить свое согласие на такую форму счетов – такое принятие потребуется от всех субъектов только до 1 июля 2024 года).
- Налогоплательщики, идентифицированные в Польше для специальной процедуры ЕС OSS, имеющие польский идентификационный номер налогоплательщика NIP.
Таким образом, зарегистрированным НДС компаниям, которые не имеют постоянного места деятельности для целей НДС в Польше, не потребуется использовать KSeF. Также это не будет применяться к иностранным предприятиям без регистрации НДС в Польше.
На данный момент отменена обязанность использования электронных счетов-фактур, выдаваемых потребителям (т.е. B2C). Налогоплательщикам придется выставлять их в нынешнем виде, что требует соответствующей адаптации процессов в этой сфере для учета разных способов выставления счетов — разных для отечественных получателей-предпринимателей, разных для потребителей и отдельных для зарубежных B2B-транзакций (например, экспорт, поставка товаров внутри Сообщества).
Этапы внедрения KSeF
- В настоящее время и до 1 июля 2023 года KSeF вводится в качестве добровольного решения. Отныне можно выставлять структурированные счета в Национальной системе электронных счетов (KSeF).
- С 1 июля 2024 года система станет обязательной для крупных коммерческих предприятий.
- С 1 января 2025 года система станет обязательной для малых и средних предприятий, пользующихся освобождением от уплаты НДС.
ВАЖНО! С середины 2024 года использование системы KSeF станет обязательным для всех предпринимателей, поэтому мы настоятельно рекомендуем нашим действующим клиентам, а также вновь присоединившимся, начать переход к данной системе уже сейчас. Это необходимо для того, что бы избежать приостановки работы вашего бизнеса.
Электронные счета-фактуры
Система электронных счетов основана на отправке счетов-фактур в электронном виде между продавцом и покупателем, а не на традиционной отправке бумажных счетов-фактур. Электронные счета-фактуры генерируются специальным программным обеспечением, которое соответствует определенным техническим и юридическим требованиям. Счета-фактуры представляются в формате XML, соответствующем логической структуре определенного шаблона электронного документа FA(1), опубликованного в Центральном хранилище шаблонов электронных документов (CRWDE) на платформе ePUAP. В счете-фактуре будет производится запись информации в соответствии с принятым стандартом/критерием, определяющим категории данных, которые должны быть включены в счет-фактуру (например, сведения о продавце и покупателе, предмет продажи, сумма, дата продажи, номер)
После ввода данных в систему каждый счет получает уникальный идентификационный номер, а затем проверяется на соответствие данных шаблону структурированного счета. Фактически у с\ф будут 2 номера, от компании и от KSeF ю
ВАЖНО! Структурированный счет-фактура будет считаться выставленным и доставленным, когда ему будет присвоен идентификационный номер KSeF .
Техническое обеспечение
Доступ к Национальной системе э-счетов будет возможен после создания индивидуальной учетной записи – ею можно управлять с компьютера или мобильного устройства. В системе имеется механизм аутентификации, который проверяет личность объекта на основе квалифицированных источников, таких как квалифицированные сертификаты (электронная подпись, электронная печать или доверенная подпись), а также доверенный профиль.
Систему уже можно протестировать. Минфин предоставил всем желающим бесплатный инструмент — KSeF Test Zone. Благодаря этому заинтересованные лица (например, производители программного обеспечения для компаний) могут адаптировать свои ИТ-системы для внедрения KSeF. Тестовая зона KSeF позволяет, среди прочего:
- Отправку и получение э-счетов в соответствии с шаблоном логической структуры;
- передачу э-счетов в KSeF через API;
- использование самостоятельно созданных подписей и печатей;
- просмотр, предоставление и отзыв авторизаций KSeF.
Существует еще один способ ознакомления с системой, это приложение KSeF Taxpayer Application. Это тестовая программа, доступная после создания аккаунта на сайте Министерства финансов. После входа в систему пользователь может свободно работать с KSeF, предоставлять доступ третьим лицам, управлять токенами и разрешениями и, что наиболее важно, выдавать, получать и делиться электронными счетами в KSeF. Это идеальное решение для любого предпринимателя, который еще не имел контакта с государственной платформой.
