Czym jest KsEF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) – to obowiązkowy ogólnokrajowy system elektronicznych faktur w Polsce, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. KSeF polega na elektronicznej formie wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur. Celem wdrożenia KSeF jest obowiązkowe wprowadzenie elektronicznego procesu wystawiania faktur oraz elektronicznej wymiany danych między firmami a organami państwowymi.
Co się zmienia?
Od teraz fakturą będzie uważany tylko ten dokument, który został sformułowany w systemie KSeF i który otrzymał unikalny numer.
W 2024 roku do KSeF trafią tylko faktury B2B. Faktury B2C w 2024 roku nie będą objęte KSeF. Wszystkie faktury dla zagranicznych kontrahentów również muszą być w formacie (schemacie xml) KSeF. Kontrolę nad systemem e-faktur sprawuje Ministerstwo Finansów Polski.
Kto podlega wymaganiom korzystania z KSeF
- z stałym miejscem działalności w Polsce (stałe przedstawicielstwo) będą zobowiązane dokumentować transakcje B2B za pomocą faktur elektronicznych zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi VAT.
- Do 1 stycznia 2025 roku podmioty zwolnione z VAT (zarówno subiektywne, jak i obiektywne) nie będą zobowiązane wystawiać faktur B2B za pomocą KSeF. Jednakże warto zauważyć, że te firmy zwolnione z VAT będą zobowiązane zbierać faktury elektroniczne, wystawione za pomocą KSeF (bez konieczności wyrażenia zgody na taki rodzaj faktur – taka zgoda będzie wymagana od wszystkich podmiotów jedynie do 1 lipca 2024 roku).
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce dla specjalnej procedury UE OSS, posiadający polski numer identyfikacyjny podatnika NIP.
Zarejestrowane firmy VAT, które nie mają stałego miejsca działalności w celu VAT w Polsce, nie będą musiały korzystać z KSeF. To również nie będzie stosowane do zagranicznych firm bez rejestracji VAT w Polsce.
Obecnie zaniechano obowiązku korzystania z faktur elektronicznych wydawanych konsumentom (tj. B2C). Podatnicy będą musieli je wystawiać w obecnej formie, co wymaga odpowiedniej adaptacji procesów w tej dziedzinie, aby uwzględnić różne sposoby wystawiania faktur – różne dla krajowych odbiorców-przedsiębiorców, różne dla konsumentów i odrębne dla zagranicznych transakcji B2B (np. eksport, dostawa towarów w ramach Wspólnoty).
Etap wdrożenia KSeF
- Obecnie i do 1 lipca 2023 roku KSeF wprowadza się jako dobrowolne rozwiązanie. Od teraz można wystawiać strukturyzowane faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
- Od 1 lipca 2024 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw handlowych.
- Od 1 stycznia 2025 roku system stanie się obowiązkowy dla małych i średnich przedsiębiorstw korzystających z zwolnienia z VAT.
WAŻNE! Od połowy 2024 roku korzystanie z systemu KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, dlatego zdecydowanie zalecamy naszym obecnym klientom, a także nowo dołączającym, rozpoczęcie przejścia do tego systemu już teraz. Jest to konieczne, aby uniknąć zawieszenia działalności firmy.
Faktury cyfrowe
System elektronicznych faktur opiera się na przesyłaniu faktur w formie elektronicznej między sprzedawcą a kupującym, a nie tradycyjnym przesyłaniu papierowych faktur. Elektroniczne faktury generowane są przez specjalne oprogramowanie, które spełnia określone wymagania techniczne i prawne. Faktury są przedstawiane w formacie XML, zgodnym z logiczną strukturą określonego szablonu dokumentu elektronicznego FA(1), opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Faktury zawierają informacje zgodnie z przyjętym standardem/kryterium, określającym kategorie danych, które powinny być uwzględnione w fakturze (np. informacje o sprzedawcy i kupującym, przedmiot sprzedaży, kwota, data sprzedaży, numer). Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a następnie jest sprawdzana pod kątem zgodności z szablonem strukturyzowanej faktury. Faktycznie faktura będzie posiadała dwa numery – od firmy i od KSeF.
WAŻNE! Strukturyzowana faktura elektroniczna będzie uważana za wystawioną i dostarczoną, gdy zostanie jej przypisany numer identyfikacyjny KSeF.
