Как подготовить фирму к налоговой проверке? Список документов на 2026 год

Что такое налоговая проверка и когда орган ее начинает?

Налоговая проверка (kontrola podatkowa) проверяет, выполняете ли Вы обязанности, вытекающие из налоговых положений. Она начинается после вручения уполномочия и предъявления служебного удостоверения, обычно после предварительного уведомления о намерении начать проверку.

Правовые основы налоговой проверки

Процедуры налоговой проверки регулирует, главным образом, Налоговый кодекс (Ordynacja podatkowa). Правила проверки экономической деятельности определяет Закон о праве предпринимателей (Prawo przedsiębiorców). Таможенно-фискальный контроль, проводимый Национальной Фискальной Администрацией (KAS), основан на отдельном Законе о KAS.

 
• Налоговый кодекс – сводный текст (isap.sejm.gov.pl)

 

• Закон о праве предпринимателей – сводный текст 2024 (isap.sejm.gov.pl)

 

• Закон о Национальной Фискальной Администрации (isap.sejm.gov.pl)

Этапы типичной налоговой проверки

 
1. Уведомление о намерении начать проверку, если только положения не предусматривают исключение.

 

2. Начало проверки путем вручения уполномочия и предъявления удостоверений контролеров.

 

3. Контрольные действия в офисе фирмы, бухгалтерском бюро или налоговой инспекции.

 

4. Составление и вручение протокола проверки.

 

5. Возможное налоговое производство и решение, если выявлены нарушения.

Сроки начала проверки после уведомления

Налоговая проверка начинается не ранее чем через 7 дней и не позднее чем через 30 дней с момента вручения уведомления. Более раннее начало возможно только с Вашего согласия. С 2025 года уведомление должно содержать предварительный список документов, которые орган ожидает во время проверки.

Какие у Вас права и обязанности во время налоговой проверки?

Вы обязаны предоставить документы и дать возможность провести проверку. Одновременно Вам принадлежат конкретные права, включая право на представителя, информацию и заявление возражений против выводов органа.

Ваши основные обязанности перед органом

 
• предоставление документов и данных, необходимых для проведения проверки,

 

• явка личная или через представителя по вызову органа,

 

• предоставление объяснений, ответов на вопросы контролеров и подача заявлений,

 

• обеспечение места для работы контролерам и доступа к бухгалтерским системам.

Ваши важнейшие права как контролируемого субъекта

 
• право на предварительное уведомление о намерении начать проверку, с исключениями из закона,

 

• право действовать через представителя и присутствовать при контрольных действиях,

 

• право ознакомления с материалами дела, составления из них заметок и копий,

 

• право заявления возражений против протокола проверки в течение 14 дней с момента вручения.

Представительство Progress Holding во время проверки

Вы можете назначить представителя, который будет представлять Вашу фирму перед органом. В Progress Holding мы готовим доверенности, ведем переписку с органом и участвуем в контрольных действиях. Для иностранцев мы объясняем все действия простым способом, также на английском, чтобы проверка была понятной и предсказуемой.

Какие бухгалтерские документы нужно подготовить к налоговой проверке?

Основой являются налоговые или бухгалтерские книги, счета-фактуры, налоговые декларации и банковские выписки. Дополнительно подготовьте договоры, складские документы, платежные ведомости и учет основных средств – в зависимости от объема проверки.

Список основных документов – общая проверка

Дополнительные документы при проверке НДС

 
• реестры НДС продаж и покупок за период, охваченный проверкой,

 

• файлы JPK_V7M или JPK_V7K и возможные коррекции этих файлов,

 

• подтверждения поставок, транспортные документы, подтверждения вывоза при экспорте и WDT,

 

• доказательства оплаты при сделках с субъектами повышенного отраслевого риска.

Дополнительные документы при проверке подоходного налога

 
• учет основных средств и нематериальных активов, документы покупки и продажи,

 

• договоры займа, кредитов, гарантий и поручительств вместе с графиками погашения,

 

• документация трансфертного ценообразования, если у Вас есть сделки со связанными субъектами,

 

• сводки расчетов списаний по корректировкам стоимости, резервов и курсовых разниц.

Документы работников и ZUS

 
• трудовые договоры, менеджерские контракты, договоры поручения и подряда,

 

• личные дела работников, положения об оплате труда и премировании,

 

• платежные ведомости, карточки заработной платы, подтверждения переводов вознаграждений,

 

• декларации и отчеты ZUS, подтверждения оплаты взносов.

Как Progress Holding помогает собрать документы

После получения уведомления мы готовим для Вас персонализированный список документов для проверки. Мы проверяем согласованность книг, деклараций и банковских выписок, прежде чем их увидят контролеры. Благодаря этому риск неприятных сюрпризов во время проверки значительно снижается.

