Работнику, направленному работодателем для выполнения задания за пределы постоянного места работы, полагаются суточные в размере 45 злотых в сутки (по состоянию на февраль 2026 года), а также возмещение расходов на проезд, проживание и местный транспорт. При загранкомандировках размер суточных зависит от страны назначения — например, 49 EUR в Германии, 55 EUR во Франции или 59 USD в США. Ниже приведены актуальные ставки, правила расчёта, лимиты на проживание и требования к документации.
Что считается командировкой по польскому законодательству?
Командировка (podróż służbowa) — это выполнение служебного задания за пределами населённого пункта, указанного в трудовом договоре как постоянное место работы, по поручению работодателя. Суточные выплачиваются в обязательном порядке — работник не вправе от них отказаться. Правовое основание: статья 77⁵ Трудового кодекса Польши.
Три условия признания поездки командировкой
Для того чтобы поездка была признана командировкой в соответствии с Трудовым кодексом, должны быть одновременно выполнены три условия:
- Поручение работодателя — поездка должна быть инициирована работодателем, а не самим работником.
- Служебное задание — целью поездки является конкретная задача (встреча с клиентом, обучение, монтаж у заказчика).
- Место за пределами постоянного места работы — работник покидает населённый пункт, указанный в трудовом договоре.
Ежедневная дорога на работу командировкой не является. Поездки мобильного работника (например, торгового представителя) в пределах региона, указанного в договоре, тоже не являются командировками. По опыту Progress Holding, именно ошибочная квалификация поездок как командировок — одна из самых частых кадровых проблем, особенно в компаниях с выездными сотрудниками.
Какой размер суточных при внутренних командировках в 2026 году?
Суточные при командировках внутри Польши в 2026 году составляют 45 злотых за каждые сутки командировки. Эта ставка действует с 1 января 2023 года на основании распоряжения Министра семьи и социальной политики от 25 октября 2022 года (Dz.U. 2022, poz. 2302).
Как рассчитать суточные в зависимости от продолжительности поездки
Размер суточных зависит от того, сколько длится командировка. Правила расчёта различаются для однодневных и многодневных поездок.
| Продолжительность поездки | Размер суточных | Сумма (2026) |
|---|---|---|
| До 8 часов | Суточные не выплачиваются | 0 злотых |
| От 8 до 12 часов | 50% суточных | 22,50 злотых |
| Свыше 12 часов | 100% суточных | 45 злотых |
| Более суток — каждые полные сутки | 100% суточных | 45 злотых |
| Более суток — неполные сутки до 8 часов | 50% суточных | 22,50 злотых |
| Более суток — неполные сутки свыше 8 часов | 100% суточных | 45 злотых |
Когда суточные уменьшаются?
Если работодатель обеспечивает работника бесплатным питанием во время внутренней командировки, суточные сокращаются. Завтрак уменьшает суточные на 25% (11,25 злотых), обед — на 50% (22,50 злотых), ужин — на 25% (11,25 злотых). При обеспечении полного питания суточные не выплачиваются. То же правило действует, если завтрак включён в стоимость гостиницы.
Какие фиксированные компенсации и лимиты действуют при внутренних командировках?
Помимо суточных работнику полагается возмещение расходов на проживание (до 900 злотых в сутки по счёту или фиксированная выплата 67,50 злотых без счёта), компенсация за местный транспорт (9 злотых в сутки) и возмещение стоимости проезда к месту командировки.
| Вид компенсации | Основа расчёта | Сумма (2026) |
|---|---|---|
| Суточные (за сутки) | 100% суточных | 45 злотых |
| Фиксированная компенсация за проживание (без счёта) | 150% суточных | 67,50 злотых |
| Максимальное возмещение за гостиницу (со счётом) | 20 × суточные | 900 злотых |
| Компенсация за местный транспорт | 20% суточных | 9 злотых |
| Пробег — автомобиль свыше 900 см³ | за км | 1,15 злотых |
| Пробег — автомобиль до 900 см³ | за км | 0,89 злотых |
| Пробег — мотоцикл | за км | 0,69 злотых |
| Пробег — мопед | за км | 0,42 злотых |
Условия выплаты фиксированной компенсации за проживание
Фиксированная компенсация за проживание (67,50 злотых) выплачивается при условии, что ночлег длился не менее 6 часов в промежутке между 21:00 и 7:00. Компенсация не выплачивается, если работодатель обеспечил бесплатное проживание, работник имел возможность вернуться домой или ночлег проходил в пути (например, в спальном вагоне).
