Какой срок для регистрации работника в ZUS?
У вас есть ровно 7 календарных дней с момента начала работы сотрудника. Срок отсчитывается со следующего дня после установления трудовых отношений.
7-дневный срок включает все дни – в том числе субботы, воскресенья и праздники. Если последний день срока выпадает на нерабочий день, документы можно подать в ближайший рабочий день. Это правило вытекает из статьи 36 пункт 4 Закона о системе социального страхования.
Пример расчёта срока
Вы принимаете на работу сотрудника 15 января 2026 года. В этот день он начинает работать. 7-дневный срок отсчитывается с 16 января. Последний день для регистрации – 22 января 2026 года.
Какую форму использовать для регистрации работника?
Для регистрации работника по трудовому договору используется форма ZUS ZUA. Этот документ служит для одновременной регистрации лица в системе социального и медицинского страхования.
| Форма | Назначение | Когда использовать |
|---|---|---|
| ZUS ZUA | Социальное + медицинское страхование | Трудовой договор, договор подряда с полными взносами |
| ZUS ZZA | Только медицинское страхование | Договор подряда при совмещении оснований страхования |
| ZUS ZCNA | Регистрация членов семьи | Включение семьи работника в медицинское страхование |
| ZUS ZWUA | Снятие с учёта | Прекращение трудовых отношений |
Какие данные нужны для регистрации работника?
Для заполнения формы ZUS ZUA вам понадобится полный набор идентификационных данных работника и информация об условиях трудоустройства.
Данные работника
- Номер PESEL (или серия и номер паспорта, если у работника нет PESEL)
- Имя и фамилия
- Дата рождения
- Адрес проживания и прописки
- Код профессии (6-значный код из классификации профессий)
Данные о трудоустройстве
- Дата возникновения обязанности страхования (день начала работы)
- Код основания страхования: 01 10 для работника по трудовому договору
- Код отделения NFZ по адресу проживания
Если ваш работник – иностранец без номера PESEL, Progress Holding поможет вам получить этот номер до регистрации в ZUS. Мы предлагаем комплексное сопровождение регистрации иностранных работников в польской системе страхования.
Как пошагово зарегистрировать работника через eZUS?
Регистрация работника осуществляется электронно через платформу eZUS (ранее PUE ZUS). С 1 января 2023 года каждый плательщик взносов обязан иметь учётную запись на этой платформе.
Инструкция по регистрации через eZUS
- Войдите на www.zus.pl и перейдите во вкладку ePłatnik
- Выберите «Kreatory» → «Obsługa ubezpieczonego» → «Zgłoszenie ubezpieczonego»
- Заполните идентификационные данные работника (PESEL, имя, фамилия)
- Введите адрес проживания и прописки
- Выберите код основания страхования 01 10 для трудового договора
- Укажите дату возникновения обязанности страхования
- Введите код профессии и отделение NFZ
- Проверьте правильность данных и подпишите документ доверенным профилем или квалифицированной подписью
- Отправьте форму в ZUS
Работник должен подтвердить данные в форме собственноручной подписью. Распечатайте один экземпляр ZUS ZUA для подписи и храните его в личном деле.
Сколько составляют взносы ZUS за работника в 2026 году?
Взносы за работника рассчитываются от брутто-зарплаты. Часть взносов финансируете вы как работодатель, часть удерживается из зарплаты работника.
| Вид взноса | Общая ставка | Платит работник | Платит работодатель |
|---|---|---|---|
| Пенсионный | 19,52% | 9,76% | 9,76% |
| По инвалидности | 8,00% | 1,50% | 6,50% |
| По болезни | 2,45% | 2,45% | 0% |
| От несчастных случаев* | 1,67% | 0% | 1,67% |
| Медицинский | 9,00% | 9,00% | 0% |
| Фонд труда | 2,45% | 0% | 2,45% |
| FGŚP | 0,10% | 0% | 0,10% |
*Ставка взноса от несчастных случаев 1,67% применяется к компаниям с числом работников до 9 человек. Для более крупных предприятий она составляет от 0,67% до 3,33% в зависимости от отрасли.
Взносы за работника уплачиваются до 15-го числа следующего месяца, если вы ведёте ООО или акционерное общество. Индивидуальные предприниматели и участники гражданских товариществ имеют срок до 20-го числа месяца.