Как подготовить электронные документы и файлы JPK к проверке?

Если Вы ведете бухгалтерию электронно, орган может потребовать передать файлы в формате JPK. Вы должны быть готовы сгенерировать их из бухгалтерской системы и передать способом, согласованным с органом.

Какие файлы JPK может потребовать налоговая инспекция?

Единый Контрольный Файл (Jednolity Plik Kontrolny) включает несколько структур, в том числе JPK_V7, отправляемый циклически. По требованию орган может попросить о JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_PKPIR или JPK_EWP. Эти файлы Вы генерируете непосредственно из бухгалтерской программы в формате XML.

Стандарты подготовки электронных данных

 
• обеспечьте согласованность нумерации документов между книгами, реестрами НДС и файлами JPK,

 

• подготовьте описание структуры Вашей бухгалтерской системы и связей счетов,

 

• проверьте, есть ли у Вас архив файлов JPK и подтверждения их отправки,

 

• ограничьте доступ к экспорту данных только лицам, ответственным за контакт с органом.

Поддержка Progress Holding при JPK и системах

В Progress Holding мы тестируем правильность файлов JPK еще до их передачи органам. В случае необходимости мы помогаем Вам перейти на систему, которая соответствует актуальным требованиям Министерства финансов. Для иностранцев мы переводим технические требования на простой язык и согласовываем безопасный способ передачи данных.

Как шаг за шагом подготовить фирму к приходу контролеров?

Лучше всего отнестись к уведомлению о проверке как к проекту с четким планом. Разделите подготовку на несколько простых этапов, назначьте ответственных лиц и контролируйте ход работ.

План действий после получения уведомления

 
1. Внимательно прочтите объем проверки, указанный период и вид налога.

 

2. Назначьте лицо, ответственное за контакт с контролерами и документооборот.

 

3. Свяжитесь с Progress Holding, чтобы обсудить риски и график подготовки.

 

4. Проверьте декларации и JPK за период, охваченный проверкой, рассмотрите коррекции до начала.

 

5. Соберите документы в соответствии с предварительным списком из уведомления и нашим чек-листом.

 

6. Подготовьте рабочее место для контролеров и доступ к бухгалтерским системам.

Организационный чек-лист на день начала проверки

 
• список лиц, уполномоченных представлять фирму перед органом,

 

• актуальные доверенности для Progress Holding в бумажной или электронной форме,

 

• реестр переданных документов и копий, выданных контролерам,

 

• внутренние инструкции, кто может разговаривать с контролерами и в каком объеме.

Как вести себя во время проверки

Желательно, чтобы коммуникация с органом осуществлялась через одно ответственное лицо. На более сложные вопросы Вы можете попросить время и ответить письменно после консультации с нами. Отмечайте устные договоренности и просите подтверждения важных вопросов в протоколе или переписке.

Как долго может длиться налоговая проверка в 2026 году?

Время продолжительности всех проверок одного органа у предпринимателя в году ограничено. Оно зависит от размера фирмы, согласно Закону о праве предпринимателей.

Лимиты времени проверки согласно размеру предпринимателя

Когда лимиты могут не применяться?

Закон предусматривает исключения, например, в делах, связанных с преступлениями или фискальными преступлениями. Исключения также могут вытекать из положений ЕС или международных договоров. Если орган ссылается на исключение, попросите указать конкретное правовое основание в письменной форме.

Как реагировать на слишком долгую проверку?

Если у Вас создается впечатление, что проверка длится слишком долго, проверьте сумму дней из протоколов. Вы можете обратиться к начальнику инспекции с заявлением о соблюдении законных лимитов. В спорных ситуациях стоит проконсультировать дело с советником и – если это обосновано – с Омбудсменом малых и средних предпринимателей.

Чем отличается налоговая проверка от таможенно-фискального контроля KAS?

Налоговая проверка проводится, как правило, налоговой инспекцией на основании Налогового кодекса. Таможенно-фискальный контроль проводится Национальной Фискальной Администрацией и имеет более широкие полномочия, охватывающие также таможню, акциз и борьбу с налоговыми мошенничествами.

Налоговая проверка налоговой инспекции

Налоговый орган обычно уведомляет Вас о намерении начать проверку до ее начала. Целью является проверка, правильно ли Вы рассчитываете налоги согласно Налоговому кодексу. Проверка заканчивается протоколом, который может, но не обязан, привести к началу налогового производства.

