Numer EORI Polska: Kompletny przewodnik 2025 dla zagranicznych firm

Czym jest numer EORI i dlaczego jest niezbędny w Polsce?

Zanim zagłębimy się w „jak”, kluczowe jest zrozumienie „co” i „dlaczego”. Numer EORI to nie tylko kolejny dokument; to fundamentalny element systemu celnego UE.

Oficjalna definicja: Twój paszport do handlu w UE

EORI to skrót od Economic Operators Registration and Identification (Wspólnotowy System Identyfikacji i Rejestracji Podmiotów Gospodarczych). Jest to unikalny kod przypisywany firmom i osobom fizycznym w celu ich identyfikacji we wszystkich procedurach celnych na terenie Unii Europejskiej. Wymagany przez Unijny Kodeks Celny (UKC), jest używany przez władze do monitorowania i śledzenia wszystkich towarów wjeżdżających lub opuszczających obszar celny UE.

Pomyśl o nim jak o jedynym, stałym identyfikatorze celnym Twojej firmy dla całej UE. Potrzebujesz tylko jednego numeru EORI, który jest ważny we wszystkich 27 państwach członkowskich. Bez niego nie możesz składać zgłoszeń celnych, a Twoje towary zostaną zatrzymane na granicy.

Format polskiego numeru EORI: krótkie omówienie

Chociaż system EORI jest ogólnounijny, struktura numeru zależy od kraju rejestracji. W Polsce format zależy od pochodzenia Twojej firmy:

• Dla podmiotów z siedzibą w Polsce: Format to prefiks `PL`, po którym następuje 10-cyfrowy numer NIP firmy, a na końcu pięć zer. Przykład: `PL123456789000000`.
• Dla podmiotów spoza UE („kraje trzecie”) rejestrujących się w Polsce: Format to prefiks `PL`, po którym następuje unikalna 14-cyfrowa sekwencja, zakończona literą `Z`.

Jak sprawdzić, czy firma ma ważny numer EORI

Możesz łatwo zweryfikować, czy Twoja firma — lub partner handlowy — ma już ważny numer EORI, korzystając z oficjalnego narzędzia walidacyjnego Komisji Europejskiej online. Jest to kluczowy pierwszy krok, aby uniknąć ubiegania się o duplikat numeru.

Aby sprawdzić polską firmę, zazwyczaj wprowadza się jej numer EORI w formacie `PL` + `NIP` + `00000`. System potwierdzi, czy numer jest ważny. Jeśli ustawienia prywatności danych Twojej firmy na to pozwalają, może również wyświetlić zarejestrowaną nazwę i adres firmy.

Kto potrzebuje numeru EORI do handlu z Polską? Krytyczny przewodnik

Zasady dotyczące tego, kto potrzebuje numeru EORI — a co ważniejsze, gdzie powinien się o niego ubiegać — są głównym źródłem nieporozumień i kosztownych błędów. Prawidłowe zrozumienie tego jest pierwszym krokiem do płynnego procesu.

Firmy zarejestrowane w Polsce

To najprostszy przypadek. Każda firma zarejestrowana w Polsce (np. Spółka z o.o.), która importuje towary z lub eksportuje towary do kraju spoza Unii Europejskiej (jak Wielka Brytania, USA, Chiny czy Ukraina), musi posiadać polski numer EORI.

Firmy z innych krajów UE (częsty błąd)

To jest kluczowy punkt: Jeśli Twoja firma ma siedzibę w innym kraju UE (np. w Niemczech, Francji, na Litwie), musisz uzyskać numer EORI od organu celnego w swoim kraju rejestracji. Nie możesz i nie powinieneś ubiegać się o numer EORI w Polsce, nawet jeśli Twoje towary przybywają do polskiego portu. Polski system PUESC odrzuci wniosek. Numer EORI z Twojego kraju jest ważny w całej UE, w tym do odprawy celnej w Polsce.