Oprogramowanie
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwy po utworzeniu indywidualnego konta – można nimi zarządzać z komputera lub urządzenia mobilnego. W systemie istnieje mechanizm uwierzytelniania, który sprawdza tożsamość podmiotu na podstawie kwalifikowanych źródeł, takich jak kwalifikowane certyfikaty (elektroniczny podpis, pieczęć elektroniczna lub zaufany profil), a także zaufanego profilu. System można już przetestować. Ministerstwo Finansów udostępniło wszystkim zainteresowanym bezpłatne narzędzie – KSeF Test Zone. Dzięki temu zainteresowane strony (np. producenci oprogramowania dla firm) mogą dostosować swoje systemy informatyczne do wdrożenia KSeF. Testowa strefa KSeF umożliwia między innymi:
- Wysyłkę i odbiór e-faktur zgodnie z szablonem logicznej struktury;
- Przekazywanie e-faktur do KSeF za pomocą API;
- Używanie własnych podpisów i pieczęci;
- Przegląd, udzielenie i wycofanie autoryzacji KSeF.
Istnieje jeszcze inny sposób zapoznania się z systemem, to aplikacja KSeF Taxpayer Application. To testowy program dostępny po utworzeniu konta na stronie Ministerstwa Finansów. Po zalogowaniu użytkownik może swobodnie pracować z KSeF, udzielać dostępu osobom trzecim, zarządzać tokenami i uprawnieniami, a co najważniejsze, wystawiać, odbierać i udostępniać elektroniczne faktury w KSeF. To idealne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy, który jeszcze nie miał kontaktu z państwową platformą.
Aby zalogować się do tej aplikacji, potrzebujesz:
- Wejść na stronę Ministerstwa Finansów.
- Znaleźć pole „Identyfikator firmy”, wpisać NIP, za pomocą którego chcesz się uwierzytelnić, a następnie kliknąć „Uwierzytelnij”.
- Uwierzytelnienie można przeprowadzić za pomocą zaufanego profilu lub kwalifikowanego certyfikatu. Na stronie GOV znajdziesz szczegółową instrukcję, jak to zrobić.
Jeśli jesteś firmą, która wystawia kilka e-faktur dziennie, aby zainicjować dokumenty w tym systemie, będziesz musiał zakupić odpowiednią aplikację do przetwarzania, ładowania i dalszej pracy z tym dużym obrotem faktur (partiowa wysyłka). Jeśli wybierzesz komercyjne programy finansowe i księgowe, będziesz musiał sprawdzić, czy umożliwiają one weryfikację wystawionych dokumentów, ich korektę i czy pozwalają na odbieranie faktur wystawionych przez kontrahentów. Takie aplikacje już pojawiły się w Polsce. Aplikacje te mają wiele przydatnych ustawień. Aby utworzyć i wysłać stworzone dokumenty, należy wprowadzić odpowiednie informacje o sprzedawcy i kupującym (opis towaru lub usługi, ilość, netto cena, wskazać formę płatności, NIP itp.). Następnie aplikacja generuje dokumenty, a za pośrednictwem specjalnej bramy są one przesyłane do KSeF, gdzie otrzymują identyfikator, stając się fakturami elektronicznymi.
Program Ministerstwa Finansów nie zapewnia funkcjonalności. Dlatego Progress Holding przygotowała prostą i zrozumiałą instrukcję dotyczącą pracy i korzystania z aplikacji SOLEDO, która zapewnia potrzebną funkcjonalność. Instrukcję można uzyskać, kontaktując się pod adresem: office@progressholding.pl
Jak działa KSeF w Polsce?
KSeF to Krajowy System Elektronicznego Fakturowania w Polsce, który umożliwia firmom scentralizowane zarządzanie dokumentami finansowymi. System ten został zaprojektowany w celu uproszczenia i zautomatyzowania procesu tworzenia, wysyłania i przechowywania wszystkich faktur. Szczególnie cenne jest to, że KSeF łączy się z zewnętrznymi systemami księgowymi i finansowymi, co zapewnia bardzo szybkie przetwarzanie danych i skraca czas operacji księgowych.
Drugą ważną funkcją KSeF jest poprawa przejrzystości i dostępności informacji. Wszystkie faktury są przechowywane w jednym miejscu, co znacznie ułatwia dostęp do nich zarówno firmom, jak i organom podatkowym. To nie tylko przyspiesza procesy zatwierdzania i weryfikacji, ale także przyczynia się do bardziej efektywnego zarządzania raportami podatkowymi.
Korzyści ze stosowania KSeF
Korzystanie z KSeF w biznesie przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, znacznie skraca się czas przetwarzania faktur i zwrotów podatku. Po drugie, system minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów na fakturach, co jest częstym problemem w tradycyjnych procesach księgowych. Ponadto, dzięki centralizacji danych, firmy są w stanie lepiej kontrolować swoje przepływy finansowe i analizować dane na potrzeby planowania strategicznego.
Dodatkową korzyścią jest zwiększone bezpieczeństwo danych. KSeF wykorzystuje najnowocześniejsze technologie szyfrowania i bezpiecznego przechowywania danych, dzięki czemu jest niezawodnym narzędziem do obsługi wrażliwych informacji. Wszystkie te czynniki sprawiają, że KSeF jest nie tylko wygodnym, ale i bezpiecznym rozwiązaniem dla firm różnej wielkości.