На практике многие клиенты Progress Holding устанавливают лимит на гостиницу ниже законодательных 900 злотых — например, 350–500 злотых за сутки — во внутреннем положении об оплате труда. Это допустимо, но сумма не может быть ниже фиксированной компенсации (67,50 злотых).
Какие суточные действуют при загранкомандировках в 2026 году?
Размер суточных при загранкомандировках зависит от страны назначения и выражается в иностранной валюте. Действующие ставки определены в приложении к распоряжению Министра труда и социальной политики от 29 января 2013 года (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). В 2026 году ставки не изменились по сравнению с 2023 годом.
| Страна | Суточные | Лимит на проживание |
|---|---|---|
| Германия | 49 EUR | 170 EUR |
| Франция | 55 EUR | 200 EUR |
| Великобритания | 45 GBP | 220 GBP |
| Италия | 53 EUR | 192 EUR |
| Испания | 50 EUR | 200 EUR |
| Нидерланды | 50 EUR | 150 EUR |
| Чехия | 41 EUR | 131 EUR |
| Литва | 45 EUR | 130 EUR |
| Украина | 41 EUR | 140 EUR |
| США | 59 USD | 200 USD |
| Швейцария | 88 CHF | 220 CHF |
| Швеция | 510 SEK | 2 000 SEK |
Как рассчитать суточные при загранкомандировке?
Правила расчёта суточных при загранкомандировках отличаются от внутренних. За каждые полные сутки за рубежом выплачивается 100% суточных. За неполные сутки применяются пороги: до 8 часов — 1/3 суточных, от 8 до 12 часов — 50%, свыше 12 часов — полные суточные.
Уменьшение суточных при обеспечении питанием за рубежом
Если работодатель обеспечивает бесплатное питание во время загранкомандировки, суточные уменьшаются: завтрак — на 15%, обед — на 30%, ужин — на 30%. При полном питании работник получает лишь 25% суточных (на мелкие расходы). Если вместо питания работник получает денежный эквивалент — суточные не выплачиваются.
Когда начинается и заканчивается загранкомандировка?
Момент начала и окончания загранкомандировки зависит от вида транспорта. При наземном сообщении (автомобиль, автобус, поезд) загранкомандировка начинается с момента пересечения границы Польши — внутренний участок оформляется отдельно как внутренняя командировка. При авиаперелёте — с момента вылета самолёта из последнего аэропорта в Польше. При морском сообщении — с момента выхода судна из польского порта.
Какие документы необходимы для оформления командировки?
Основными документами являются приказ о направлении в командировку, выданный работодателем до поездки, и авансовый отчёт (отчёт о расходах), составленный работником в течение 14 дней после возвращения.
Полный комплект документации
Для правильного оформления командировки требуются следующие документы:
- Приказ о командировке — данные работника, цель поездки, место назначения, даты выезда и возвращения, вид транспорта, сведения об авансе.
- Отчёт о расходах — составляется работником после возвращения: суточные, фиксированные компенсации, расходы на проезд, проживание, прочие расходы.
- Счета и квитанции — за проживание, билеты, оплату автострад, парковку.
- Билеты — железнодорожные, авиа, автобусные (билет на расстояние свыше 50 км может заменять счёт-фактуру).
- Журнал пробега автомобиля — если работник использует личный автомобиль с согласия работодателя.
- Заявление работника — при отсутствии счёта или квитанции за понесённый расход.
Сроки оформления
Работник обязан представить отчёт о расходах с подтверждающими документами в течение 14 дней со дня окончания командировки. Если перед поездкой был выдан аванс, он учитывается в рамках того же срока. Переплату работодатель возвращает работнику. Недоплату — удерживает из следующей зарплаты (с согласия работника) или зачитывает в счёт будущей командировки.
Обработав сотни командировочных отчётов в Progress Holding, мы знаем, что самая частая причина задержек — отсутствие счёта за гостиницу. Если работник не представит счёт за проживание, ему автоматически полагается фиксированная компенсация 67,50 злотых, а не возмещение по факту. Работодатель не вправе отказать в фиксированной выплате, если только проживание не было предоставлено бесплатно.
Как отразить командировочные расходы в бухгалтерском учёте?
Расходы на командировку работника являются налогово вычитаемыми расходами работодателя в пределах лимитов, установленных распоряжением. В налоговой книге (KPiR) они отражаются в графе 13 «Прочие расходы» на основании отчёта о командировке (внутренний документ).