Firmy spoza UE (Wielka Brytania, USA, Chiny itp.) – Kluczowa zasada

Dla firm z siedzibą poza UE zasada jest prosta: musisz zarejestrować się w celu uzyskania numeru EORI w pierwszym państwie członkowskim UE, w którym zamierzasz przeprowadzić czynność celną. Zazwyczaj oznacza to kraj, w którym po raz pierwszy składasz zgłoszenie celne, przywozową deklarację skróconą (PDS) lub wywozową deklarację skróconą (WDS).

Na przykład, jeśli Twoja firma z siedzibą w USA wysyła towary bezpośrednio do klienta lub magazynu w Warszawie i jesteś odpowiedzialny za zgłoszenie importowe, Polska jest Twoim pierwszym punktem interakcji celnej. Dlatego musisz ubiegać się o numer EORI w Polsce.

Określone role: Importerzy, eksporterzy i spedytorzy

Wymóg dotyczy nie tylko kupujących i sprzedających. Każdy „podmiot gospodarczy” zaangażowany w proces celny potrzebuje numeru EORI, w tym:

• Importerzy i eksporterzy: Podmioty formalnie zgłaszające towary.
• Przewoźnicy i spedytorzy: Firmy fizycznie transportujące towary i często składające deklaracje tranzytowe lub skrócone.
• Agenci celni i brokerzy: Przedstawiciele, którzy składają zgłoszenia w imieniu importerów lub eksporterów.
• Operatorzy magazynów: Podmioty prowadzące składy celne.

Osoby prywatne importujące towary wyłącznie do użytku osobistego są zwolnione. Jednakże, jeśli prowadzisz jakąkolwiek działalność handlową, nawet jako jednoosobowa działalność gospodarcza, jesteś uważany za podmiot gospodarczy i musisz posiadać numer EORI.

Układanka PUESC: Przewodnik krok po kroku po rejestracji EORI

W Polsce wszystkie wnioski o EORI są przetwarzane przez jeden, obowiązkowy portal internetowy: PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych). Chociaż system ten jest wydajny dla mieszkańców, stanowi poważną przeszkodę dla cudzoziemców.

Cyfrowy mur: Dlaczego cudzoziemcy nie mogą łatwo złożyć wniosku samodzielnie

Głównym wyzwaniem systemu PUESC jest wymóg bezpieczeństwa. Aby złożyć jakikolwiek oficjalny wniosek, w tym o numer EORI, musisz go podpisać za pomocą specyficznej, polskiej tożsamości cyfrowej:

• Profilu Zaufanego, lub
• Polskiego kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dla nierezydenta uzyskanie któregokolwiek z nich jest niezwykle trudne. Zazwyczaj wymaga to fizycznej wizyty w polskim urzędzie lub konsulacie w celu weryfikacji tożsamości. Ta cyfrowa bariera jest największym powodem, dla którego większość zagranicznych firm nie może samodzielnie ukończyć wniosku o EORI. Zmienia to pozornie proste zadanie online w logistyczny koszmar.

Krok 1: Utworzenie konta osobistego na portalu PUESC

Proces zaczyna się nie od firmy, ale od osoby fizycznej. Osoba fizyczna (dyrektor firmy lub przedstawiciel) musi najpierw utworzyć podstawowe konto na portalu PUESC. Ten początkowy krok jest stosunkowo prosty i wymaga ważnego adresu e-mail.

Krok 2: Rejestracja w SISC w celu uzyskania ID SISC

Po utworzeniu konta osobistego, następnym krokiem jest zarejestrowanie tej osoby w SISC (Systemie Informacyjnym Służby Celnej) w celu uzyskania unikalnego ID SISC. To podnosi poziom dostępu konta. Robi się to, wypełniając formularz WRR0001 Rejestracja danych osobowych na PUESC. Ten krok już wymaga polskiego podpisu cyfrowego, co stanowi pierwszą poważną przeszkodę.

