Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca?
Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Musi też zapewnić materiały i narzędzia pracy lub wypłacić za nie ekwiwalent. Obowiązek ten wynika z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy.
Katalog obowiązkowych kosztów
Przepisy nakładają na pracodawcę cztery konkretne obowiązki:
- Narzędzia i materiały pracy — laptop, monitor, klawiatura, słuchawki i inne urządzenia techniczne niezbędne do pracy. Pracodawca dostarcza je fizycznie lub wypłaca ekwiwalent za użytkowanie prywatnego sprzętu.
- Instalacja, serwis i konserwacja narzędzi — koszty konfiguracji VPN, naprawy sprzętu, aktualizacji oprogramowania.
- Energia elektryczna — zużycie prądu przez komputer, monitor, oświetlenie stanowiska pracy.
- Usługi telekomunikacyjne — internet i telefon wykorzystywany do pracy zdalnej.
Koszty dodatkowe — tylko jeśli ustalone w regulaminie
Pracodawca może (ale nie musi) pokrywać inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną — np. wodę, ogrzewanie, artykuły biurowe. Warunek: taki zwrot musi być zapisany w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Bez tego zapisu pracodawca nie ma obowiązku zwracać tych kosztów.
W Progress Holding obsługujemy ponad 280 firm zatrudniających pracowników zdalnie i hybrydowo. Najczęściej spotykamy regulaminy, które ograniczają zwrot do dwóch obowiązkowych pozycji — prądu i internetu. Firmy, które dopisują do regulaminu ogrzewanie czy wodę, mogą legalnie zwiększyć kwotę ryczałtu, ale zwiększają tym samym koszty zatrudnienia.
Czym różni się ekwiwalent od ryczałtu za pracę zdalną?
Ekwiwalent to zwrot faktycznie poniesionych kosztów — wyliczany na podstawie rachunków i norm zużycia. Ryczałt to stała kwota ustalona z góry, odpowiadająca przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Obie formy są zwolnione z PIT i ZUS.
| Cecha | Ekwiwalent | Ryczałt |
|---|---|---|
| Podstawa wyliczenia | Faktyczne koszty (rachunki) | Przewidywane koszty (średnie rynkowe) |
| Zmienność kwoty | Zmienna co miesiąc | Stała kwota |
| Dokumentacja | Rachunki od pracownika | Kalkulacja pracodawcy |
| Obciążenie administracyjne | Wysokie (comiesięczne wyliczenia) | Niskie (jednorazowa kalkulacja) |
| PIT pracownika | Zwolniony | Zwolniony |
| Składki ZUS | Nieoskładkowany | Nieoskładkowany |
| KUP pracodawcy | Tak (koszt pośredni) | Tak (koszt pośredni) |
Większość naszych klientów w Progress Holding wybiera ryczałt. Powód jest prosty: jedna kalkulacja na początku, stała kwota co miesiąc, brak konieczności zbierania rachunków od pracowników. Pracownik nie ma obowiązku przedstawiać faktur za prąd ani internet — wystarczy, że kalkulacja ryczałtu opiera się na rynkowych cenach i normach zużycia.
Jak wyliczyć ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku?
Wysokość ryczałtu ustala pracodawca, uwzględniając normy zużycia energii elektrycznej, ceny rynkowe usług telekomunikacyjnych oraz wymiar czasu pracy zdalnej. Kodeks pracy nie narzuca konkretnych kwot — określa jedynie kryteria kalkulacji (art. 6724 § 4 KP).
Wyliczenie kosztu energii elektrycznej
Typowy zestaw do pracy zdalnej (laptop + monitor + oświetlenie) zużywa ok. 0,1–0,15 kWh na godzinę. Przy średniej cenie prądu ok. 0,65–0,85 zł/kWh (taryfa G11 po częściowym odmrożeniu cen) i 8 godzinach pracy dziennie koszt prądu na godzinę pracy wynosi ok. 0,07–0,13 zł. To daje ok. 0,55–1,00 zł dziennie i ok. 12–21 zł miesięcznie (przy 21 dniach roboczych). Rynkowa praktyka to ryczałt za prąd w przedziale 30–60 zł miesięcznie — wyższa kwota uwzględnia ogrzewanie elektryczne stanowiska lub użycie dodatkowych urządzeń (drukarka, drugi monitor, stacja dokująca).