Jak dołączyć do KSeF?
Aby zintegrować się z KSeF, firmy muszą wykonać szereg czynności technicznych i administracyjnych. Pierwszym krokiem jest rejestracja w systemie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Następnie należy skonfigurować oprogramowanie księgowe do pracy z KSeF, co może wymagać wsparcia technicznego lub specjalistycznego doradztwa.
Po zakończeniu prac przygotowawczych, firmy rozpoczynają etapową konwersję dokumentacji do postaci elektronicznej, zaczynając od najczęściej wykorzystywanych typów dokumentów. Pozwala to firmom na stopniowe dostosowanie się do nowego systemu, minimalizując zakłócenia. Połączenie z KSeF otwiera również dodatkowe możliwości automatyzacji i optymalizacji procesów wewnętrznych, co jest istotnym plusem dla każdego przedsiębiorstwa.
Jak wygląda proces fakturowania w Polsce?
Proces fakturowania w Polsce za pośrednictwem KSeF rozpoczyna się od wygenerowania faktury w programie księgowym, który musi być kompatybilny z KSeF. Następnie, po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, faktura jest generowana w odpowiednim formacie i przesyłana do systemu. Dzieje się to w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorca niemal natychmiast otrzymuje potwierdzenie przyjęcia dokumentu.
Szczególnie wygodne jest to, że system pozwala śledzić nie tylko standardowe, ale także międzynarodowe transakcje, zapewniając zgodność ze wszystkimi niezbędnymi przepisami i standardami. Tym samym KSeF nie tylko upraszcza proces fakturowania, ale również przyczynia się do głębszej integracji polskiego biznesu z międzynarodowymi procesami gospodarczymi.
Perspektywy korzystania z KSeF
Wraz z oczekiwanym obowiązkowym wdrożeniem KSeF w Polsce do 2026 r., wszystkie firmy będą musiały dostosować się do nowego systemu. Będzie to wymagało nie tylko zmian technicznych w podejściu do rachunkowości, ale także adaptacji kulturowej pracowników. Przedsiębiorcy i księgowi muszą zdać sobie sprawę ze znaczenia cyfryzacji, która może poprawić wydajność i zmniejszyć liczbę błędów w dokumentacji finansowej.
Ponadto rząd i przedsiębiorstwa będą miały możliwość lepszej kontroli procesów i transakcji podatkowych, co przyczyni się do zwiększenia przejrzystości działalności gospodarczej i ograniczenia korupcji. Połączenie z KSeF obiecuje również firmom pewne korzyści podatkowe i uproszczenie wielu procedur, co czyni system atrakcyjnym jeszcze przed jego obowiązkowym wdrożeniem.
Wdrożenie KSeF i jego wpływ na MŚP
Dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) KSeF w Polsce stanowi istotną innowację, która może zarówno uprościć, jak i skomplikować niektóre aspekty ich pracy. Z jednej strony system ten umożliwia automatyzację procesu fakturowania, co pomaga obniżyć koszty usług księgowych i czas poświęcany na procedury księgowe. Z drugiej strony, potrzeba szkoleń technicznych i ewentualne początkowe inwestycje w aktualizacje oprogramowania mogą stanowić wyzwanie dla firm o ograniczonych zasobach.
Co ważne, rząd oferuje różne formy wsparcia dla MŚP w przejściu na KSeF. Obejmuje to programy szkoleniowe, zachęty finansowe i wsparcie techniczne, dzięki czemu przejście jest płynniejsze i bardziej przystępne cenowo. Takie środki pomagają MŚP zachować konkurencyjność i dostosować się do nowych realiów gospodarki cyfrowej.
Czym jest faktura i jak zmieni się ona wraz z KSeF?
Czym jest faktura? Jest to oficjalny dokument, który potwierdza transakcję handlową między dwiema stronami i zawiera wszystkie szczegóły tej transakcji. Wraz z wprowadzeniem KSeF proces tworzenia i przetwarzania faktur ulegnie znaczącym zmianom. Format elektroniczny uprości i przyspieszy wymianę dokumentów, eliminując potrzebę fizycznego przesyłania dokumentacji.
Poprawi to również kontrolę nad legalnością transakcji i dokładnością danych, ponieważ każda faktura będzie automatycznie sprawdzana przez system pod kątem zgodności. Co więcej, błędy zostaną zredukowane poprzez ograniczenie błędów ludzkich, a firmy będą mogły lepiej zarządzać swoimi finansami dzięki szybkiemu dostępowi do odpowiednich danych.
Co to jest faktura i jak zmieni się z KSeF?