Что такое NIP и когда он нужен иностранцу в 2026 году?
NIP — это Идентификационный номер налогоплательщика, используемый в контактах с польской налоговой администрацией. Иностранец нуждается в NIP прежде всего, когда ведет хозяйственную деятельность, рассчитывает НДС или не включен в реестр PESEL.
NIP и PESEL – основные принципы налогового идентификатора
Закон о принципах учета и идентификации налогоплательщиков указывает, что физические лица с номером PESEL, которые не ведут деятельности и не являются активными плательщиками НДС, используют в качестве идентификатора именно PESEL. Остальные субъекты — в том числе лица, ведущие деятельность, зарегистрированные в VAT или не включенные в реестр PESEL, — должны пользоваться NIP.
Для вас это означает простое правило. Если вы только наемный работник и у вас есть PESEL, вы используете PESEL. Если вы ведете фирму, были зарегистрированы в VAT или не можете получить PESEL, вы входите в зону NIP.
Когда идентификатором будет PESEL, а когда NIP?
- PESEL – когда вы физическое лицо, вам присвоен PESEL, вы не ведете деятельности и не рассчитываете НДС.
- NIP – когда вы ведете хозяйственную деятельность, являетесь активным плательщиком НДС или не фигурируете в реестре PESEL.
- Подробности следуют из закона об учете и идентификации налогоплательщиков и разъяснений налоговой администрации.
Может ли иностранец без PESEL получить NIP в Польше?
Да, иностранец без PESEL может получить NIP, если у него нет возможности получить номер PESEL, а он должен платить налоги в Польше. Это касается в основном краткосрочного пребывания, нерезидентов, а также лиц, которые ведут деятельность или являются плательщиками НДС без записи в реестре PESEL.
Когда управление требует в первую очередь PESEL?
Если вы живете в Польше более 30 дней или имеете налоговую резиденцию, управление обычно ожидает, что сначала вы получите PESEL. Вы можете сделать это через прописку (zameldowanie) или через заявление на PESEL для налоговых целей в гмине, согласно указаниям на gov.pl.
Официальная инструкция «Получи номер PESEL для иностранцев» описывает, как подать заявление в гмине, соответствующей месту пребывания или местонахождению работодателя. Услуга бесплатна и доступна также через представителя.
Когда путь NIP для иностранца без PESEL имеет смысл?
NIP уместен, когда у вас нет правового основания для получения PESEL или вы находитесь в Польше короткое время. Типичный пример — контракт на несколько недель, делегирование на работу в другую страну или договор поручения без намерения постоянного пребывания в Польше.
В такой ситуации вы можете подать заявление NIP-7 без PESEL, указав заграничный адрес проживания и польский адрес для корреспонденции. Многие чиновники все еще предпочитают PESEL, но правила допускают NIP для лиц, не включенных в реестр PESEL.
На каком правовом основании присваивается NIP иностранцу?
NIP присваивается на основании закона о принципах учета и идентификации налогоплательщиков и Налогового кодекса (Ordynacja podatkowa). Технические детали присвоения номера описывают распоряжения Министра финансов и формуляры NIP-7.
Закон об учете и идентификации налогоплательщиков
Закон указывает, кому присваивается NIP, а кому достаточно PESEL. Он также подчеркивает обязанность указывать идентификатор на всех налоговых документах.
Текст закона вы найдете в ISAP и в обзорах на сайте biznes.gov.pl. Там администрация поясняет, что идентификатор должен находиться на декларациях, заявлениях и письмах, направляемых в управления.
Формуляр NIP-7 как идентификационное заявление
Формуляр NIP-7 служит для физических лиц, которые должны иметь NIP, но не внесены в CEIDG. Его также заполняют физические лица без PESEL, которые должны быть идентифицированы польской налоговой инспекцией.
Инструкция по заполнению NIP-7 указывает, что поля, касающиеся PESEL, заполняются только при наличии номера. Если у вас нет PESEL, вы указываете вместо него данные из паспорта, адрес проживания и адрес для корреспонденции.
Как шаг за шагом получить NIP для иностранца без PESEL в 2026 году?
