Opisuję stan prawny aktualny na 20 listopada 2025 r., z uwzględnieniem nowych przepisów obowiązujących od 1 czerwca 2025 r. i przedłużenia szczególnych zasad zatrudniania obywateli Ukrainy do 4 marca 2026 r. Wskazuję też, gdzie sprawdzisz aktualne interpretacje na stronach polskich urzędów.
Jakie są podstawowe zasady legalnego zatrudniania cudzoziemca w Polsce w 2026 roku?
Legalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce opiera się na prostym równaniu: legalna praca = legalny pobyt + prawo do pracy + zgodna z tym umowa. Gdy którykolwiek element jest nieprawidłowy, ryzykujesz wysoką karę za nielegalne powierzenie pracy.
Trzy filary legalnej pracy cudzoziemca
Przed podpisaniem umowy z cudzoziemcem zawsze weryfikuj trzy obszary. Dzięki temu ograniczasz ryzyko kontroli i kosztownych korekt.
- Legalny pobyt – ważna wiza, karta pobytu, ruch bezwizowy albo szczególne przepisy, np. dla obywateli Ukrainy.
- Prawo do pracy – zezwolenie na pracę, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, oświadczenie, zezwolenie sezonowe lub zwolnienie z obowiązku pozwolenia.
- Umowa i warunki – pisemna umowa zgodna z dokumentem, odpowiednie wynagrodzenie i zgłoszenie do ZUS oraz urzędów.
Podstawowy schemat oceny legalności zatrudnienia
Poniższa tabela pokazuje prosty schemat, który stosuję przy wstępnej ocenie legalności zatrudnienia cudzoziemca. Możesz ją potraktować jako checklistę dla działu HR lub właściciela małej firmy.
| Element | O co pytasz? | Typowe dokumenty |
|---|---|---|
| Pobyt | Czy pobyt jest legalny i pozwala na pracę? | Wiza krajowa, wiza Schengen PL, karta pobytu, specustawa UA |
| Prawo do pracy | Czy cudzoziemiec ma dostęp do rynku pracy? | Zezwolenie na pracę, zezwolenie na pobyt i pracę, oświadczenie, zezwolenie sezonowe, powiadomienie UA, zwolnienie z obowiązku pozwolenia |
| Umowa | Czy umowa odzwierciedla warunki z dokumentu? | Umowa o pracę, umowa zlecenia, B2B wraz z tłumaczeniem dla cudzoziemca |
| Warunki pracy | Czy wynagrodzenie i etat spełniają wymogi ustawowe? | Stawka co najmniej jak w dokumencie i nie niższa niż polskie minimum |
| Zgłoszenia | Czy wykonano wszystkie zgłoszenia do urzędów? | ZUS, urząd skarbowy, powiadomienia do urzędu pracy / wojewody |
W Progress Holding przeprowadzamy taki audyt jeszcze przed podpisaniem pierwszej umowy z cudzoziemcem. Dzięki temu Twoja firma zaczyna współpracę od bezpiecznego poziomu, a nie od prostowania błędów po pierwszej kontroli.
Jakie dokumenty uprawniają cudzoziemca do pracy w Polsce w 2026 roku?
W 2026 roku cudzoziemiec może pracować w Polsce na podstawie kilku rodzajów dokumentów albo zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia. Konkretny dokument zależy od obywatelstwa, statusu pobytowego oraz rodzaju wykonywanej pracy.
Obywatele UE, EOG i Szwajcarii
Obywatele państw UE, EOG i Szwajcarii mogą co do zasady pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę. Dbają jednak o legalny pobyt, a przy dłuższym pobycie o rejestrację pobytu i dokument pobytowy.
Obywatele Ukrainy – specustawa i powiadomienie o powierzeniu pracy
Obywatele Ukrainy, którzy legalnie przebywają w Polsce w związku z wojną, mogą pracować bez standardowego zezwolenia. Warunkiem jest złożenie elektronicznego powiadomienia o powierzeniu pracy przez pracodawcę w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia.
