Czym jest JPK – Jednolity Plik Kontrolny?
JPK to ustandaryzowany plik XML z danymi z Twojego systemu księgowego, który wysyłasz do KAS. Plik odzwierciedla księgi podatkowe i dowody księgowe w formie elektronicznej, zgodnie z wymaganiami Ordynacji podatkowej.
Definicja JPK według polskich przepisów
Podstawą prawną JPK jest art. 193a Ordynacji podatkowej. Ustawa opisuje JPK jako elektroniczną postać ksiąg podatkowych i dowodów księgowych, o określonej strukturze logicznej, którą ogłasza Minister Finansów.
Ministerstwo Finansów publikuje wszystkie struktury JPK w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na Portalu Podatkowym.
Oficjalna strona JPK na podatki.gov.pl oraz Ordynacja podatkowa w ISAP to podstawowe źródła, do których zawsze sięgam przy analizie przepisów.
Jak wygląda struktura pliku JPK?
Każdy rodzaj JPK ma własną strukturę logiczną, opisaną w pliku XSD. Struktura określa, jakie pola muszą się znaleźć w pliku, w jakim formacie i w jakiej kolejności.
- JPK zawiera część nagłówkową z danymi podmiotu, okresem i typem pliku.
- Dalej pojawiają się sekcje z danymi szczegółowymi: faktury, zapisy księgowe, środki trwałe.
- Na końcu znajduje się część kontrolna z sumami kontrolnymi, które pozwalają wykryć błędy.
Aktualne struktury znajdziesz w zakładce Struktury JPK na gov.pl. Twój program księgowy powinien być z nimi zgodny na bieżąco.
Jakie rodzaje plików JPK obowiązują firmy w 2025 i 2026 roku?
W 2025 i 2026 roku przedsiębiorcy mają do czynienia z trzema głównymi grupami JPK: JPK_VAT, JPK_PD dla podatków dochodowych oraz JPK na żądanie. Każda grupa ma inne terminy i inny zakres danych.
Przegląd najważniejszych struktur JPK
Poniższa tabela pokazuje główne rodzaje JPK, z którymi spotyka się typowa firma w Polsce. Dzięki temu łatwiej zobaczysz, które pliki dotyczą Twojego biznesu.
| Rodzaj JPK | Zakres | Kto składa | Tryb |
|---|---|---|---|
| JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M / JPK_V7K) | Ewidencja VAT + deklaracja VAT-7 lub VAT-7K | Wszyscy czynni podatnicy VAT | Obowiązkowo, co miesiąc (faktury) z częścią deklaracyjną według trybu rozliczeń |
| JPK_PD (np. JPK_KR_PD, JPK_ST_KR) | Księgi rachunkowe i środki trwałe dla CIT/PIT | Od 2025 r. wybrane duże podmioty CIT i PGK, z progami przychodów | Okresowo, za rok podatkowy, elektronicznie |
| JPK na żądanie (JPK_KR, JPK_FA, JPK_MAG, JPK_WB itd.) | Wybrane obszary ewidencji, np. faktury, magazyn, wyciągi bankowe | Każdy podatnik prowadzący daną ewidencję | Wyłącznie na żądanie organu podatkowego, w wyznaczonym terminie |
| JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_ST | Księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów, środki trwałe | Podatnicy PIT na KPiR lub ryczałcie | Na żądanie lub w ramach JPK_PD, zależnie od statusu |
Oficjalny opis JPK na żądanie, w tym listę struktur i narzędzia, znajdziesz w zakładce JPK na żądanie na podatki.gov.pl.
Kto i kiedy musi wysyłać JPK_VAT w 2026 roku?
W 2026 roku JPK_VAT z deklaracją wysyłają wszyscy czynni podatnicy VAT, niezależnie od wielkości firmy. Plik JPK_V7M lub JPK_V7K przekazujesz co miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca po zakończonym okresie rozliczeniowym.
Podmioty objęte obowiązkiem JPK_VAT
Obowiązek JPK_VAT dotyczy podatników zarejestrowanych jako VAT czynni. Wysyłasz jeden plik, który łączy ewidencję sprzedaży i zakupów z częścią deklaracyjną.
- Jeśli rozliczasz VAT miesięcznie, wysyłasz JPK_V7M za każdy miesiąc.
- Jeśli rozliczasz VAT kwartalnie, wysyłasz JPK_V7K, ale również co miesiąc, z odpowiednim wypełnieniem części deklaracyjnej.
- Podatnicy korzystający wyłącznie ze zwolnienia podmiotowego z VAT zwykle nie składają JPK_VAT, chyba że wchodzą w szczególne przypadki określone w ustawie.
Szczegółowe zasady opisuje strona JPK_VAT z deklaracją oraz broszura informacyjna Ministerstwa Finansów.
Terminy i skutki spóźnienia z JPK_VAT
Standardowy termin na złożenie JPK_VAT to 25. dzień miesiąca po okresie. Niedotrzymanie terminu może oznaczać odpowiedzialność karną skarbową oraz wezwania do złożenia wyjaśnień.