Отражение в налоговой книге (KPiR)
Основанием для записи в налоговой книге является отчёт о командировке — бланк приказа о командировке с расчётом расходов. К нему прилагаются счета, квитанции, билеты и заявления. Всё отражается в графе 13 «Прочие расходы». Сам бланк отчёта служит бухгалтерским документом — отдельный внутренний документ не требуется, если отчёт содержит все необходимые реквизиты.
Отражение в полной бухгалтерии
В бухгалтерских книгах расходы на командировку работника проводятся следующим образом:
- Дебет счёта 40 «Расходы по видам» → аналитика: Прочие операционные расходы — командировки
- Кредит счёта 23-4 «Прочие расчёты с работниками» → именной счёт работника
Расчёт по авансу и возврат разницы: Дебет 23-4, Кредит 13-0 (расчётный счёт) или 10 (касса). Если командировка относится к конкретному проекту — добавляется параллельная проводка на счетах группы 5 (расходы по местам возникновения).
Курс валюты при загранкомандировке
Расходы в иностранной валюте пересчитываются в злотые по среднему курсу Национального банка Польши (NBP) за последний рабочий день, предшествующий дате документа (счёта, квитанции). Суточные за загранкомандировку пересчитываются по курсу NBP за день, предшествующий дню выплаты или оформления отчёта. Курсовые разницы (между курсом выдачи аванса и курсом расчёта) являются налогооблагаемым доходом или вычитаемым расходом.
Освобождаются ли суточные от подоходного налога и социальных взносов?
Да. Суточные и иные командировочные выплаты работнику освобождены от подоходного налога (PIT) и не включаются в базу для расчёта социальных взносов (ZUS) — в пределах лимитов, установленных распоряжением. Правовое основание: статья 21 п. 1 пп. 16 лит. a Закона о подоходном налоге.
Что с суммами сверх лимита?
Работодатель частного сектора вправе установить более высокие ставки суточных во внутреннем положении об оплате труда, коллективном договоре или трудовом контракте. Однако превышение над законодательной ставкой является доходом работника, подлежащим обложению PIT и социальными взносами ZUS. Пример: если компания выплачивает суточные в размере 80 злотых, то 45 злотых освобождены от налога, а с оставшихся 35 злотых необходимо уплатить налог и взносы.
При этом суточные не могут быть установлены ниже 45 злотых за сутки внутренней командировки. Статья 77⁵ § 4 Трудового кодекса прямо запрещает установление суточных ниже законодательной ставки.
Что изменится при планируемом повышении суточных до 60 злотых?
В январе 2026 года Министерство семьи, труда и социальной политики опубликовало проект распоряжения (№ 90 в реестре RCL), предусматривающий повышение суточных при внутренних командировках с 45 до 60 злотых — рост на 33%. Проект находится на этапе общественных консультаций и межведомственного согласования. Новые ставки вступят в силу через 14 дней после публикации в Журнале законов.
Как изменятся связанные выплаты после повышения
| Вид компенсации | Текущая ставка (суточные 45 зл.) | Проектируемая ставка (суточные 60 зл.) |
|---|---|---|
| Суточные (за сутки) | 45 злотых | 60 злотых |
| Компенсация за проживание (150% суточных) | 67,50 злотых | 90 злотых |
| Лимит на гостиницу (20 × суточные) | 900 злотых | 1 200 злотых |
| Компенсация за местный транспорт (20% суточных) | 9 злотых | 12 злотых |
Проект также предусматривает повышение ряда заграничных суточных — в том числе для Великобритании (с 45 GBP до 50 GBP), Чехии (с 41 EUR до 45 EUR) и Белоруссии (с 42 EUR до 45 EUR) — а также увеличение лимитов на проживание для многих стран. Для некоторых государств (Норвегия, Швеция, Дания) планируется переход на евро как валюту суточных.
По опыту Progress Holding, при подобных изменениях работодателям следует обновить внутреннее положение об оплате труда и бюджет командировок ещё до вступления распоряжения в силу. Проект содержит переходные положения: командировки, начавшиеся до новелизации, оформляются по прежним правилам, а за время после вступления в силу — по новым.
Практический опыт Progress Holding
На основе кадрового и расчётного обслуживания более 280 компаний в Progress Holding — в том числе нескольких десятков, регулярно направляющих работников во внутренние и заграничные командировки — мы выявили четыре наиболее распространённые ошибки при оформлении командировок.