Nowe przepisy przedłużają uznanie pobytu wielu obywateli Ukrainy za legalny do 4 marca 2026 r. Utrzymano też model zatrudnienia oparty na powiadomieniu, składanym przez system praca.gov.pl, bez dodatkowych opłat.
Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Armenii – oświadczenie
Dla obywateli pięciu państw: Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Armenii, przewidziano uproszczony dostęp do rynku pracy. Możesz powierzyć pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń.
Od kilku lat oświadczenie może obejmować okres pracy do 24 miesięcy, a rozpoczęcie pracy musi nastąpić nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia. Od 2025 roku dochodzą też dodatkowe obowiązki, m.in. przesłanie kopii umowy do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy.
Inni obywatele państw trzecich – zezwolenia na pracę i pobyt
Większość obywateli państw spoza UE, EOG i Szwajcarii potrzebuje dokumentu dopuszczającego do polskiego rynku pracy. Najczęściej będzie to zezwolenie na pracę, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub zezwolenie na pracę sezonową.
| Dokument | Dla kogo | Kto wydaje | Maksymalny okres |
|---|---|---|---|
| Zezwolenie na pracę (typ A) | Praca u polskiego pracodawcy w Polsce | Wojewoda | Zwykle do 3 lat, zależnie od umowy |
| Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę | Pobyt i praca u wskazanego pracodawcy | Wojewoda | Do 3 lat |
| Zezwolenie na pracę sezonową | Prace sezonowe w określonych branżach | Starosta | Do 9 miesięcy w roku kalendarzowym |
| Oświadczenie o powierzeniu pracy | Obywatele UA, BY, GE, MD, AM | Starosta / urząd pracy | Do 24 miesięcy |
| Zwolnienie z obowiązku zezwolenia | M.in. absolwenci polskich szkół, Karta Polaka | Nie dotyczy | Zależnie od pobytu i umowy |
Jeśli nie masz pewności, jaki dokument będzie właściwy dla konkretnego pracownika, możesz zlecić nam analizę sytuacji. W Progress Holding przygotowujemy dla klientów krótką notę prawno-podatkową, która opisuje optymalną ścieżkę zatrudnienia danego cudzoziemca.
Jak krok po kroku zatrudnić cudzoziemca w 2026 roku?
Procedura zatrudnienia cudzoziemca w 2026 roku jest już w pełni cyfrowa i wieloetapowa. Musisz zaplanować kolejność działań, bo błędna kolejność może unieważnić dokumenty lub opóźnić start pracy.
Krok 1: Sprawdź obywatelstwo i status pobytu
Na początku sprawdzasz, z jakiego państwa pochodzi kandydat i na jakiej podstawie przebywa w Polsce. To decyduje, czy w ogóle potrzebujesz zezwolenia, oświadczenia, czy wystarczy samo powiadomienie, jak przy wielu obywatelach Ukrainy.
- Dla obywateli UE/EOG/Szwajcarii kluczowy jest legalny pobyt, nie zezwolenie na pracę.
- Dla obywateli Ukrainy objętych specustawą sprawdzasz, czy mieszczą się w przedłużonym okresie ochrony do 4 marca 2026 r.
- Dla pozostałych cudzoziemców wybierasz właściwy typ zezwolenia lub oświadczenia.
Krok 2: Wybierz właściwy dokument dopuszczający do rynku pracy
Kolejny krok to wybór ścieżki: oświadczenie, powiadomienie, zezwolenie na pracę albo zezwolenie na pobyt i pracę. W 2026 roku wszystkie te procedury są prowadzone elektronicznie, przez portal praca.gov.pl lub właściwe e-systemy urzędów.
- Dla prostych prac niewymagających wysokich kwalifikacji często wystarczy oświadczenie lub sezonowe zezwolenie.
- Dla specjalistów i kadry menedżerskiej typowe jest zezwolenie na pracę lub jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.
