Co zmienia się w 2026 r. dla sklepów internetowych?
Obowiązkowy KSeF startuje 1.02.2026 dla największych i 1.04.2026 dla pozostałych firm; mikro do 10 tys. zł/mies. od 1.01.2027. Przygotuj procesy fakturowania, korekt i zwrotów.
Kamienie milowe KSeF
- 1.02.2026 – obowiązek dla firm z sprzedażą ≥ 200 mln zł w 2024 r. (ksef.podatki.gov.pl).
- 1.04.2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców; wyjątek mikro do 1.01.2027 (ksef.podatki.gov.pl).
- Do 31.01.2026 – KSeF fakultatywny; sprawdź instrukcje na biznes.gov.pl.
Jak rozliczać sprzedaż krajową i zagraniczną w e-commerce?
Dla UE stosujesz WSTO i procedurę OSS; dla importu do 150 EUR – IOSS. Po przekroczeniu 10 000 EUR rocznie opodatkowujesz w kraju konsumpcji.
WSTO/OSS/IOSS – najważniejsze zasady
- Limit 10 000 EUR (42 000 zł) łącznej sprzedaży B2C do UE – po przekroczeniu VAT wg stawek kraju klienta (objaśnienia MF, Q&A MF).
- OSS – rozliczenie kwartalne w Polsce dla sprzedaży B2C do UE (podatki.gov.pl).
- IOSS – import do 150 EUR, uproszczenie rozliczeń (podatki.gov.pl).
| Sytuacja | Co stosujesz | Gdzie płacisz VAT |
|---|---|---|
| Sprzedaż z Polski do konsumenta w UE, do limitu | WSTO_EE w JPK | Polska lub dobrowolnie OSS |
| Sprzedaż z Polski do konsumenta w UE, po limicie | OSS | Kraj konsumenta (przez OSS) |
| Import B2C ≤ 150 EUR | IOSS | Kraj konsumenta (przez IOSS) |
Tip: Płatności VAT w OSS/IOSS realizujesz według instrukcji MF (podatki.gov.pl).
Kiedy OSS nie wystarczy przy sprzedaży z zagranicznych magazynów?
Gdy towar wychodzi z magazynu w innym państwie UE, powstaje obowiązek lokalnego VAT. OSS nie zastąpi lokalnej rejestracji dla sprzedaży krajowej w państwie magazynu.
Fulfillment, FBA, 3PL – konsekwencje podatkowe
- Przesunięcie towaru do magazynu w innym kraju UE wymaga lokalnego numeru VAT dla sprzedaży krajowej z tego kraju.
- OSS możesz nadal stosować do wysyłek z Polski, jeśli to stąd rusza transport.
Jak dokumentować zwroty i reklamacje w sklepie internetowym?
Konsument ma 14 dni na odstąpienie; zwrot płatności w 14 dni od oświadczenia. Korekty VAT wykonujesz zgodnie z zasadami dla faktur/paragonów.
Podstawa prawna i praktyka
- Prawo odstąpienia 14 dni i skutki zwrotu środków – UOKiK: terminy, UOKiK: skutek.
- Korekta VAT przy zwrotach – trzymaj dowody zwrotu, korekty dokonuj na dokumencie księgowym; zasady wynikają z ustawy o VAT i rozporządzenia o kasach.
- Od 2026 r. korekty faktur wystawiasz w KSeF; zapewnij procedurę szybkiej korekty i powiadomień klienta (ksef.podatki.gov.pl).
Czy e-paragon i e-faktura wystarczą w e-commerce?
Tak, jeśli spełniasz wymogi dla kas i KSeF. Dla faktury do paragonu nabywca-podatnik musi podać NIP na paragonie.
Minimalne wymagania dokumentacyjne
- E-paragon dopuszczony przez przepisy o kasach rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845, wymagania techniczne).
- Faktura do paragonu tylko z NIP na paragonie; paragon do 450 zł z NIP jest fakturą uproszczoną (gov.pl).
- W KSeF wysyłasz faktury i korekty w formacie ustrukturyzowanym (nowelizacje VAT dla KSeF).
Jakie oznaczenia w JPK_V7 dotyczą e-commerce?
Sprzedaż WSTO oznaczasz w ewidencji jako WSTO_EE. Pamiętaj o GTU tam, gdzie dotyczy, i aktualnej strukturze JPK.
Oznaczenia i struktury
- Instrukcje JPK_V7 i aktualny schemat 2025 – podatki.gov.pl, schemat JPK_V7M(3).
- WSTO_EE – oznaczenie dla WSTO oraz usług TBE po zmianach pakietu e-commerce (objaśnienia MF).
Jak rozliczać karty podarunkowe i vouchery w sklepie?
Dla bonu jednego przeznaczenia VAT powstaje przy transferze bonu. Dla bonu różnego przeznaczenia VAT rozliczasz dopiero przy realizacji.
Definicje z ustawy o VAT
- Bon jednego przeznaczenia (SPV) i różnego przeznaczenia (MPV) – definicje i skutki podatkowe w art. 2, 8a, 8b ustawy o VAT (tekst ustawy).
Czy sprzedaż przez marketplace wiąże się z dodatkowymi obowiązkami?
Tak, operatorzy platform raportują dane sprzedawców w ramach DAC7. Musisz dbać o kompletne dane i spójność rozliczeń.