Urząd może nałożyć karę porządkową za brak pliku lub wezwać zarząd do osobistego stawiennictwa. Dlatego w praktyce warto mieć w firmie procedurę kontrolującą daty wysyłki.
Jak przygotować plik JPK w systemie księgowym?
Plik JPK generujesz bezpośrednio z programu księgowego lub z darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów. Kluczowe jest to, aby program używał aktualnej wersji struktury i poprawnie mapował Twoje dane księgowe.
Krok 1: Aktualny schemat i poprawne ustawienia programu
Zacznij od upewnienia się, że Twój system księgowy obsługuje najnowsze schemy JPK. Producent oprogramowania powinien aktualizować struktury zgodnie z komunikatami MF.
- Sprawdź, czy program wykorzystuje aktualne oznaczenia pól JPK_V7M / JPK_V7K.
- Skonfiguruj stawki VAT, kody GTU, oznaczenia procedur oraz kontrahentów.
- Dla JPK_PD zweryfikuj mapowanie kont księgowych i środków trwałych do nowych pól JPK_KR_PD i JPK_ST_KR.
Na stronie pliki do pobrania JPK_VAT znajdziesz aktualne schemy XML oraz opis zmian.
Krok 2: Generowanie i walidacja pliku JPK
Po zamknięciu okresu rozliczeniowego generujesz plik JPK z systemu. Następnie sprawdzasz go lokalnie, korzystając z funkcji walidacji w programie lub w narzędziu MF.
- Zwróć uwagę na zgodność sum kontrolnych i liczb dokumentów z raportami wewnętrznymi.
- Przeanalizuj komunikaty błędów technicznych przed podpisaniem i wysyłką.
- Dla większych firm warto wdrożyć zasadę „czterech oczu” przy akceptacji pliku.
Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak e-mikrofirma i aplikacje Klient JPK. Pomagają one wygenerować, zweryfikować, podpisać i wysłać JPK_VAT oraz inne pliki.
Opis tych narzędzi znajdziesz w zakładce Bezpłatne narzędzia oraz w sekcji aplikacji JPK na podatki.gov.pl.
Jeśli nie chcesz samodzielnie zajmować się technicznymi aspektami JPK, możesz to zlecić nam. W Progress Holding prowadzimy księgowość dla firm polskich i zagranicznych, konfigurujemy systemy i przygotowujemy pliki JPK w Twoim imieniu.
Jak wysłać JPK_VAT i inne pliki JPK do urzędu skarbowego?
JPK wysyłasz wyłącznie elektronicznie przez kanały Ministerstwa Finansów. Najczęściej korzystasz z e-Urzędu Skarbowego, aplikacji e-mikrofirma albo Klienta JPK_WEB, a plik podpisujesz kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym lub danymi autoryzującymi.
Metody podpisania pliku JPK
MF dopuszcza kilka form podpisu pod plikiem JPK_VAT z deklaracją. Wybór zależy od wielkości firmy i Twojej infrastruktury.
- Podpis kwalifikowany – standard dla spółek i większych firm.
- Profil zaufany – często wybierany przez JDG i mniejsze podmioty.
- Dane autoryzujące – NIP, imię, nazwisko, data urodzenia i kwota przychodu dla osób fizycznych.
Na stronie gov.pl o podpisywaniu JPK_VAT profilem zaufanym znajdziesz instrukcję krok po kroku.
Wysyłka przez Klient JPK_WEB i e-mikrofirma
Jeśli korzystasz z e-mikrofirmy, możesz wygenerować JPK_VAT, podpisać plik i wysłać go bezpośrednio z aplikacji. Alternatywnie możesz użyć aplikacji Klient JPK_WEB, która obsługuje konwersję plików CSV do XML, szyfrowanie, podpisywanie i wysyłanie.
- Importujesz plik z programu księgowego lub przygotowujesz go w narzędziu MF.
- Walidujesz plik, podpisujesz go i wysyłasz przez wbudowaną funkcję „Wyślij dokument”.
- Po wysyłce pobierasz UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, które przechowujesz w dokumentacji.
Szczegółowy opis wysyłki JPK_VAT znajdziesz w sekcji „Wysyłanie JPK_VAT” na podatki.gov.pl.
W Progress Holding możemy zostać Twoim pełnomocnikiem do JPK. Przygotowujemy pliki, podpisujemy je kwalifikowanym podpisem biura i pilnujemy terminów, a Ty dostajesz czytelną informację, że JPK został przyjęty przez system MF.
Jakie zmiany w JPK obowiązują od 2025 i 2026 roku?
Od 2025 i 2026 roku JPK jest mocno powiązany z podatkami dochodowymi oraz Krajowym Systemem e-Faktur. Pojawiają się nowe struktury JPK_PD dla CIT i PIT oraz nowa wersja JPK_VAT z deklaracją powiązana z KSeF.
JPK_PD i JPK_CIT od 2025 roku
Od 1 stycznia 2025 r. wybrani podatnicy CIT oraz duże podmioty muszą prowadzić księgi w formie elektronicznej i raportować je jako JPK_PD. W praktyce oznacza to nowe pliki JPK_KR_PD (księgi) oraz JPK_ST_KR (środki trwałe), a także powiązane struktury dla KPiR i ryczałtu.