Wyliczenie kosztu internetu
Średni koszt abonamentu internetowego w Polsce to 50–100 zł miesięcznie. Praca zdalna na pełny etat zajmuje ok. 1/3 czasu użytkowania łącza (8 godzin z 24). Proporcjonalny zwrot to 17–33 zł miesięcznie. Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi internet mobilny lub telefon służbowy — nie musi wypłacać ekwiwalentu za usługi telekomunikacyjne.
Przykładowa kalkulacja ryczałtu
| Składnik kosztu | Minimalna kwota | Średnia rynkowa | Wyższa kwota |
|---|---|---|---|
| Energia elektryczna | 15 zł | 40 zł | 60 zł |
| Internet | 17 zł | 25 zł | 35 zł |
| Amortyzacja sprzętu prywatnego* | 0 zł | 50 zł | 100 zł |
| Łączny ryczałt miesięczny | 32 zł | 115 zł | 195 zł |
* Dotyczy sytuacji, gdy pracownik używa prywatnego laptopa, monitora lub telefonu do pracy. Jeśli pracodawca dostarcza sprzęt służbowy — ten składnik wynosi 0 zł.
Rynkowa praktyka w 2025/2026 roku to ryczałt w przedziale 50–150 zł miesięcznie na pełny etat pracy zdalnej. Kwota musi być proporcjonalnie obniżona, jeśli pracownik pracuje zdalnie tylko część tygodnia (np. 2 dni z 5 — ryczałt wynosi 40% pełnej kwoty).
Czy ryczałt za pracę zdalną podlega PIT i ZUS?
Nie. Ryczałt, ekwiwalent i zwrot kosztów pracy zdalnej nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT. Nie podlegają też oskładkowaniu ZUS. Wynika to wprost z art. 6725 Kodeksu pracy.
Potwierdzenie ze strony fiskusa
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych (m.in. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN oraz 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF) potwierdził, że zarówno ryczałt, jak i ekwiwalent za pracę zdalną nie stanowią przychodu pracownika. Pracodawca nie odprowadza od nich zaliczki na PIT ani składek ZUS. Nie wykazuje ich też w PIT-11.
Warunek: kalkulacja musi być racjonalna
Zwolnienie z PIT i ZUS obowiązuje pod warunkiem, że kwota ryczałtu odpowiada przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Jeśli fiskus uzna, że ryczałt jest zawyżony — nadwyżka może zostać zakwalifikowana jako przychód. Z naszego doświadczenia w Progress Holding wynika, że ryczałty do 150 zł miesięcznie na pełny etat nie budzą wątpliwości organów podatkowych. Przy wyższych kwotach — przygotuj szczegółową kalkulację z uzasadnieniem każdego składnika.
Jak zaksięgować ryczałt za pracę zdalną?
Ryczałt za pracę zdalną stanowi koszt uzyskania przychodów pracodawcy — jako koszt pośredni o charakterze pracowniczym. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) ujmuje się go w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”, a nie w kolumnie 12 „Wynagrodzenia”.
Księgowanie w KPiR
Ryczałt nie jest wynagrodzeniem w rozumieniu przepisów o prowadzeniu księgi podatkowej. To zwrot kosztów — inny rodzaj wydatku pracowniczego. Dlatego prawidłowa kolumna to kolumna 13 „Pozostałe wydatki”. Dowodem księgowym jest lista płac lub odrębne zestawienie ryczałtów — z podpisem pracodawcy i datą wypłaty.
Księgowanie w księgach rachunkowych (pełna księgowość)
W księgach rachunkowych ryczałt za pracę zdalną księgujesz na kontach kosztów rodzajowych:
- Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub konto 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe”
- Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (a następnie Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” przy wypłacie)
Można też pominąć konto rozrachunkowe i księgować bezpośrednio: Wn 40-5 lub 40-9, Ma 13-0 (rachunek bankowy) lub 10 (kasa). Praktyka zależy od polityki rachunkowości firmy.