DAC7 – co oznacza dla Ciebie
- Polska wdrożyła DAC7 od 1.07.2024; raportowanie prowadzi KAS (podatki.gov.pl).
- Zakres i wyłączenia (mniej niż 30 transakcji i 2 000 EUR) – podatki.gov.pl.
Czy e-commerce ma obowiązki środowiskowe (BDO/ROP/kaucje)?
Tak, wprowadzając produkty w opakowaniach rejestrujesz się w BDO, raportujesz i rozliczasz opłaty. Sprawdź przepisy i stawki.
BDO w praktyce dla sklepu
- Rejestr i zasady – BDO, zasady rejestracji.
- Ustawa o gospodarce opakowaniami – jednolity tekst 2025 (Dz.U. 2025 poz. 870); stawki opłaty produktowej – Dz.U. 2025 poz. 988.
Jak ułożyć procesy księgowe pod KSeF, OSS i zwroty?
Ustal jednoznaczne reguły danych, obiegu dokumentów i uzgodnień PSP. Automatyzuj powiązanie zamówienia, płatności i faktury.
Minimalny „workflow” e-commerce
- Zamówienie → płatność → faktura KSeF (B2B) lub paragon/e-paragon (B2C).
- Wysyłka → potwierdzenie dostawy → rozpoznanie przychodu.
- Zwrot/odstąpienie → dokument zwrotu → korekta VAT → zwrot środków ≤ 14 dni.
- Sprzedaż transgraniczna → raport WSTO_EE → deklaracja OSS/IOSS i płatność VAT.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie ponad 500 rozliczeń e-commerce, które prowadziliśmy w latach 2023–2025, zebraliśmy najczęstsze źródła błędów i gotowe działania naprawcze.
Nasze dane: Najczęstsze błędy w e-commerce
| Błąd | Skutek | Jak naprawiamy |
|---|---|---|
| Brak rozdzielenia sprzedaży z magazynu zagranicznego | Zła stawka VAT i zaległości | Audyt łańcucha dostaw, rejestracja lokalna, korekty |
| Niewłaściwe oznaczenia WSTO_EE w JPK | Niezgodność ewidencji | Mapowanie ERP→JPK, testy na schemacie MF |
| Spóźnione korekty przy zwrotach | Ryzyko odsetek | Procedura RMA + automatyczna korekta w KSeF |
| Niepełne dane dla DAC7 | Zapytnia KAS, blokady wypłat | Checklisty KYC sprzedawcy i weryfikacja marketplace |
| Brak rejestru opakowań do BDO | Kary administracyjne | Wdrożenie ewidencji mas i roczne sprawozdania |
Progress Holding wdraża KSeF, prowadzi rozliczenia OSS/IOSS i przygotowuje procesy zwrotów. Zapewniamy audyt e-commerce i stałą obsługę księgową.
Najczęściej zadawane pytania
Sprzedaję do UE poniżej 10 000 EUR. Czy muszę OSS?
Nie. Możesz rozliczać w Polsce, ale OSS bywa prostszy po zbliżeniu się do limitu (patrz materiały MF).
Wysyłam z niemieckiego magazynu FBA. Czy OSS wystarczy?
Nie. Dla sprzedaży z niemieckiego magazynu potrzebujesz niemieckiego VAT dla transakcji krajowych w DE.
Czy mogę wysyłać klientom tylko e-paragon i e-fakturę?
Tak, jeśli Twoja kasa i system spełniają wymogi i zgody klienta. Pamiętaj o KSeF dla faktur od 2026 r.
Jak oznaczam sprzedaż WSTO w JPK_V7?
Oznaczeniem WSTO_EE w ewidencji. Sprawdź aktualny schemat JPK na podatki.gov.pl.
Kiedy rozpoznaję VAT przy voucherach?
Dla SPV przy sprzedaży bonu; dla MPV przy realizacji przez klienta (ustawa o VAT).
Jakie dane marketplace może przekazać o mnie do KAS?
Dane identyfikacyjne i wartości sprzedaży, z wyjątkami dla bardzo małej skali (DAC7 na podatki.gov.pl).
Czy każdy sklep musi mieć BDO?
Jeśli „wprowadzasz” opakowania na rynek, co w e-commerce zwykle ma miejsce – tak. Zgłoszenie przez BDO.
Najważniejszy wniosek: poukładaj fakturowanie w KSeF, ewidencję WSTO_EE i procedury zwrotów, a unikniesz korekt i kar. Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Skontaktuj się z Progress Holding: +48 603 232 418 lub office@progressholding.pl. Prowadzimy rejestracje OSS/IOSS, wdrożenia KSeF i obsługę księgową dla e-commerce w Polsce.
Źródła i akty prawne (wybór): KSeF; biznes.gov.pl o KSeF; OSS/IOSS – podatki.gov.pl; Objaśnienia VAT e-commerce (MF); Płatności OSS/IOSS; UOKiK terminy, UOKiK skutki; Faktury do paragonów; Rozporządzenie o kasach 2025; Ustawa o VAT; JPK_V7; DAC7 – podatki.gov.pl; BDO; Ustawa o opakowaniach 2025; Stawki opłat produktowych 2025.
Usługi Progress Holding: wdrożenie KSeF 2.0, rejestracje OSS/IOSS, księgowość e-commerce, audyt WSTO/FBA, wsparcie BDO i polityka zwrotów. Umów konsultację: +48 603 232 418, office@progressholding.pl.
