Czym jest KPiR i do czego służy w 2026 roku?
KPiR to podatkowa księga przychodów i rozchodów, w której ewidencjonujesz przychody i koszty z działalności. Służy wyłącznie do celów podatku dochodowego i stanowi podstawę do wyliczenia zaliczek oraz podatku rocznego.
Podstawy prawne KPiR
KPiR wynika przede wszystkim z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności z art. 24a. Szczegółowe zasady prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aktualne teksty znajdziesz w Dzienniku Ustaw na isap.sejm.gov.pl.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – t.j. na isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 23.12.2019 r. w sprawie KPiR
- Nowe rozporządzenie KPiR obowiązujące od 2026 r.
Do czego KPiR służy w praktyce?
Na podstawie KPiR liczysz dochód, czyli różnicę między przychodami a kosztami działalności. Te dane przenosisz później do zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L. Księga pozwala też kontrolować marżę i rentowność Twojej firmy w ujęciu miesięcznym.
Kiedy KPiR ma sens dla Twojej firmy?
KPiR jest najbardziej opłacalna dla mikro i małych firm, które nie mają skomplikowanej struktury. Dobrze sprawdza się u freelancerów, jednoosobowych działalności oraz prostych spółek osobowych. W Progress Holding zawsze analizujemy, czy KPiR jest dla Ciebie najlepszym wyborem, czy lepiej od razu wejść w pełną księgowość.
Kto musi prowadzić KPiR w 2026 roku?
KPiR w 2026 roku prowadzą osoby fizyczne i spółki osobowe osób fizycznych, jeśli rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym i nie przekroczyły progu przychodów wymuszającego pełną księgowość. Z KPiR nie korzystasz, gdy rozliczasz się ryczałtem, kartą podatkową albo masz spółkę kapitałową.
Podmioty, które standardowo prowadzą KPiR
- osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,
- spółka cywilna osób fizycznych,
- spółka jawna osób fizycznych,
- spółka partnerska,
- przedsiębiorstwo w spadku, jeżeli przychody mieszczą się w limicie KPiR.
Kiedy nie stosujesz KPiR?
- gdy rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub kartą podatkową,
- gdy prowadzisz księgi rachunkowe (pełna księgowość),
- gdy działasz jako spółka z o.o., S.A. lub prosta spółka akcyjna,
- gdy Twoje przychody z działalności przekroczyły limit 2,5 mln euro i powstał obowiązek pełnych ksiąg.
KPiR a cudzoziemiec prowadzący firmę w Polsce
Cudzoziemiec może prowadzić działalność na KPiR, jeśli spełnia warunki wjazdu, pobytu i dostępu do działalności gospodarczej w Polsce. Potrzebujesz numeru PESEL lub NIP, adresu do doręczeń i rejestracji działalności w CEIDG lub rejestracji spółki. W Progress Holding pomagamy cudzoziemcom w kompletnej rejestracji firmy, wyborze formy opodatkowania i uruchomieniu KPiR krok po kroku.
Jaki jest limit przychodów dla KPiR i kiedy w 2026 roku trzeba przejść na pełną księgowość?
Obowiązek przejścia z KPiR na księgi rachunkowe w 2026 roku powstaje, gdy Twoje przychody za 2025 rok przekroczą równowartość 2,5 mln euro. Dla 2026 roku oznacza to przychody co najmniej 10 646 500 zł.
Jak liczony jest limit 2,5 mln euro?
Limit wynika z ustawy o rachunkowości i ustawy o PIT. Przelicza się go na złote według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Na tej podstawie dla 2026 roku przyjęto kwotę 10 646 500 zł.
Co oznacza przekroczenie limitu dla Twojej firmy?
Jeśli w 2025 roku przekroczysz limit 10 646 500 zł przychodów, od 1 stycznia 2026 roku musisz prowadzić księgi rachunkowe. Nie możesz już stosować KPiR w kolejnym roku podatkowym. W takiej sytuacji pomaga Progress Holding, przenosząc Twoje dane z KPiR do pełnej księgowości i układając plan kont zgodny z ustawą o rachunkowości.
