Работодатель, поручающий удалённую работу, обязан покрыть расходы работника на электроэнергию и телекоммуникационные услуги. Это можно сделать в виде эквивалента (возмещение фактических расходов) или рычалта (фиксированная ежемесячная сумма). Оба варианта освобождены от PIT и взносов ZUS — на основании ст. 67²⁵ Трудового кодекса. Ниже — обязанности работодателя, методика расчёта и правила бухучёта.
Какие расходы на удалённую работу обязан покрыть работодатель?
Работодатель обязан покрыть расходы на электроэнергию и телекоммуникационные услуги, необходимые для выполнения удалённой работы. Также обязан предоставить материалы и инструменты работы или выплатить за них эквивалент. Это следует из ст. 67²⁴ § 1 Трудового кодекса.
Каталог обязательных расходов
Закон возлагает на работодателя четыре конкретных обязанности:
- Инструменты и материалы работы — ноутбук, монитор, клавиатура, гарнитура и другие технические устройства. Работодатель предоставляет их либо выплачивает эквивалент за использование личного оборудования.
- Установка, обслуживание и ремонт инструментов — настройка VPN, ремонт оборудования, обновление ПО.
- Электроэнергия — потребление компьютером, монитором и освещением рабочего места.
- Телекоммуникационные услуги — интернет и телефон, используемые для удалённой работы.
Дополнительные расходы — только по регламенту
Работодатель может (но не обязан) покрывать другие расходы, непосредственно связанные с удалённой работой — воду, отопление, канцтовары. Условие: такое возмещение должно быть зафиксировано в соглашении с профсоюзом, регламенте удалённой работы или индивидуальном соглашении с работником.
В Progress Holding мы обслуживаем более 280 фирм с удалёнными и гибридными работниками. Чаще всего встречаем регламенты, ограничивающие возмещение двумя обязательными статьями — электроэнергия и интернет.
Чем отличается эквивалент от рычалта?
Эквивалент — возмещение фактически понесённых расходов на основании счетов. Рычалт — фиксированная сумма, установленная заранее, соответствующая ожидаемым расходам. Обе формы освобождены от PIT и ZUS.
| Признак | Эквивалент | Рычалт |
|---|---|---|
| Основа расчёта | Фактические расходы (счета) | Ожидаемые расходы (рыночные средние) |
| Изменяемость суммы | Меняется ежемесячно | Фиксированная сумма |
| Документация | Счета от работника | Калькуляция работодателя |
| Административная нагрузка | Высокая (ежемесячные расчёты) | Низкая (однократная калькуляция) |
| PIT работника | Освобождён | Освобождён |
| Взносы ZUS | Не облагаются | Не облагаются |
| Затрата работодателя | Да (косвенная затрата) | Да (косвенная затрата) |
Большинство наших клиентов в Progress Holding выбирают рычалт — одна калькуляция в начале, фиксированная сумма каждый месяц, без необходимости собирать счета от работников.
Как рассчитать рычалт за удалённую работу в 2026 году?
Размер рычалта устанавливает работодатель с учётом норм потребления электроэнергии, рыночных цен на телекоммуникации и доли удалённого рабочего времени. Трудовой кодекс не устанавливает конкретных сумм — только критерии расчёта (ст. 67²⁴ § 4).
Расчёт расхода на электроэнергию
Типичный набор для удалённой работы (ноутбук + монитор + освещение) потребляет около 0,1–0,15 кВт·ч в час. При средней цене электроэнергии ~0,65–0,85 зл/кВт·ч (тариф G11) и 8-часовом рабочем дне стоимость составляет ~0,07–0,13 зл/час, т.е. ~0,55–1,00 зл/день и ~12–21 зл/месяц (при 21 рабочем дне). Рыночная практика — рычалт за электроэнергию в диапазоне 30–60 зл/месяц.
Расчёт расхода на интернет
Средняя стоимость интернет-подписки в Польше — 50–100 зл/месяц. Удалённая работа на полную ставку занимает ~1/3 времени использования соединения (8 из 24 часов). Пропорциональное возмещение — 17–33 зл/месяц. Если работодатель предоставляет мобильный интернет или служебный телефон — эквивалент за телекоммуникации не требуется.