Процедура получения NIP в 2026 году для иностранца без PESEL довольно предсказуема. Вы подаете формуляр NIP-7 в соответствующую налоговую инспекцию, прилагаете копию паспорта и возможные приложения, подтверждающие связь с Польшей.
Шаг 1 – проверьте, точно ли вы не можете получить PESEL
Сначала проверьте, есть ли у вас обязанность или право на PESEL, потому что с 2021 г. администрация предпочитает этот номер для лиц, рассчитывающих PIT. В гмине вы можете подать заявление на PESEL для налоговых целей, если налоговая инспекция требует этот номер.
Только когда гмина откажет или когда вы не соответствуете требованиям, реальным становится путь NIP. Хорошо иметь письменное подтверждение отказа в PESEL, так как это облегчает разговоры с налоговой инспекцией.
Шаг 2 – подготовьте формуляр NIP-7
Формуляр NIP-7 вы скачаете с сайта podatki.gov.pl или возьмете в любой налоговой инспекции. Вы заполняете его по-польски, печатными буквами, лучше всего на компьютере.
- В части A вы вписываете цель заявления – «идентификационное заявление» (zgłoszenie identyfikacyjne).
- В части B вы указываете личные данные из паспорта, гражданство и адрес проживания за границей.
- В части B.3 вы вписываете польский адрес для корреспонденции, часто адрес работодателя или бухгалтерского бюро.
Шаг 3 – соберите необходимые документы
К заявлению NIP-7 вы прилагаете копию документа, удостоверяющего личность, а иногда также документы, подтверждающие основание для пребывания или работы. Работодатель или бухгалтерское бюро могут подготовить для вас письмо, объясняющее, почему вам нужен NIP вместо PESEL.
Если вы ведете хозяйственную деятельность, пригодятся дополнительные документы: договор компании, выписка из KRS или запись в иностранном реестре. В Progress Holding мы стандартно готовим полный пакет приложений, адаптированный к вашей ситуации.
Шаг 4 – подайте заявление в соответствующую налоговую инспекцию
Заявление вы подаете лично, через представителя или заказным письмом. В 2026 году большинство управлений принимают также заявления NIP-7 в электронной форме, если у вас есть квалифицированная подпись или доверенный профиль (profil zaufany).
Для резидентов заявление попадает в управление, соответствующее месту жительства. Для нерезидентов используется налоговая инспекция, компетентная в вопросах налогообложения иностранных лиц.
Шаг 5 – получите решение и номер NIP
Управления обычно присваивают NIP в течение нескольких или более рабочих дней. Номер вы получите в форме письма, отправленного на адрес для корреспонденции, указанный в формуляре NIP-7.
С этого момента номер NIP вы указываете во всех налоговых декларациях и письмах, направляемых в польские органы. Копию письма стоит передать работодателю, бухгалтерии и сохранить в личной документации.
Какие документы должен подготовить иностранец без PESEL для заявления NIP-7?
Список документов зависит от того, являетесь ли вы работником, предпринимателем или членом правления. Обычно достаточно паспорта, правильно заполненного NIP-7 и документа, подтверждающего связь с Польшей.
Основные документы
- Действительный паспорт или карта побыту, с данными, соответствующими NIP-7.
- Формуляр NIP-7, подписанный вами или представителем.
- Доверенность PPS-1, если заявление подает за вас представитель, и подтверждение оплаты гербового сбора.
Дополнительные документы в зависимости от ситуации
- Трудовой договор или договор поручения с польским работодателем.
- Договор компании, выписка из KRS или выписка из иностранного реестра, если вы ведете фирму.
- Подтверждение прописки или заявление об отсутствии возможности получить PESEL, если гмина отказала в его присвоении.