Ошибка 1: отсутствие письменного приказа о командировке
42% новых клиентов, обращающихся к нам с кадровыми проблемами, не оформляют письменных приказов о командировке. Работники ездят «по звонку», а документация составляется только после запроса бухгалтера. Отсутствие приказа — отсутствие основания для оформления расходов — риск отказа в вычете со стороны налоговой.
Ошибка 2: неуменьшение суточных при предоставлении питания
Если в стоимость гостиницы включён завтрак, суточные необходимо уменьшить на 25% (11,25 злотых при внутренних командировках) или на 15% (при загранкомандировках). Многие работодатели этого не делают. При проверке ZUS или налоговой переплата суточных признаётся доходом работника и облагается PIT и социальными взносами.
Ошибка 3: неверный курс валюты при загранкомандировке
Работодатели пересчитывают суточные по курсу на день выезда или возвращения. Правильный курс — средний курс NBP за день, предшествующий дню выплаты или оформления отчёта. Ошибка приводит к неправильному отражению расходов и потенциальным курсовым разницам.
Ошибка 4: вычет НДС по гостиничным счетам
Гостиничные и ресторанные услуги не дают права на вычет входящего НДС — статья 88 п. 1 пп. 4 Закона о НДС. Полная сумма брутто из гостиничного счёта отражается в расходах. Эту ошибку мы наблюдаем примерно у 15% новых клиентов, которые ранее вели учёт самостоятельно.
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель установить суточные выше законодательных?
Да. Работодатель частного сектора вправе установить более высокие суточные во внутреннем положении, коллективном договоре или трудовом контракте. Однако суточные при внутренних командировках не могут быть ниже 45 злотых. Превышение над законодательной ставкой является доходом работника, подлежащим PIT и ZUS.
Имеет ли право на суточные работник по договору гражданско-правового характера?
Нормы Трудового кодекса распространяются только на работников по трудовому договору. Исполнитель по гражданско-правовому договору (zleceniobiorca) может получить возмещение командировочных расходов, если это предусмотрено договором. Освобождение от PIT действует в пределах ставок распоряжения (ст. 21 п. 1 пп. 16 лит. b Закона о PIT), при условии, что эти расходы не были уже учтены исполнителем как его налогово вычитаемые расходы.
Может ли индивидуальный предприниматель списать суточные за собственную командировку?
Да. Индивидуальный предприниматель вправе включить суточные в налогово вычитаемые расходы — в пределах ставок распоряжения. Суточные являются косвенным расходом, отражаемым в графе 13 KPiR на основании расчёта командировки (внутренний документ). Лимит не распространяется на проживание и проезд — они оформляются на основании счетов.
В какой срок работник должен представить отчёт о командировке?
Работник обязан представить отчёт о расходах с подтверждающими документами в течение 14 дней со дня окончания командировки. При выдаче аванса он учитывается в рамках того же срока. Нарушение срока не лишает работника права на выплаты, но затрудняет своевременное отражение расходов в учёте работодателя.
Полагаются ли суточные за поездку короче 8 часов?
Нет. При однодневной поездке продолжительностью менее 8 часов суточные не выплачиваются. При поездке от 8 до 12 часов — 50% суточных (22,50 злотых). Свыше 12 часов — полные суточные 45 злотых.
Когда вступит в силу повышение суточных до 60 злотых?
Проект распоряжения о повышении суточных при внутренних командировках до 60 злотых (№ 90 в реестре RCL) находится на этапе общественных консультаций с 23 января 2026 года. Новые ставки вступят в силу через 14 дней после публикации в Журнале законов. На дату публикации данной статьи (февраль 2026 года) распоряжение ещё не подписано.
О чём помнить при оформлении командировки работника
Правильное оформление командировки требует трёх элементов: приказа о командировке, корректного расчёта суточных (с учётом продолжительности поездки и обеспеченного питания) и полного комплекта документов. Суточные и фиксированные компенсации в пределах законодательных ставок освобождены от PIT и ZUS. Суммы сверх лимита являются доходом работника. Расходы на командировку отражаются в графе 13 KPiR или на счёте 40 (командировки) в бухгалтерских книгах.
Следите за проектом повышения суточных до 60 злотых. После его вступления в силу изменятся все связанные компенсации и лимиты на проживание — заблаговременно обновите внутреннее положение об оплате труда и бюджет командировок.
Нужна помощь в оформлении внутренних и заграничных командировок или кадрово-расчётном обслуживании? Свяжитесь с нами в Progress Holding по телефону +48 603 232 418 или по электронной почте office@progressholding.pl. Подготовим положение о командировках, оформим расходы и обеспечим правильное отражение в учёте.