Для входа в данное приложение необходимо следущее:
- Зайти на сайт Министерства финансов.
- Найти поле «Идентификатор компании», ввести NIP, с помощью которого вы хотите пройти аутентификацию, затем нажать «Аутентифицировать».
- Аутентификацию можно пройти с помощью доверенного профиля или квалифицированного сертификата. На сайте GOV вы найдете подробную инструкцию, как это сделать.
Если вы являетесь компанией, которая выставляет по несколько э-счетов в день, для того, что бы сформировать документы в данной системе, придется преобрести необходимое приложение для обработки, загрузки и дальнейшей работы с этим большим объемом счетов (пакетная отгрузка). Если вы выберете коммерческие финансовые и бухгалтерские программы, вам необходимо будет проверить, предоставят ли они возможность проверки выданных документов, их исправления и дадут ли возможность получать счета-фактуры, выставленные налогоплательщику контрагентами.
Такие приложения уже появились в Польше. Приложения имеют ряд удобных настроек. Для формирования и отправки созданных документов необходимо внести соответсвующие сведения о продавце и покупателе (описание товара или услуги, количество, цену нетто, указываем форму оплаты, NIP и т.д.). Далее, приложение формируют документы, и через специальный шлюз они отправляется в KSeF, там им присваивается идентификационный номер и документы становятся выставленными счетами-фактурами.
Прогама Министрерства финансов не обеспечивает кикокого функционала. Поэтому компания Progress Holding подготовила простую и понятную инструкцию по работе и использованию приложения SOLEDO, которая обкспечивает нужный функционал. Запросить данную инструкцию можно обратившись по адресу: office@progressholding.pl
Как функционирует KSeF в Польше?
KSeF — это Национальная система электронных фактур в Польше, которая позволяет бизнесам централизованно управлять финансовыми документами. Эта система спроектирована таким образом, чтобы упростить и автоматизировать процесс создания, отправки и хранения всех счет-фактур. Особенно ценным является тот факт, что KSeF подключается к внешним бухгалтерским и финансовым системам, что обеспечивает высокую оперативность обработки данных и сокращает время на бухгалтерские операции.
Вторая важная функция KSeF — это улучшение прозрачности и доступности информации. Все фактуры хранятся в одном месте, что значительно облегчает доступ к ним как для бизнес-единиц, так и для налоговых органов. Это не только ускоряет процессы одобрения и проверки, но и способствует более эффективному управлению налоговыми отчетами.
Преимущества использования KSeF
Использование KSeF в бизнесе приводит к множеству выгод. Во-первых, это значительное сокращение времени, необходимого для обработки фактур и возвратов налогов. Во-вторых, система минимизирует вероятность ошибок в счет-фактурах, что является обычной проблемой в традиционных бухгалтерских процессах. Также, благодаря централизации данных, у компаний появляется возможность лучше контролировать свои финансовые потоки и проводить анализ данных для стратегического планирования.
Дополнительное преимущество — это повышение уровня безопасности данных. KSeF использует современные технологии шифрования и безопасного хранения информации, что делает систему надежным инструментом для работы с конфиденциальной информацией. Все эти факторы делают KSeF не только удобным, но и безопасным решением для бизнесов различного масштаба.
Как присоединиться к KSeF?
Для интеграции с KSeF предприятиям необходимо выполнить ряд технических и административных шагов. Первый шаг — это регистрация в системе с использованием квалифицированной электронной подписи или доверенного профиля. Затем следует настройка бухгалтерского программного обеспечения для работы с KSeF, что может потребовать технической поддержки или консультаций специалистов.
После завершения подготовительных работ компании начинают поэтапно переводить свою документацию в электронный вид, начиная с наиболее часто используемых типов документов. Это позволяет бизнесу постепенно адаптироваться к новой системе, минимизируя перебои в работе. Подключение к KSeF также открывает дополнительные возможности для автоматизации и оптимизации внутренних процессов, что является значительным плюсом для любого предприятия.