Таблица: какие документы для какой ситуации?
| Ситуация иностранца | Важнейшие документы | Дополнительные примечания |
|---|---|---|
| Работник на коротком контракте, нет PESEL | Паспорт, NIP-7, трудовой договор или поручение | Адрес работодателя как адрес для корреспонденции в Польше |
| Нерезидент, делегированный иностранной фирмой | Паспорт, NIP-7, документы о делегировании, данные иностранной фирмы | Управление, компетентное в вопросах налогообложения иностранных лиц |
| Партнер или член правления ООО (Sp. z o.o.) | Паспорт, NIP-7, выписка из KRS, договор компании | Часто требуются данные для CRBR и налоговые заявления |
| Лицо, планирующее хозяйственную деятельность в Польше | Паспорт, NIP-7, проект договора, адресные данные | NIP может быть присвоен вместе с регистрацией деятельности или компании |
В Progress Holding мы комплектуем полный пакет документов под конкретную налоговую инспекцию. Благодаря этому вы минимизируете риск вызовов для восполнения недостатков или отклонения заявления из-за формальных ошибок.
Где подать заявление на NIP как иностранец без PESEL?
Место подачи заявления зависит от вашей налоговой резиденции и того, есть ли у вас адрес проживания в Польше. Для резидентов подходит «обычная» налоговая инспекция, а для многих нерезидентов — специальное управление по вопросам налогообложения иностранных лиц.
Налоговый резидент в Польше
Если вашим центром жизненных интересов является Польша или вы находитесь здесь более 183 дней в году, вас рассматривают как налогового резидента. В этом случае NIP-7 вы подаете в налоговую инспекцию, соответствующую месту жительства.
Список управлений и их территориальную компетентность вы найдете на сайте Министерства финансов и Национальной налоговой администрации. Адреса можно проверить в поисковике налоговых инспекций.
Нерезидент и лица без места жительства в Польше
Если у вас нет места жительства в Польше, вы можете воспользоваться управлением, компетентным в вопросах налогообложения иностранных лиц. В каждом воеводстве назначена одна такая налоговая инспекция.
Кроме того, письмо Министра финансов указывает, что для иностранных лиц без места жительства в Польше компетентным может быть Вторая налоговая инспекция Варшава-Средместье (Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście). Этот путь часто используется при договорах с крупными компаниями или вузами.
Если вы не хотите анализировать распоряжения о компетентности управлений, вы можете поручить это нам. В Progress Holding мы определяем соответствующее управление за вас и готовим формуляр с правильным указанием органа.
Как PESEL и NIP влияют на трудоустройство, деятельность и налоговые расчеты иностранца?
Идентификационный номер нужен не только для самой подачи декларации, но и для расчетов с работодателем, ZUS и банком. В 2026 году кадрово-зарплатные системы и управления тесно связаны с правильным идентификатором.
NIP и трудоустройство и формы PIT
Работодатель должен указать ваш налоговый идентификатор в PIT-11 и других сведениях. Уже несколько лет администрация подчеркивает, что для работников, проживающих в Польше, надлежащим идентификатором является PESEL, а не NIP.
Однако, если вы не можете получить PESEL, работодатель воспользуется NIP, присвоенным на основании NIP-7. На практике все больше управлений ожидают, однако, что в конечном итоге иностранец, проживающий в Польше, обратится за PESEL для налоговых целей.
NIP и хозяйственная деятельность и НДС
Если вы ведете индивидуальную деятельность или являетесь партнером товарищества, NIP будет вашим идентификатором независимо от PESEL. NIP вы используете также при регистрации в VAT, заявлениях JPK_VAT и в белом списке налогоплательщиков НДС.
При обществах с ограниченной ответственностью (sp. z o.o.) NIP компании присваивается автоматически при регистрации в KRS. Часто дополнительно присваивается NIP для членов правления, если они выполняют разные налоговые роли в Польше.
Что делать после получения PESEL, когда у вас уже есть NIP?
Если позже вы получите PESEL, вы должны сообщить об этом в налоговую инспекцию. Вы делаете это через заявление об обновлении, чаще всего на формуляре ZAP-3 или обновление данных на NIP-7.
Министерство финансов напоминало еще в 2021 году, что лица, получившие PESEL, обязаны заменить им существующий NIP в качестве идентификатора в расчетах PIT. На практике в этом помогает бухгалтер, который обновляет данные в кадровой системе и в управлении.