Dobrowolne przejście na pełne księgi
Nawet jeśli nie przekraczasz limitu 2,5 mln euro, możesz dobrowolnie przejść na księgi rachunkowe. Taki krok ma sens, gdy rozwijasz firmę, pozyskujesz inwestora lub finansowanie bankowe. Wspólnie analizujemy, czy w Twoim przypadku zysk informacyjny z pełnej księgowości uzasadnia wyższe koszty obsługi.
Jak założyć i zgłosić KPiR krok po kroku?
KPiR zakładasz na dzień rozpoczęcia działalności lub na pierwszy dzień nowego roku podatkowego. Całość formalności możesz załatwić przy rejestracji działalności, odpowiednio wypełniając wniosek CEIDG lub dokumenty rejestracyjne spółki.
Krok 1. Wybierz formę opodatkowania dochodu
Aby prowadzić KPiR, wybierasz zasady ogólne (skala 12% i 32%) lub podatek liniowy 19%. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wymaga innej ewidencji, a nie KPiR. Informację o wybranej formie wskazujesz we wniosku CEIDG lub osobnym oświadczeniu do urzędu skarbowego.
Krok 2. Zarejestruj działalność i numer identyfikacyjny
Osoba fizyczna rejestruje działalność w CEIDG, a spółka osobowa wymaga umowy i zgłoszenia do właściwego rejestru oraz urzędu skarbowego. Cudzoziemiec potrzebuje numeru PESEL lub NIP oraz adresu w Polsce do doręczeń. Progress Holding przeprowadza cały proces rejestracji i pomaga uzyskać wymagane numery oraz zgłoszenia do ZUS.
Krok 3. Zaprowadź KPiR w odpowiednim momencie
Księgę zakładasz najpóźniej na dzień rozpoczęcia działalności lub od 1 stycznia nowego roku podatkowego. KPiR może być prowadzona elektronicznie w programie księgowym albo – w wyjątkach – papierowo, zgodnie z rozporządzeniem. Już na etapie zakładania księgi warto zadbać o wzór zgodny z aktualnym rozporządzeniem na 2026 rok.
Krok 4. Zgłoszenie biura rachunkowego
Jeśli zlecasz prowadzenie KPiR do Progress Holding lub innego biura, urząd skarbowy powinien znać adres przechowywania księgi. Informację o miejscu prowadzenia ksiąg wpisujesz w CEIDG lub zgłaszasz aktualizacją NIP. Dzięki temu urząd wie, gdzie może zażądać okazania dokumentacji.
Jak wygląda struktura KPiR i jakie zawiera kolumny?
KPiR ma ujednolicony układ tabeli określony w rozporządzeniu Ministra Finansów. Składa się z kolumn, które porządkują najważniejsze dane o przychodach i kosztach.
Jakie dane muszą być w nagłówku KPiR?
- nazwa firmy i imię oraz nazwisko podatnika,
- adres prowadzenia działalności,
- NIP podatnika,
- tytuł „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów” oraz miesiąc i rok, którego dotyczą zapisy.
Najważniejsze kolumny w KPiR – praktyczny podgląd
| Obszar KPiR | Co wpisujesz? |
|---|---|
| Dane podstawowe zapisu | Lp., data zdarzenia gospodarczego, numer dowodu księgowego, opis operacji. |
| Przychody ze sprzedaży | Wartość sprzedanych towarów i usług, inne przychody z działalności. |
| Zakup towarów i materiałów | Faktury zakupu towarów handlowych, materiałów oraz koszty uboczne zakupu. |
| Wynagrodzenia | Wynagrodzenia pracowników w gotówce i w naturze związane z działalnością. |
| Pozostałe wydatki | Koszty stałe, usługi obce, czynsz, media, marketing i inne koszty uzyskania przychodów. |
| Podsumowania | Łączne wydatki, łączny przychód oraz wynik w okresie rozliczeniowym. |
Dodatkowe ewidencje obok KPiR
Oprócz samej KPiR musisz prowadzić ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych. Często potrzebna jest także ewidencja wyposażenia, przebiegu pojazdów oraz raporty z kasy fiskalnej. W Progress Holding dbamy, aby wszystkie te rejestry były spójne z zapisami w KPiR i plikami JPK.