- Przy dłuższej współpracy opłaca się od razu zaplanować ścieżkę: wiza – zezwolenie – karta pobytu.
Krok 3: Przygotuj ofertę i umowę spełniającą wymogi ustawowe
W ofercie pracy i umowie musisz zapewnić wynagrodzenie co najmniej na poziomie polskiego minimum. Przy wielu zezwoleniach wynagrodzenie nie może być też niższe niż płaca pracowników na podobnych stanowiskach.
Umowa musi być zawarta na piśmie, a cudzoziemiec powinien otrzymać tłumaczenie na język dla niego zrozumiały. Od 2025 roku masz dodatkowy obowiązek przesłania kopii umowy do urzędu, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie, jeszcze przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.
Krok 4: Złóż wnioski elektronicznie i dopełnij zgłoszeń
Od 1 czerwca 2025 r. wnioski o zezwolenia na pracę i oświadczenia składasz wyłącznie elektronicznie. Używasz do tego kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego lub e-dowodu.
- W systemie praca.gov.pl zakładasz konto pracodawcy lub pełnomocnika.
- Do wniosku dołączasz projekt umowy, dane cudzoziemca, informacje o stanowisku i wynagrodzeniu.
- Po rozpoczęciu pracy zgłaszasz cudzoziemca do ZUS w ciągu 7 dni, a przy obywatelach Ukrainy dodatkowo składasz powiadomienie, jeśli jest wymagane.
Jeśli chcesz odciążyć swój dział HR, możesz przekazać te kroki do Progress Holding. Przygotowujemy wnioski, obsługujemy korespondencję z urzędami i pilnujemy terminów, a Ty dostajesz jasny status sprawy w języku polskim lub angielskim.
Jak różni się zatrudnianie obywateli UE, Ukrainy i innych państw trzecich?
W 2026 roku sposób zatrudniania cudzoziemca mocno zależy od jego obywatelstwa. Inne zasady obowiązują obywatela Francji, inne obywatela Ukrainy, a jeszcze inne obywatela np. Indii czy Filipin.
Obywatele UE/EOG/Szwajcarii – uproszczony model
Przy obywatelach UE/EOG/Szwajcarii koncentrujesz się na standardowych zasadach prawa pracy i podatków. Nie potrzebujesz zezwolenia na pracę, natomiast przy pobycie dłuższym niż 3 miesiące pracownik powinien dopełnić formalności pobytowych.
Obywatele Ukrainy – szczególne zasady do 4 marca 2026 r.
Dla obywateli Ukrainy obowiązuje nadal szczególny reżim związany ze specustawą. Legalny pobyt wielu osób jest przedłużony z mocy prawa, a dostęp do rynku pracy odbywa się na podstawie prostego powiadomienia złożonego przez pracodawcę.
Ta ścieżka jest znacznie szybsza niż standardowe zezwolenia na pracę, ale wymaga dochowania terminów i dokładnego wypełnienia formularza elektronicznego. W Progress Holding najczęściej łączymy powiadomienie z równoległą ścieżką uzyskania zezwolenia na pobyt, aby zabezpieczyć dłuższą współpracę.
Inni obywatele państw trzecich – standardowe i sezonowe zezwolenia
Dla pozostałych cudzoziemców najczęściej potrzebujesz zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. W sektorach sezonowych, jak rolnictwo czy turystyka, stosuje się zezwolenia na pracę sezonową na okres do 9 miesięcy w roku.
Jakie obowiązki ma pracodawca wobec urzędów przy zatrudnianiu cudzoziemca?
Od 2025 roku Twoje obowiązki jako pracodawcy wobec instytucji znacznie się rozszerzyły. Chodzi zarówno o przygotowanie dokumentów, jak i o to, co robisz po rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca.
Obowiązki przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy
Przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca musisz zweryfikować jego dokument pobytowy i prawo do pracy. Od czerwca 2025 r. musisz też przesłać kopię umowy do organu, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie.