Krok 3: Rejestracja firmy i złożenie wniosku o numer EORI

Mając osobę zarejestrowaną z ID SISC, ostatnim krokiem jest zarejestrowanie danych firmy i formalne złożenie wniosku o numer EORI. Robi się to za pomocą formularza WRP0001 Rejestracja danych firmy. Na tym formularzu absolutnie kluczowe jest:

1. Wybranie obszaru działalności „CŁO”.
2. Wyraźne zaznaczenie pola w celu żądania „nadania numeru EORI”.

Ten formularz wymaga szczegółowych informacji o firmie, w tym jej nazwy prawnej, adresu i polskich numerów rejestracyjnych (NIP, REGON, KRS, jeśli dotyczy). Wniosek ten musi być również podpisany Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozwiązanie Progress Holding: Jak nawigujemy PUESC za Ciebie

Ten skomplikowany, wieloetapowy proces jest miejscem, w którym nasza wiedza staje się Twoją przewagą. Jako firma z siedzibą w Polsce z licencjonowanymi specjalistami, posiadamy już wymagane poświadczenia cyfrowe do działania na portalu PUESC. Udzielając nam formalnego pełnomocnictwa, upoważniasz nas do ukończenia całego tego procesu w imieniu Twojej firmy. Zajmujemy się każdym formularzem, każdym podpisem i każdą interakcją z polskimi władzami, zapewniając szybką, bezbłędną rejestrację bez konieczności odwiedzania Polski.

Lista kontrolna wniosku o EORI: Dokumenty i informacje, których będziesz potrzebować

Aby zapewnić płynny proces, kluczowe jest wcześniejsze zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów i informacji. Każda rozbieżność może prowadzić do opóźnień. Oto lista kontrolna tego, czego zazwyczaj wymagamy do przetworzenia wniosku o EORI w Twoim imieniu.

Unikanie katastrofy: 5 częstych błędów, które opóźniają wnioski o EORI

Polski system celny jest wysoce proceduralny. Małe błędy administracyjne nie są pomijane i mogą prowadzić do znacznych opóźnień. Na podstawie naszego 21-letniego doświadczenia, oto najczęstsze błędy popełniane przez zagraniczne firmy.

Błąd nr 1: Niezgodność danych z oficjalnymi rejestrami (KRS/NIP)

Problem: Złożenie wniosku, w którym nazwa lub adres firmy nieznacznie różni się od tego, co jest wpisane w oficjalnym Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub ewidencji podatkowej. Na przykład użycie „Ltd.” zamiast „Sp. z o.o.” lub nieco inny format nazwy ulicy.
Konsekwencja: System zasygnalizuje rozbieżność, co doprowadzi do natychmiastowego zapytania lub odrzucenia. Będziesz musiał złożyć wniosek ponownie, zaczynając od nowa.

Błąd nr 2: Zapomnienie o wybraniu obszaru „Cło” w PUESC

Problem: Na formularzu WRP0001 wnioskodawca musi określić „obszar działalności” firmy. Niewybranie „CŁO” i niezaznaczenie pola o nadanie numeru EORI oznacza, że rejestrujesz firmę w PUESC tylko do innych celów, ale faktycznie nie składasz wniosku o sam numer EORI.
Konsekwencja: Otrzymasz potwierdzenie, że Twoja firma jest zarejestrowana w SISC, ale numer EORI nie zostanie wydany. Będziesz musiał złożyć wniosek aktualizacyjny, aby dodać zakres celny, co spowoduje niepotrzebne opóźnienie.

Błąd nr 3: Wadliwe dokumenty pełnomocnictwa

Problem: Złożenie pełnomocnictwa (PoA), które jest nieprawidłowo podpisane, nie jest dołączone do dowodu opłaty skarbowej w wysokości 17 PLN, lub nie jest poparte tłumaczeniem przysięgłym, jeśli oryginał nie jest w języku polskim.
Konsekwencja: Władze nie przetworzą wniosku, dopóki nie otrzymają ważnego, opłaconego pełnomocnictwa, co wstrzyma całą procedurę na czas nieokreślony.