Moment ujęcia w kosztach podatkowych
Ryczałt stanowi koszt podatkowy w miesiącu, za który jest należny — pod warunkiem, że został wypłacony lub postawiony do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z regulaminu pracy zdalnej. Jeśli pracodawca spóźni się z wypłatą, ryczałt staje się kosztem dopiero w dacie faktycznej wypłaty (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, analogicznie art. 15 ust. 4g ustawy o CIT).
Przeprowadzamy setki rozliczeń kadrowo-płacowych w Progress Holding i wiemy, że terminowość wypłaty ryczałtu ma bezpośrednie przełożenie na moment rozpoznania kosztu. Opóźnienie o kilka dni może przesunąć koszt na następny miesiąc — a to wpływa na zaliczkę CIT lub PIT.
Czy praca zdalna okazjonalna wymaga zwrotu kosztów?
Nie. Okazjonalna praca zdalna (do 24 dni w roku kalendarzowym) nie nakłada na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów energii elektrycznej, internetu ani wypłaty ryczałtu. Wynika to z art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, który wyłącza stosowanie art. 6724 § 1 pkt 2–4.
Co obejmuje praca zdalna okazjonalna?
Pracownik może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną w wymiarze do 24 dni w roku. Nie potrzebuje porozumienia ani regulaminu pracy zdalnej. Pracodawca musi jedynie zapewnić materiały i narzędzia pracy (np. laptop służbowy). Nie musi pokrywać kosztów prądu i internetu. Nie musi wypłacać ryczałtu ani ekwiwalentu.
To istotne rozróżnienie. Wielu naszych klientów w Progress Holding stosuje model hybrydowy: 2–3 dni tygodniowo z biura, reszta zdalnie. Jeśli praca zdalna jest uzgodniona na stałe (w umowie o pracę lub regulaminie) — pracodawca musi zwracać koszty. Jeśli pracownik korzysta jedynie z okazjonalnej pracy zdalnej (np. kilka dni w miesiącu na wniosek) — pracodawca nie ma takiego obowiązku.
Jak prawidłowo wdrożyć regulamin pracy zdalnej?
Regulamin pracy zdalnej to dokument, który określa zasady wykonywania pracy zdalnej — w tym formy i wysokość zwrotu kosztów. Jest obowiązkowy, gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe i nie zawarto porozumienia.
Co musi zawierać regulamin?
Regulamin pracy zdalnej powinien określać co najmniej:
- grupy pracowników uprawnionych do pracy zdalnej,
- zasady pokrywania kosztów (ekwiwalent lub ryczałt) i ich wysokość,
- zasady ustalania ekwiwalentu/ryczałtu — kalkulacja z uzasadnieniem kwoty,
- zasady porozumiewania się z pracodawcą (e-mail, komunikator, telefon),
- zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
- zasady kontroli BHP,
- zasady ochrony danych osobowych i procedury bezpieczeństwa IT,
- zasady instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy.
Pracodawca konsultuje regulamin z przedstawicielami pracowników. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników — analogicznie do regulaminu pracy.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie obsługi kadrowo-płacowej ponad 280 firm w Progress Holding — w tym kilkudziesięciu stosujących pracę zdalną lub hybrydową — zidentyfikowaliśmy trzy najczęstsze błędy pracodawców przy rozliczaniu kosztów home office.
Błąd 1: Brak regulaminu lub porozumienia
38% nowych klientów, którzy przychodzą do nas z pracownikami zdalnymi, nie ma formalnego regulaminu pracy zdalnej. Wypłacają ryczałt „na oko” — bez kalkulacji i podstawy prawnej. To ryzyko: bez regulaminu fiskus może zakwestionować zwolnienie z PIT i ZUS. Przygotowanie regulaminu to jednorazowy wysiłek — a chroni firmę przez lata.
Błąd 2: Brak kalkulacji uzasadniającej kwotę ryczałtu
Nawet firmy posiadające regulamin często nie mają pisemnej kalkulacji ryczałtu. Przy kontroli ZUS lub US pracodawca musi udowodnić, że kwota ryczałtu odpowiada przewidywanym kosztom. Bez kalkulacji — całość ryczałtu może zostać uznana za przychód pracownika, podlegający PIT i składkom ZUS.