- Sprawdzasz wizę, kartę pobytu lub inny dokument pobytowy i robisz z niego kopię do akt.
- Weryfikujesz, czy dokument dopuszczający do rynku pracy obejmuje Twoją firmę, stanowisko, miejsce pracy i wymiar etatu.
- Przed rozpoczęciem pracy wysyłasz skan umowy przez praca.gov.pl do właściwego urzędu pracy lub wojewody.
Obowiązki po rozpoczęciu pracy
Po rozpoczęciu pracy masz obowiązek zgłoszenia cudzoziemca do ZUS i, w wielu przypadkach, informowania urzędu o podjęciu pracy. Przy powiadomieniu obywatela Ukrainy liczy się termin 7 dni, liczony od dnia powierzenia pracy.
- Zgłaszasz cudzoziemca do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
- Informujesz urząd pracy lub wojewodę o podjęciu, zakończeniu lub braku podjęcia pracy, zgodnie z decyzją lub wpisem oświadczenia.
- Przechowujesz dokumenty dotyczące zatrudnienia cudzoziemca, aby móc je okazać PIP, Straży Granicznej lub skarbówce.
W praktyce te obowiązki są dla wielu małych firm dużym obciążeniem administracyjnym. Dlatego coraz częściej przejmujemy w Progress Holding rolę zewnętrznego działu HR, który pilnuje terminów zgłoszeń i przygotowuje odpowiednie korekty.
Jakie są sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce?
Od 1 czerwca 2025 r. kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców są znacznie wyższe. Pracodawca, który nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, musi liczyć się z grzywną od 3 000 do 50 000 zł za każdy przypadek.
Jak rozumieć „nielegalne powierzenie pracy”?
Nielegalne powierzenie pracy to nie tylko brak zezwolenia na pracę. To także zatrudnienie cudzoziemca nieposiadającego legalnego pobytu lub powierzenie pracy na innych warunkach niż wskazane w zezwoleniu, oświadczeniu czy powiadomieniu.
Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom oraz znowelizowane przepisy karne przewidują wysokie kary za takie naruszenia. Minimalna grzywna wynosi 3 000 zł za jednego cudzoziemca, a maksymalna może sięgnąć 50 000 zł.
Konsekwencje dla cudzoziemca
Cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, również ponosi odpowiedzialność. Przepisy przewidują grzywnę co najmniej 1 000 zł, a w skrajnych przypadkach problemy z przedłużeniem pobytu.
Dlatego przy kontrolach PIP czy Straży Granicznej obie strony powinny móc pokazać komplet dokumentów. W Progress Holding przygotowujemy dla klientów „teczki kontroli” z uporządkowanymi kopiami dokumentów na wypadek wizyty inspekcji.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
W pracy z klientami Progress Holding widzę, że zatrudnianie cudzoziemców w Polsce jest często pierwszym poważnym kontaktem z polskim prawem migracyjnym. Dobrze zaplanowany proces daje firmie pewność i stabilność, a źle zaplanowany generuje stres i koszty już przy pierwszej kontroli.
Najczęstsze modele współpracy z cudzoziemcami
W praktyce spotykam trzy najczęstsze modele współpracy z cudzoziemcami. Każdy z nich wymaga innego ułożenia dokumentów, ale logika jest podobna.
- Model „szybki start” – oświadczenie lub powiadomienie UA, a równolegle ścieżka karty pobytu i pracy.
- Model „specjalista IT” – zezwolenie na pobyt czasowy i pracę z wynagrodzeniem wyraźnie powyżej minimum oraz stabilna umowa.
- Model „sezonowy” – zezwolenie na pracę sezonową, często z opcją wielosezonowego wpisu dla tych samych pracowników.
Najczęstsze błędy, które widzę w dokumentach pracodawców
- Umowa zawarta na innych warunkach niż w oświadczeniu lub zezwoleniu (inna stawka, inne miejsce pracy).
- Brak przesłania kopii umowy do urzędu po zmianach z 2025 roku.