Błąd nr 4: Składanie wniosku w niewłaściwym kraju

Problem: Jak wspomniano wcześniej, firma z innego państwa członkowskiego UE próbuje złożyć wniosek o EORI w Polsce.
Konsekwencja: Wniosek jest odrzucany od razu. Firma traci cenny czas i musi następnie rozpocząć prawidłowy proces aplikacyjny w swoim kraju macierzystym, potencjalnie w czasie, gdy jej towary są już zatrzymane na polskiej granicy.

Błąd nr 5: Ignorowanie zawiadomienia o korekcie tymczasowego EORI

Problem: Jeśli we wniosku występują drobne braki formalne, władze mogą wydać tymczasowy numer EORI wraz z prośbą o poprawienie błędów w ciągu 30 dni. Firmy czasami przeoczają to powiadomienie lub nie działają na czas.
Konsekwencja: Jeśli braki nie zostaną poprawione w ciągu 30 dni, tymczasowy numer EORI jest trwale dezaktywowany. Towary firmy są ponownie blokowane, a cały proces aplikacyjny musi być rozpoczęty od nowa.

EORI dla nowoczesnego biznesu: E-commerce, Amazon FBA i handel po Brexicie

Zasady EORI dotyczą wszystkich form handlu, ale nowoczesne modele biznesowe mają swoje unikalne złożoności. Oto, jak zasady te odnoszą się do Ciebie.

EORI dla E-commerce i Dropshippingu

Dla sprzedawców e-commerce kluczowe pytanie brzmi: kto jest importerem?

• Jeśli importujesz towary hurtowo od dostawcy spoza UE (np. z Chin do magazynu w Polsce) i jesteś podmiotem dokonującym odprawy celnej, absolutnie potrzebujesz numeru EORI.
• W modelu dropshippingu, gdzie klient końcowy jest technicznie importerem pojedynczego przedmiotu, sytuacja może być skomplikowana. Jednakże, aby uniknąć problemów z przewoźnikami i organami celnymi, które mogą go wymagać do odprawy, zdecydowanie zaleca się, aby firma sprzedająca posiadała numer EORI. Zapewnia to gotowość na wszelkie żądania dokumentacji i ułatwia płynniejszy proces dostawy.

Niezbędny dla sprzedawców Amazon FBA w Polsce

Jeśli jesteś sprzedawcą Amazon FBA z siedzibą poza UE i wysyłasz swoje zapasy do centrum logistycznego Amazon w Polsce, jesteś importerem. Amazon nie będzie działać jako importer Twoich towarów. Dlatego musisz posiadać unijny numer EORI zarejestrowany na Twoją firmę, aby odprawić swoje zapasy przez polskie służby celne. Bez niego Twoja przesyłka FBA zostanie odrzucona na granicy, co zakłóci Twoje stany magazynowe i sprzedaż.

Nawigacja w handlu po Brexicie: EORI dla firm z Wielkiej Brytanii

Od czasu Brexitu handel między Wielką Brytanią a Polską nie jest już prostym przemieszczeniem wewnątrzwspólnotowym. Jest teraz traktowany jako formalna działalność importowo-eksportowa, podlegająca pełnej kontroli celnej. Dla firm z Wielkiej Brytanii oznacza to:

• Potrzebujesz dwóch numerów EORI: numeru EORI `GB` do eksportu towarów z Wielkiej Brytanii oraz unijnego numeru EORI do importu tych towarów do Polski (lub innego kraju UE).
• Możesz uzyskać swój unijny EORI w Polsce: Jeśli Twoim pierwszym punktem wjazdu do UE jest Polska, powinieneś ubiegać się o swój unijny numer EORI tutaj.
• Zgłoszenia celne są obowiązkowe: Każda przesyłka między Wielką Brytanią a Polską wymaga teraz pełnego zgłoszenia celnego (SAD), faktury handlowej i innych dokumentów towarzyszących. Era handlu bez barier się skończyła.