Как выглядит процесс выставления фактуры в Польше?
Процесс выставления фактуры в Польше через KSeF начинается с формирования счета в бухгалтерской программе, которая должна быть совместима с KSeF. Далее, после ввода всех необходимых данных, счет-фактура формируется в соответствующем формате и отправляется в систему. Это происходит в реальном времени, и бизнес получает подтверждение о приеме документа почти мгновенно.
Особенно удобно, что система позволяет вести учет не только стандартных, но и международных сделок, обеспечивая соблюдение всех необходимых норм и стандартов. Таким образом, KSeF не только упрощает процесс выставления счетов, но и способствует более глубокой интеграции польского бизнеса в международные экономические процессы.
Роль бухгалтерских контор в эпоху KSeF
В новой экономической среде бухгалтерские конторы становятся ключевыми партнерами бизнесов в вопросах интеграции с KSeF. Они предоставляют необходимую поддержку в адаптации и настройке систем, обучении персонала и решении возникающих технических задач. Бухгалтерские конторы также помогают разрабатывать внутренние процедуры для обеспечения соответствия новым требованиям, что особенно важно в переходный период.
Бухгалтеры активно работают над тем, чтобы их клиенты могли не только эффективно использовать KSeF для текущих нужд, но и извлекать максимальную пользу из возможностей системы для стратегического планирования и анализа. Это включает в себя оптимизацию налоговой нагрузки, улучшение управления денежными потоками и повышение общей эффективности управления предприятием.
Перспективы использования KSeF
С ожидаемым обязательным внедрением KSeF в Польше к 2026 году, все компании должны будут адаптироваться к новой системе. Это потребует не только технических изменений в подходах к учету, но и культурной адаптации персонала. Предприниматели и бухгалтеры должны осознать значимость перехода на цифровые технологии, что может улучшить эффективность работы и уменьшить количество ошибок в финансовой документации.
Кроме того, у государства и бизнеса появится возможность лучше контролировать налоговые процессы и операции, что способствует повышению прозрачности экономической деятельности и снижению уровня коррупции. Подключение к KSeF также обещает компаниям определенные налоговые льготы и упрощение многих процедур, что делает систему привлекательной даже перед ее обязательным внедрением.
Внедрение KSeF и его влияние на малый и средний бизнес
Для малых и средних предприятий (МСП) KSeF в Польше представляет собой значительное нововведение, которое может как упростить, так и усложнить некоторые аспекты их работы. С одной стороны, эта система позволяет автоматизировать процесс выставления фактур, что способствует снижению затрат на бухгалтерские услуги и уменьшению времени, затрачиваемого на бухгалтерские процедуры. С другой стороны, необходимость технической подготовки и возможные начальные инвестиции в обновление программного обеспечения могут быть вызовом для бизнесов с ограниченными ресурсами.
Важно, что государство предлагает различные формы поддержки для МСП в процессе перехода на KSeF. Это включает в себя обучающие программы, финансовые стимулы и техническую поддержку, что делает переход более плавным и доступным. Такие меры помогают малому и среднему бизнесу оставаться конкурентоспособными и адаптироваться к новым реалиям цифровой экономики.
Что такое фактура и как она изменится с KSeF?
Что такое фактура? Это официальный документ, который подтверждает совершение торговой операции между двумя сторонами и содержит все детали этой сделки. С введением KSeF, процесс создания и обработки фактур претерпит значительные изменения. Электронный формат упростит и ускорит обмен документами, исключая необходимость физической передачи бумаг.
Это также позволит улучшить контроль за законностью сделок и точностью данных, так как каждая фактура будет автоматически проверяться системой на соответствие установленным требованиям. Более того, уменьшится количество ошибок за счет снижения человеческого фактора, и предприятия смогут лучше управлять своими финансами благодаря своевременному доступу к актуальным данным.