Pierwsze raportowanie za rok 2025 wiele firm zrealizuje do 31 marca 2026 r. Dotyczy to podmiotów przekraczających określony próg przychodów oraz podatkowych grup kapitałowych.
Nowa struktura JPK_VAT od 1 lutego 2026 roku
Ministerstwo Finansów zapowiedziało wejście w życie nowej wersji JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r. Robocze schemy JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) są już opublikowane, aby producenci programów mogli się przygotować.
Zmiany są powiązane z KSeF i obejmują m.in. nowe pola na numer KSeF i oznaczenia faktur wystawionych poza systemem. To oznacza, że Twoje oprogramowanie musi zostać zaktualizowane przed pierwszym plikiem za okres rozpoczynający się w lutym 2026 r.
Informacje o nowych strukturach znajdziesz w komunikatach MF, m.in. w sekcji komunikaty techniczne oraz w zakładce JPK_VAT.
Nasze dane: Najczęstsze błędy w JPK
W Progress Holding obsługujemy na bieżąco wysyłkę JPK_VAT oraz JPK na żądanie dla klientów z różnych branż. Na podstawie setek plików miesięcznie widzimy typowe błędy, które powtarzają się nawet u doświadczonych przedsiębiorców.
Błędy merytoryczne, które najczęściej widzimy
- Niespójność między JPK_VAT a deklaracją VAT-7 lub VAT-7K w części kwotowej.
- Brak powiązania faktur z właściwymi kodami GTU lub procedurami, mimo realnych transakcji specjalnych.
- Błędne oznaczenie statusu kontrahenta, np. błędny NIP lub kraj przy transakcjach zagranicznych.
- Brak korekty JPK po zmianie faktury, mimo wystawionej faktury korygującej w systemie.
Błędy techniczne i organizacyjne
- Korzystanie z nieaktualnej wersji schemy JPK po zmianach MF.
- Brak procedury weryfikacji plików przed wysyłką i brak kopii roboczych.
- Brak UPO w aktach firmy, co utrudnia obronę w razie sporu z urzędem.
Przy nowych strukturach JPK_PD dla podatków dochodowych spodziewamy się podobnych problemów, ale w jeszcze większej skali. Dotyczy to szczególnie mapowania kont do nowych pól i spójności między JPK a sprawozdaniem finansowym.
Jak pomagamy klientom w praktyce
W Progress Holding wprowadzamy dla klientów checklisty JPK oraz wewnętrzne kontrole jakości plików. Dzięki temu błędy wychwytujemy przed wysyłką, a nie dopiero po wezwaniu z urzędu.
Dla nowych klientów często zaczynamy od audytu JPK za wybrany okres. Analizujemy strukturę pliku, zgodność z księgami oraz typowe sygnały ostrzegawcze, które widzi system analityczny KAS.
Najczęściej zadawane pytania
Zebrałem najczęstsze pytania o JPK, które słyszę od właścicieli firm i cudzoziemców prowadzących biznes w Polsce. Odpowiedzi pomogą Ci szybko sprawdzić, czy Twoje obowiązki są dobrze poukładane.
Czy muszę składać JPK_VAT, jeśli mam małą firmę?
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, obowiązek JPK_VAT dotyczy Cię niezależnie od obrotu. Wyjątkiem są podatnicy, którzy korzystają wyłącznie ze zwolnienia z VAT i nie mają obowiązku składania deklaracji VAT.
Czy JPK dotyczy też cudzoziemca prowadzącego firmę w Polsce?
Tak. Jeśli prowadzisz działalność w Polsce jako cudzoziemiec i jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT lub CIT, Twoja firma podlega tym samym zasadom JPK. Różnica polega tylko na tym, że część komunikacji z administracją może wymagać pełnomocnika lub tłumacza.
Co zrobić, jeśli wyślę JPK z błędem?
Jeśli zauważysz błąd po wysyłce, przygotuj korektę JPK za ten sam okres. Wysyłasz nowy plik z odpowiednim oznaczeniem jako korekta oraz ewentualnym pismem wyjaśniającym, jeśli błąd był istotny.
Czy JPK zastępuje tradycyjną kontrolę podatkową?
Nie. JPK jest narzędziem, które pozwala urzędowi szybko analizować dane i typować podmioty do kontroli. Sama kontrola może odbywać się zdalnie lub w siedzibie firmy, na podstawie JPK i dodatkowych dokumentów.
Czy mogę powierzyć przygotowanie i wysyłkę JPK biuru księgowemu?
Tak. Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego lub szczególnego do spraw JPK i technicznej wysyłki plików. W Progress Holding standardowo bierzemy ten obowiązek na siebie w ramach obsługi księgowej, tak abyś nie musiał śledzić każdej zmiany w strukturach.
JPK to nie tylko techniczny plik, ale codzienna wizytówka Twojej księgowości w oczach administracji skarbowej. Im lepiej uporządkujesz dane i procedury, tym mniej stresu przy ewentualnych pytaniach z urzędu. Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl.