Как это выглядит на практике? Опыт Progress Holding
В Progress Holding мы регулярно помогаем иностранцам в получении NIP и PESEL, а также в регистрации деятельности в Польше. Мы обслуживаем как делегированных работников, так и владельцев компаний и фрилансеров IT.
Наши данные по процессам идентификации 2022–2025
На основании более 300 процессов идентификации мы видим, что самые большие проблемы возникают на стыке управления гмины и налоговой инспекции. Гмина иногда отказывает в PESEL, а налоговая инспекция одновременно ожидает идентификатор.
На практике мы разрешаем эти споры, готовя для клиентов аргументацию и комплект документов. Обычно это заканчивается либо получением PESEL с правильным правовым основанием, либо присвоением NIP на основании NIP-7, когда отсутствует обязанность записи в реестр PESEL.
Самые частые ошибки, которые мы видим у иностранцев
- Подача NIP-7 в неправильную налоговую инспекцию, без проверки компетентности для иностранных лиц.
- Отсутствие адреса для корреспонденции в Польше или указание отеля, из которого вы уже выехали.
- Заполнение NIP-7 на английском языке, что приводит к необходимости повторной подачи формуляра.
- Отсутствие информации о предыдущем NIP или PESEL, что ведет к дублированию номеров и хаосу в документах.
Как мы можем вам реально помочь?
В Progress Holding мы готовим заявления NIP-7 и ZAP-3 на польском языке, с полным набором приложений. Мы определяем соответствующую налоговую инспекцию и, если нужно, пишем обоснование, почему в вашей ситуации лучше NIP, чем PESEL.
Мы можем действовать как ваш представитель, поэтому часто вам не нужно появляться лично в Польше. Вы получаете от нас четкую информацию, какой номер был присвоен и как его использовать в договорах, PIT, JPK и в банке.
Часто задаваемые вопросы
Ниже вы найдете ответы на вопросы, которые я чаще всего слышу от иностранцев, планирующих работу или бизнес в Польше. Вы можете использовать их как краткую шпаргалку перед визитом в управление или разговором с бухгалтером.
В 2026 году иностранец всегда должен иметь PESEL, а не NIP?
Не всегда. Если вы живете в Польше и рассчитываете PIT как работник, управление обычно ожидает PESEL. Если вы не в реестре PESEL, имеете краткосрочное пребывание или ведете хозяйственную деятельность без прописки, вы можете получить NIP на основании NIP-7.
Кто подает заявление на NIP – я или мой работодатель?
О присвоении NIP ходатайствуете вы как налогоплательщик. Работодатель не может заменить вас в этой обязанности, хотя может помочь подготовить документы и доверенность.
Могу ли я подать NIP-7 через Интернет, если у меня нет доверенного профиля?
Без доверенного профиля или квалифицированной подписи вы должны подать NIP-7 в бумажном виде. Вы можете сделать это лично в управлении, через представителя или отправить заказным письмом.
Как долго действителен однажды присвоенный NIP?
NIP присваивается вам навсегда, не истекает и не меняется при смене работодателя. Если позже вы получите PESEL, вы сообщаете об этом в управление, но не получаете новый NIP – вы обновляете только данные.
Что, если управление отказывается принять NIP-7 без PESEL?
В такой ситуации попросите указать правовое основание отказа в письменном виде. Часто сама ссылка на закон об идентификации налогоплательщиков и статус нерезидента позволяет убедить управление принять заявление. В случае необходимости мы можем подготовить для вас официальное объяснительное письмо.
Может ли Progress Holding оформить NIP или PESEL за меня?
Да, мы действуем как представитель иностранцев перед гминой, налоговой инспекцией и ZUS. Мы готовим формуляры, письма и переводы, а вы получаете готовый номер вместе с инструкцией, как его использовать в Польше.
Получение NIP для иностранца без PESEL в 2026 году требует знания правил, но это можно пройти спокойно. Достаточно хорошей стратегии: проверить, можете ли вы получить PESEL, выбрать правильное управление и правильно заполнить NIP-7. Нужна профессиональная поддержка? Свяжитесь с нами в Progress Holding по номеру +48 603 232 418 или по электронной почте office@progressholding.pl.