- Niewłaściwy tytuł pobytowy – np. praca na wizie turystycznej lub wizie innego państwa Schengen.
- Przekroczenie zakresu pracy wpisanego w dokumencie, bez zmiany decyzji lub nowego wniosku.
Jak konkretnie pomaga Progress Holding?
W Progress Holding możemy zaplanować z Tobą całą ścieżkę zatrudnienia konkretnego cudzoziemca. Obejmuje to dobór dokumentu, przygotowanie wniosków i umów, a także stałą obsługę kadrowo-płacową i podatkową Twojej firmy.
Dla klientów zagranicznych i polskich przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców prowadzimy obsługę po polsku i angielsku. Jeśli planujesz większy zespół międzynarodowy, możemy też pomóc w rejestracji spółki, uzyskaniu numerów PESEL lub NIP dla kluczowych osób i poukładaniu struktury rozliczeń.
Najczęściej zadawane pytania o zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2026 roku?
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które najczęściej słyszę od klientów planujących zatrudnianie cudzoziemców. Możesz wykorzystać tę sekcję jako szybką ściągę dla siebie lub swojego działu HR.
Czy zawsze potrzebuję zezwolenia na pracę dla cudzoziemca?
Nie zawsze. Obywatele UE/EOG/Szwajcarii, część absolwentów polskich uczelni, osoby z Kartą Polaka czy wielu obywateli Ukrainy mogą pracować bez zezwolenia. Zawsze jednak musisz sprawdzić, czy konkretny cudzoziemiec mieści się w katalogu zwolnień oraz czy jego pobyt jest legalny.
Czy mogę zatrudnić cudzoziemca na umowę zlecenia albo B2B?
Tak, prawo dopuszcza zatrudnienie cudzoziemca na umowę zlecenia lub współpracę B2B, o ile dokument dopuszczający do rynku pracy to obejmuje. Musisz jednak pamiętać o minimalnej stawce godzinowej oraz o tym, żeby nie zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną, gdy faktycznie występuje stosunek pracy.
Czy cudzoziemiec może zacząć pracę, gdy czeka na decyzję o zezwoleniu?
W części przypadków tak, np. przy pracy sezonowej lub przedłużaniu ważnego zezwolenia. Muszą być jednak spełnione szczegółowe warunki z ustawy i przepisów wykonawczych, w tym złożenie wniosku bez braków i praca na dotychczasowych warunkach prawa do pracy.
Czy mogę zatrudnić cudzoziemca, który ma wizę innego państwa Schengen?
Od 2025 roku cudzoziemcy z wizami innych państw Schengen co do zasady nie mogą legalnie pracować w Polsce na tej podstawie. W takiej sytuacji trzeba zaplanować uzyskanie właściwej wizy lub karty pobytu związanej z pracą w Polsce.
Jak szybko urząd wyda zezwolenie na pracę lub pobyt i pracę?
Czas trwania postępowania zależy od województwa i obciążenia urzędu. W praktyce standardowe sprawy trwają od kilku tygodni do kilku miesięcy, dlatego warto zacząć procedurę z wyprzedzeniem i od razu przygotować komplet dokumentów.
Czy Progress Holding może prowadzić za mnie korespondencję z ZUS i urzędami pracy?
Tak. W ramach obsługi kadrowo-płacowej i doradztwa dla cudzoziemców możemy zostać Twoim pełnomocnikiem. Obejmuje to składanie wniosków, odbieranie korespondencji i wyjaśnianie urzędowych pism, tak abyś mógł skupić się na prowadzeniu biznesu.
Jeśli planujesz zatrudnić cudzoziemca lub cały zespół międzynarodowy w Polsce w 2026 roku, dobrze przygotowana procedura oszczędzi Ci stresu, czasu i pieniędzy. Właściwy dobór dokumentów, umów i zgłoszeń zabezpiecza Twoją firmę przed wysokimi karami i pozwala spokojnie rozwijać biznes. Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl.