Błąd 3: Wypłacanie ryczałtu przy pracy okazjonalnej
12% klientów wypłacało ryczałt za pracę zdalną okazjonalną (do 24 dni w roku). Przepisy nie wymagają tego — a wypłacony ryczałt bez podstawy prawnej może zostać potraktowany przez fiskusa jako przychód pracownika. Jeśli pracownik korzysta z okazjonalnej pracy zdalnej — nie wypłacaj ryczałtu, chyba że świadomie chcesz pokryć te koszty jako benefit (wtedy opodatkuj i oskładkuj).
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik może zrezygnować ze zwrotu kosztów pracy zdalnej?
Nie. Obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych jest bezwzględny. Pracownik nie może się go zrzec. Stanowisko resortu pracy z marca 2023 roku potwierdza: pracodawca nie może umówić się z pracownikiem, że ten zrezygnuje z ryczałtu w zamian za zgodę na pracę zdalną.
Czy ryczałt za pracę zdalną trzeba wykazywać w PIT-11?
Nie. Ryczałt, ekwiwalent i zwrot kosztów pracy zdalnej nie stanowią przychodu pracownika (art. 6725 KP). Pracodawca nie wykazuje ich w PIT-11 i nie odprowadza od nich zaliczki na PIT. Nie ujmuje ich też w podstawie składek ZUS w deklaracji ZUS DRA/RCA.
W jakiej kolumnie KPiR zaksięgować ryczałt za pracę zdalną?
W kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Ryczałt to zwrot kosztów, a nie wynagrodzenie. Kolumna 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” jest przeznaczona wyłącznie do wynagrodzeń brutto — zasadniczych, premii, dodatków i ekwiwalentów za urlop. Ryczałt za pracę zdalną nie mieści się w tej kategorii.
Jak obliczyć ryczałt dla pracownika pracującego zdalnie 2 dni w tygodniu?
Proporcjonalnie. Jeśli ryczałt za pełny etat pracy zdalnej wynosi 100 zł, pracownik pracujący zdalnie 2 dni z 5 (40% czasu) otrzymuje 40 zł. Ryczałt musi odpowiadać faktycznemu wymiarowi pracy zdalnej — to warunek zwolnienia z PIT i ZUS.
Czy ryczałt za pracę zdalną dotyczy też umowy zlecenia?
Nie. Przepisy art. 6718–6734 Kodeksu pracy dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Zleceniobiorcy nie mają ustawowego prawa do ryczałtu za pracę zdalną. Zwrot kosztów może wynikać z indywidualnych ustaleń w umowie zlecenia — ale nie jest obowiązkowy i podlega standardowym zasadom opodatkowania.
Czy istnieje ustawowy limit ryczałtu za pracę zdalną?
Nie ma ustawowego limitu kwotowego. Kodeks pracy wymaga jedynie, żeby ryczałt odpowiadał przewidywanym kosztom. W praktyce kwoty 50–150 zł miesięcznie na pełny etat nie budzą wątpliwości organów podatkowych. Przy wyższych kwotach — przygotuj szczegółową kalkulację i przechowuj ją w dokumentacji kadrowej.
O czym pamiętać przy rozliczaniu kosztów pracy zdalnej?
Rozliczanie kosztów pracy zdalnej wymaga trzech dokumentów: regulaminu (lub porozumienia), pisemnej kalkulacji ryczałtu i prawidłowej ewidencji księgowej. Bez nich pracodawca ryzykuje zakwestionowanie zwolnienia z PIT i ZUS przy kontroli.
Obowiązek pokrywania kosztów pracy zdalnej dotyczy każdego pracodawcy, który uzgadnia z pracownikiem stałą lub częściową pracę zdalną. Przygotuj regulamin, sporządź kalkulację ryczałtu na piśmie, wypłacaj go terminowo i księguj w kolumnie 13 KPiR lub na koncie 40-5/40-9 w księgach rachunkowych. Pamiętaj: ryczałt za pracę zdalną to nie wynagrodzenie — to zwrot kosztów, wolny od PIT i ZUS.
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu regulaminu pracy zdalnej, kalkulacji ryczałtu lub obsłudze kadrowo-płacowej pracowników zdalnych? Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl. Obsługujemy firmy w pełnej i uproszczonej księgowości — od jednego pracownika do kilkudziesięciu etatów.