Пример калькуляции рычалта
| Статья расхода | Минимум | Рыночная средняя | Верхняя оценка |
|---|---|---|---|
| Электроэнергия | 15 зл | 40 зл | 60 зл |
| Интернет | 17 зл | 25 зл | 35 зл |
| Амортизация личного оборудования* | 0 зл | 50 зл | 100 зл |
| Итого рычалт в месяц | 32 зл | 115 зл | 195 зл |
* Актуально при использовании личного ноутбука, монитора или телефона. При служебном оборудовании — 0 зл.
Рыночная практика в 2025/2026 году — рычалт 50–150 зл/месяц при полной ставке удалённой работы. Сумма пропорционально уменьшается при неполной удалёнке (например, 2 дня из 5 — рычалт 40%).
Облагается ли рычалт за удалённую работу PIT и ZUS?
Нет. Рычалт, эквивалент и возмещение расходов на удалённую работу не являются доходом работника в понимании закона о PIT. Не облагаются и взносами ZUS. Это прямо следует из ст. 67²⁵ Трудового кодекса.
Подтверждение налоговых органов
Директор Национальной налоговой информации в индивидуальных интерпретациях (в т.ч. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN и 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF) подтвердил, что и рычалт, и эквивалент не являются доходом работника. Работодатель не удерживает PIT, не начисляет ZUS и не указывает их в PIT-11.
Условие: калькуляция должна быть обоснованной
Освобождение от PIT и ZUS действует при условии, что сумма рычалта соответствует ожидаемым расходам. Если налоговая сочтёт сумму завышенной — превышение может быть квалифицировано как доход работника. Из нашего опыта в Progress Holding — рычалты до 150 зл/месяц на полную ставку не вызывают вопросов. При более высоких суммах — подготовьте детальную калькуляцию.
Как отразить рычалт в бухучёте?
Рычалт за удалённую работу — налоговая затрата работодателя, косвенная, связанная с работниками. В книге доходов и расходов (KPiR) записывается в столбец 13 «Прочие расходы», а не в столбец 12 «Вознаграждения».
Учёт в KPiR
Рычалт — это возмещение расходов, а не вознаграждение. Правильный столбец — 13 «Прочие расходы». Бухгалтерский документ — ведомость зарплат или отдельная таблица рычалтов с подписью работодателя и датой выплаты.
Учёт в полном бухучёте
В бухгалтерских книгах рычалт проводится по счетам затрат по видам:
- Дт 40-5 «Соцстрахование и прочие выплаты» или 40-9 «Прочие затраты по видам»
- Кт 23-4 «Прочие расчёты с работниками» (затем Кт 13-0 «Текущий счёт» при выплате)
Момент признания затраты
Рычалт является налоговой затратой в месяце, за который начислен — при условии выплаты в срок, указанный в регламенте. При задержке — затрата признаётся на дату фактической выплаты (ст. 22 абз. 6ba закона о PIT, аналогично ст. 15 абз. 4g закона о CIT).
Мы проводим сотни расчётов зарплат в Progress Holding и знаем: своевременность выплаты рычалта напрямую влияет на момент признания затраты. Задержка на несколько дней может перенести затрату на следующий месяц.
Требует ли эпизодическая удалёнка возмещения расходов?
Нет. Эпизодическая удалённая работа (до 24 дней в календарном году) не обязывает работодателя покрывать расходы на электроэнергию, интернет или выплачивать рычалт. Это следует из ст. 67³³ § 1 Трудового кодекса.
Что охватывает эпизодическая удалёнка?
Работник может подать заявление на эпизодическую удалённую работу до 24 дней в год. Не требуется ни соглашение, ни регламент удалённой работы. Работодатель обязан лишь предоставить инструменты работы. Покрывать электроэнергию, интернет или выплачивать рычалт — не обязан.