Poza EORI: Twoje następne kroki w polskiej zgodności celnej

Uzyskanie numeru EORI to pierwszy kluczowy krok, ale jest on częścią większego ekosystemu zgodności celnej i biznesowej w Polsce. Prawdziwa wiedza oznacza przewidywanie, co będzie dalej.

Używanie Twojego EORI: Jednolity dokument administracyjny (SAD)

Głównym zastosowaniem Twojego nowego numeru EORI będzie Jednolity dokument administracyjny (SAD). Jest to standardowy formularz używany do wszystkich zgłoszeń celnych importowych, eksportowych i tranzytowych w UE. Twój numer EORI musi być wpisany w odpowiednich polach (np. Pole 2 dla Eksportera, Pole 8 dla Odbiorcy), aby zidentyfikować Twoją firmę jako stronę transakcji.

Następny poziom: Status AEO (upoważnionego przedsiębiorcy)

Dla firm o znacznym i regularnym wolumenie handlu, następnym krokiem po EORI jest rozważenie ubiegania się o status AEO (Upoważnionego Przedsiębiorcy). Jest to międzynarodowo uznany znak jakości, wskazujący, że Twoja rola w łańcuchu dostaw jest bezpieczna, a Twoje kontrole celne są zgodne z przepisami. Status AEO daje znaczne korzyści, w tym mniej kontroli fizycznych i dokumentacyjnych, priorytetowe traktowanie w urzędach celnych oraz łatwiejszy dostęp do uproszczonych procedur celnych. Sygnalizuje władzom, że jesteś zaufanym handlowcem.

EORI a Intrastat: Znajomość różnicy

Ważne jest, aby nie mylić EORI z Intrastatem. Służą one różnym celom:

• EORI: Do zgłoszeń celnych towarów handlowanych między UE a krajami spoza UE.
• Intrastat: System sprawozdawczości statystycznej dla towarów handlowanych między państwami członkowskimi UE. Jesteś zobowiązany do składania deklaracji Intrastat tylko wtedy, gdy Twój wolumen przywozów lub wywozów przekracza określone roczne progi ustalone przez Polskę. Jest to kluczowa część naszej.

Dlaczego warto zaufać Progress Holding w kwestii Twojego polskiego numeru EORI?

Polski proces aplikacyjny o numer EORI nie jest przeznaczony dla zagranicznych przedsiębiorców. Opiera się na krajowej infrastrukturze cyfrowej, która tworzy barierę wejścia. Próba samodzielnego poruszania się po nim często prowadzi do straty czasu, rosnących kosztów i utraconych możliwości biznesowych. Progress Holding oferuje bezpośrednią, sprawdzoną drogę do sukcesu.

• ✅ 21 lat sprawdzonego doświadczenia: Pomagamy zagranicznym firmom poruszać się po polskiej biurokracji od 2003 roku. Znamy system od podszewki.
• ✅ Pokonujemy cyfrową przeszkodę: Jesteśmy licencjonowaną polską firmą z niezbędnymi Profilami Zaufanymi i podpisami elektronicznymi, aby działać w Twoim imieniu natychmiast. Nie musisz podróżować do Polski.
• ✅ Bezbłędny, przyspieszony proces: Znamy częste pułapki i zapewniamy, że Twój wniosek zostanie złożony poprawnie za pierwszym razem, unikając opóźnień, które nękają próby samodzielne.
• ✅ Ekspertyza w pomocy cudzoziemcom: Nasze usługi są specjalnie zaprojektowane, aby rozwiązywać unikalne wyzwania, przed którymi stają właściciele firm nierezydenci.
• ✅ Wielojęzyczne wsparcie: Komunikujemy się jasno w języku angielskim, polskim, ukraińskim i rosyjskim, dzięki czemu zawsze jesteś poinformowany i masz kontrolę.
• ✅ Kompleksowy partner ds. zgodności: EORI to dopiero początek. Jesteśmy Twoim kompleksowym partnerem w zakresie [Link do: Zakładanie spółki w Polsce], i , zapewniając, że Twoja firma jest w pełni zgodna z przepisami od pierwszego dnia.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jak długo trwa uzyskanie numeru EORI w Polsce?