Таможенно-фискальный контроль, проводимый KAS

Таможенно-фискальный контроль проводят начальники таможенно-фискальных управлений на основании Закона о KAS. Часто он касается отраслей, особенно подверженных злоупотреблениям, например, оборота топливом, электроники, электронной коммерции или акцизных товаров. Полномочия должностных лиц более широкие, а проверка может начаться без предварительного уведомления.

Как подготовиться к проверке KAS?

В случае таможенно-фискального контроля особенно важна хорошая документация логистики и цепи поставок. Подготовьте договоры с перевозчиками, транспортные документы, подтверждения таможенных оформлений и расчеты акциза. Progress Holding помогает проанализировать риск в этих областях и подготовить фирму к более требовательной проверке.

Как это выглядит на практике? Опыт Progress Holding

На протяжении многих лет мы ведем бухгалтерское и консультационное обслуживание для польских фирм и иностранцев, ведущих бизнес в Польше. На основании анализа более 300 проверок и сотен вызовов в инспекции мы видим повторяющиеся схемы ошибок. Этот опыт мы переводим в практические процедуры подготовки к проверке.

Наш опыт в налоговых проверках

Чаще всего мы поддерживаем клиентов в проверках НДС, CIT или PIT, а также в перекрестных проверках. Мы готовим фирму к передаче книг, файлов JPK и коммерческих документов согласованным образом. Благодаря этому контролеры получают упорядоченный материал, а разговор фокусируется на сути, а не на хаосе в документах.

Самые частые ошибки, которые мы видим перед проверкой

 
• отсутствие предварительного аудита деклараций и JPK перед приходом контролеров,

 

• несогласованность между счетами-фактурами, книгами, JPK и банковскими выписками,

 

• неподписанные договоры или расчеты, основанные исключительно на электронной переписке,

 

• отсутствие документов, подтверждающих реальность сделок с иностранными контрагентами,

 

• неясное разделение ответственности в фирме и отсутствие назначенного контактного лица.

Как выглядит сотрудничество с Progress Holding при проверке

Мы начинаем с короткого анализа уведомления и текущих расчетов. Затем мы готовим список документов, план коммуникации с органом и разделение задач в Вашей фирме. В конце мы помогаем в разговорах с контролерами и при формулировании возражений против протокола, если этого требует ситуация.

Часто задаваемые вопросы

Ниже Вы найдете краткие ответы на вопросы, которые предприниматели чаще всего задают перед налоговой проверкой. Каждое Вы можете рассматривать как самостоятельную шпаргалку для Вашей фирмы.

Должен ли я впустить контролера без предварительного уведомления?

Как правило, орган должен заранее уведомить о намерении начать проверку. Однако существуют исключения, например, при подозрении в преступлении или в определенных ситуациях НДС. Всегда просите предъявить удостоверение и уполномочие, прежде чем предоставите документы.

Могу ли я скорректировать декларации после получения уведомления?

Да, до момента начала проверки Вы все еще можете корректировать декларации. Однако помните, что положения различают размер процентов в зависимости от момента коррекции. Стоит проконсультировать коррекции с советником, чтобы избежать дополнительных споров.

Может ли проверка проходить удаленно, на основании электронных файлов?

Да, орган все чаще анализирует данные на основании переданных файлов JPK и сканов документов. Контролеры могут физически приехать в Вашу фирму, но значительную часть работы выполняют в инспекции. Поэтому качество данных в бухгалтерской системе имеет такое большое значение.

Может ли иностранец назначить польского представителя для проверки?

Да, предприниматель, являющийся иностранцем, может назначить налогового представителя. Представителя Вы заявляете в инспекцию, чаще всего электронно или на соответствующем бланке. В Progress Holding мы берем на себя роль такого представителя и ведем коммуникацию с органом от Вашего имени.

Что делать, если у меня нет всех документов, которые просит орган?

Не скрывайте этого, а объясните ситуацию контролеру в письменной форме. Попросите контрагента, банк или другие учреждения о дубликатах документов. Мы можем помочь подготовить объяснения и установить реальный срок дополнения недостатков.

Всегда ли проверка заканчивается налоговым решением?

Налоговая проверка заканчивается протоколом, который описывает выводы контролеров. Если орган не обнаружит существенных нарушений, производство может на этом закончиться. Налоговое решение появляется только в отдельном производстве, когда орган посчитает это необходимым.

Самый важный вывод прост: чем лучше Вы подготовите документы и процедуры, тем спокойнее пройдете налоговую проверку. Вам не нужно делать это самому – Вы можете сосредоточиться на бизнесе, а налоговые вопросы доверить специалистам. Вам нужна профессиональная поддержка? Свяжитесь с нами в Progress Holding по номеру +48 603 232 418 или по электронной почте office@progressholding.pl.