Какие санкции за просрочку регистрации работника в ZUS?
За превышение 7-дневного срока регистрации работника грозит штраф до 46 000 злотых. Эта сумма действует с 1 июня 2025 года после изменений в Законе о системе социального страхования.
ZUS может наложить финансовые санкции, но на практике при небольшой просрочке обычно достаточно незамедлительно подать документы. Более серьёзные последствия включают проверки, уплату задолженности по взносам с процентами и уголовную ответственность по статье 219 Уголовного кодекса.
Как исправить ошибку в регистрации?
Ошибки в идентификационных данных (PESEL, фамилия) исправляются формой ZUS ZIUA. Ошибки в дате возникновения обязанности страхования или коде основания страхования требуют снятия работника с учёта (ZUS ZWUA) и повторной регистрации с правильными данными.
Как это выглядит на практике? Опыт Progress Holding
На основе анализа более 800 процессов регистрации, которые мы провели в Progress Holding для наших клиентов, мы выявили наиболее частые ошибки начинающих работодателей.
Топ-5 ошибок при регистрации работников в ZUS
- Отсчёт срока от даты подписания договора – 7-дневный срок исчисляется со дня начала работы, а не подписания договора. Если договор подписан 1 марта с датой начала работы 15 марта, срок регистрации истекает 22 марта.
- Отсутствие кода профессии – с мая 2021 года код профессии обязателен. Его отсутствие приводит к отклонению регистрации.
- Неправильный код основания страхования – для работников по трудовому договору всегда используйте код 01 10, а не 04 11 (который применяется к подрядчикам).
- Расхождение дат – дата возникновения обязанности социального и медицинского страхования должна быть одинаковой для работника по трудовому договору.
- Отсутствие подписи работника – работник должен подписать распечатку формы ZUS ZUA, даже если вы отправляете её электронно.
В Progress Holding мы берём на себя полную ответственность за своевременную и правильную регистрацию работников в ZUS. Наше бухгалтерское бюро обслуживает более 150 компаний, трудоустраивающих иностранцев в Польше. Если вам нужна поддержка в этой области – свяжитесь с нами.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли зарегистрировать работника в ZUS до начала работы?
Да, вы можете подать форму ZUS ZUA заранее. В поле «дата возникновения обязанности страхования» укажите будущую дату – день фактического начала работы сотрудника.
Как проверить, зарегистрировал ли меня работодатель в ZUS?
Войдите в свой аккаунт на платформе eZUS (www.zus.pl) и перейдите во вкладку «Ubezpieczony» (Застрахованный). Там вы увидите историю регистраций с датами. Также можно позвонить на горячую линию ZUS по номеру 22 560 16 00.
Что делать, если у работника нет номера PESEL?
Оставьте поле PESEL пустым, а в поле документа, удостоверяющего личность, укажите серию и номер паспорта или удостоверения личности работника. Progress Holding предлагает услугу получения номера PESEL для иностранцев – мы решаем этот вопрос до первого рабочего дня.
Нужно ли регистрировать работника на испытательном сроке?
Да, каждый работник по трудовому договору – включая испытательный срок – подлежит обязательной регистрации в ZUS в течение 7 дней с начала работы. Тип договора не имеет значения.
Как зарегистрировать членов семьи работника на медицинское страхование?
Членов семьи работника регистрируют по форме ZUS ZCNA. Это касается супруга/супруги, детей до 18 лет (или до 26 лет, если учатся) и родителей, проживающих совместно.
Итоги
Регистрация работника в ZUS – это обязанность, которую вы должны выполнить в течение 7 календарных дней со дня начала работы. Используйте форму ZUS ZUA и подавайте её электронно через платформу eZUS. Помните о правильном коде основания страхования (01 10 для трудового договора) и коде профессии. За просрочку грозит штраф до 46 000 злотых.
Нужна профессиональная поддержка в кадровом и бухгалтерском обслуживании? Свяжитесь с нами в Progress Holding по телефону +48 603 232 418 или по электронной почте office@progressholding.pl. Мы специализируемся на обслуживании компаний, трудоустраивающих иностранцев – возьмём на себя все формальности, связанные с ZUS.