Po złożeniu poprawnie wypełnionego wniosku, numer EORI jest zazwyczaj wydawany w ciągu kilku dni roboczych, czasem nawet w ciągu 24-48 godzin. Jednak całkowity czas może być znacznie dłuższy, jeśli we wniosku są błędy lub jeśli najpierw musisz uzyskać wymagany podpis cyfrowy, dlatego korzystanie z profesjonalnej usługi jest znacznie szybsze.

Ile kosztuje uzyskanie numeru EORI?

Sam wniosek jest bezpłatny ze strony polskiego rządu. Jedyną oficjalną opłatą jest opłata skarbowa w wysokości 17 PLN (ok. 4 EUR), jeśli wniosek jest składany przez przedstawiciela na podstawie pełnomocnictwa. Opłaty za profesjonalne usługi zarządzania procesem są różne.

Co się stanie, jeśli wyślę towary do Polski bez numeru EORI?

Twoje towary zostaną zatrzymane przez służby celne. Nie mogą być odprawione ani zwolnione. Będziesz odpowiedzialny za opłaty za składowanie w porcie lub na lotnisku, które mogą szybko narastać. Twoja przesyłka będzie zatrzymana, dopóki nie przedstawisz ważnego numeru EORI, co spowoduje znaczne opóźnienia i koszty dla Twojej firmy.

Czy mogę użyć numeru EORI mojego spedytora?

Nie. Chociaż Twój spedytor będzie miał własny numer EORI dla swojej roli jako przewoźnika, importer lub eksporter musi być zidentyfikowany za pomocą własnego, oddzielnego numeru EORI w zgłoszeniu celnym. Poleganie na numerze spedytora nie jest zgodne z przepisami.

Czy potrzebuję osobnego numeru EORI dla każdego kraju UE?

Nie. Numer EORI jest unikalny i ważny na terenie całej Unii Europejskiej. Musisz zarejestrować się tylko raz w jednym państwie członkowskim. Kluczem jest zarejestrowanie się we właściwym kraju w zależności od tego, gdzie Twoja firma ma siedzibę lub gdzie po raz pierwszy prowadzisz działalność celną.

Jaka jest różnica między numerem EORI a numerem VAT?

Są to dwa różne numery do różnych celów. Numer EORI służy do identyfikacji celnej (śledzenia towarów przekraczających granice). Numer VAT służy do celów podatkowych (zarządzania podatkiem od wartości dodanej od sprzedaży i zakupów). Chociaż często są one powiązane, potrzebujesz obu do zgodnego handlu międzynarodowego.

Dane mojej firmy uległy zmianie. Jak zaktualizować mój rekord EORI?

Musisz zaktualizować swoje dane EORI, jeśli zmieni się nazwa, adres lub inne dane prawne Twojej firmy. Robi się to, składając wniosek aktualizacyjny przez portal PUESC, co ponownie wymaga polskiego podpisu cyfrowego. Kluczowe jest utrzymywanie tych danych na bieżąco, aby uniknąć problemów celnych. Progress Holding może również zarządzać tym procesem aktualizacji za Ciebie.

Gotowy, by odblokować swój handel w UE?

Nie pozwól, aby biurokratyczna przeszkoda stała między Twoją firmą a rynkiem 450 milionów konsumentów w UE. Pozwól Progress Holding zająć się złożonością polskiej rejestracji EORI, abyś mógł skupić się na tym, co robisz najlepiej: rozwijaniu swojego biznesu.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać konsultację w sprawie Twoich wymagań dotyczących numeru EORI i zacznij handlować z pewnością siebie.

• Email: office@progressholdin.pl
• Telefon: +48 603 232 418
• Godziny otwarcia: Poniedziałek – Piątek, 9:00 – 17:00 (CET)