Многие наши клиенты в Progress Holding используют гибридную модель: 2–3 дня из офиса, остальные удалённо. Если удалёнка согласована на постоянной основе — работодатель обязан возмещать расходы. Если работник пользуется только эпизодической удалёнкой — обязанности нет.
Как правильно внедрить регламент удалённой работы?
Регламент удалённой работы — документ, определяющий правила выполнения удалённой работы, включая форму и размер возмещения расходов. Обязателен при отсутствии профсоюзов и коллективного соглашения.
Что должен содержать регламент?
- группы работников, имеющих право на удалёнку,
- правила покрытия расходов (эквивалент или рычалт) и их размер,
- методику расчёта с обоснованием суммы,
- правила коммуникации (e-mail, мессенджер, телефон),
- правила контроля выполнения работы,
- правила охраны труда,
- процедуры защиты персональных данных и IT-безопасности,
- правила установки, обслуживания и ремонта инструментов.
Регламент вступает в силу через 2 недели после ознакомления работников.
Как это выглядит на практике? Опыт Progress Holding
На основе обслуживания более 280 фирм — в том числе нескольких десятков с удалёнными или гибридными работниками — мы определили три самых частых ошибки.
Ошибка 1: Нет регламента или соглашения
38% новых клиентов с удалёнными работниками не имеют формального регламента. Выплачивают рычалт «на глаз» — без калькуляции и правовой основы. Без регламента налоговая может оспорить освобождение от PIT и ZUS.
Ошибка 2: Нет калькуляции, обосновывающей сумму
Даже при наличии регламента часто нет письменной калькуляции. При проверке ZUS или налоговой работодатель обязан доказать соответствие суммы ожидаемым расходам. Без калькуляции весь рычалт может быть признан доходом работника.
Ошибка 3: Выплата рычалта при эпизодической удалёнке
12% клиентов выплачивали рычалт при эпизодической удалёнке (до 24 дней/год). Закон этого не требует — а выплата без правовой основы может быть расценена как доход работника.
Часто задаваемые вопросы
Может ли работник отказаться от возмещения расходов?
Нет. Обязанность покрытия расходов на электроэнергию и телекоммуникации — безусловная. Работник не вправе от неё отказаться. Это подтвердило Министерство труда в марте 2023 г.
Нужно ли указывать рычалт в PIT-11?
Нет. Рычалт, эквивалент и возмещение расходов не являются доходом работника. Работодатель не указывает их в PIT-11, не удерживает PIT и не включает в базу ZUS в декларации ZUS DRA/RCA.
В какой столбец KPiR записать рычалт?
В столбец 13 «Прочие расходы». Рычалт — возмещение расходов, а не вознаграждение. Столбец 12 предназначен для зарплат брутто.
Как рассчитать рычалт при удалёнке 2 дня в неделю?
Пропорционально. Рычалт за полную удалёнку 100 зл → при 2 днях из 5 (40%) → 40 зл. Пропорциональность — условие освобождения от PIT и ZUS.
Распространяется ли рычалт на договоры злецения?
Нет. Ст. 67¹⁸–67³⁴ Трудового кодекса распространяются только на работников по трудовому договору. Исполнители по злецению не имеют законного права на рычалт. Возмещение может быть согласовано индивидуально — но облагается на общих основаниях.
Есть ли установленный законом лимит рычалта?
Нет лимита. Трудовой кодекс требует лишь соответствия рычалта ожидаемым расходам. На практике суммы 50–150 зл/месяц на полную ставку не вызывают вопросов.
О чём помнить при расчёте расходов на удалённую работу
Расчёт расходов на удалённую работу требует трёх документов: регламента, письменной калькуляции и правильного бухучёта. Без них работодатель рискует оспариванием освобождения от PIT и ZUS.
Нужна помощь в подготовке регламента, калькуляции рычалта или расчёте зарплат удалённых работников? Свяжитесь с нами в Progress Holding: +48 603 232 418 или office@progressholding.pl. Обслуживаем фирмы в полном и упрощённом бухучёте — от одного работника до нескольких десятков.