Jakie przychody i koszty wpisujesz do KPiR?
Do KPiR trafiają wszystkie przychody z Twojej działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych lub liniowo. Wpisujesz także koszty uzyskania przychodu, które mają związek z osiąganymi przychodami.
Przychody w KPiR – co ujmujesz?
- sprzedaż towarów i usług udokumentowaną fakturami i paragonami,
- przychody nieudokumentowane fakturami, ewidencjonowane na podstawie własnych dowodów wewnętrznych,
- inne przychody z działalności, na przykład odsetki od środków na rachunku firmowym,
- przychody w walutach obcych po przeliczeniu na złote według odpowiedniego kursu.
Moment powstania przychodu w KPiR
Moment powstania przychodu określa ustawa o PIT. Co do zasady jest to dzień wydania towaru, wykonania usługi lub części usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo otrzymania zapłaty. Dzięki temu urząd skarbowy może powiązać Twoje przychody z okresem, którego dotyczą.
Koszty uzyskania przychodu – praktyczne przykłady
- zakup towarów handlowych i materiałów do produkcji,
- czynsz za biuro, opłaty za media i Internet,
- leasing i koszty eksploatacji samochodu używanego w działalności,
- usługi księgowe, prawne, marketingowe oraz szkolenia związane z działalnością,
- wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców, składki ZUS finansowane przez pracodawcę.
Typowe koszty, o których przedsiębiorcy zapominają
W praktyce często pomijasz drobne wydatki, które również są kosztami podatkowymi. Chodzi o materiały biurowe, opłaty za domeny i hosting, czy niewielkie zakupy sprzętu. W Progress Holding pilnujemy, aby żadna faktura związana z działalnością nie wypadła z obiegu księgowego.
Jakie są terminy wpisów do KPiR i jak wygląda korygowanie błędów?
Zapisy w KPiR powinny być dokonywane na bieżąco, zgodnie z chronologią zdarzeń. Ustawodawca dopuszcza jednak pewne ułatwienia, szczególnie gdy prowadzenie księgi powierzysz biuru rachunkowemu.
Terminy wpisów, gdy prowadzisz KPiR samodzielnie
Standardowo dokonujesz zapisów raz dziennie, po zakończeniu dnia, którego dotyczą zdarzenia gospodarcze. Masz na to czas najpóźniej do rozpoczęcia pracy w następnym dniu. Taki rytm zapewnia zgodność KPiR z dokumentami sprzedaży i zakupu.
Terminy wpisów, gdy KPiR prowadzi biuro rachunkowe
Jeżeli KPiR prowadzi Progress Holding, możesz przekazywać dokumenty zbiorczo. Wpisy mogą być wtedy dokonywane do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Warunkiem jest prowadzenie zapisów w porządku chronologicznym.
Korygowanie pomyłek w KPiR
Błędy w KPiR poprawiasz przez korektę zapisu, z zachowaniem czytelności. Najczęściej stosuje się przekreślenie błędnej kwoty i wpisanie poprawnej z podpisem oraz datą. W systemach elektronicznych ważne jest, aby korekta pozostawiała ślad w historii zmian.
Jak prowadzić KPiR elektronicznie i co zmienia JPK_PKPIR w 2026 roku?
Od 2026 roku podatnicy PIT, którzy składają JPK_V7, muszą prowadzić KPiR elektronicznie w programie komputerowym. Dane z księgi będą przekazywane w strukturze JPK_PKPIR na żądanie organów podatkowych, a w kolejnych latach prawdopodobnie cyklicznie.
Kto musi prowadzić KPiR wyłącznie elektronicznie?
- podatnicy PIT rozliczający VAT i przekazujący plik JPK_V7M lub JPK_V7K,
- przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wymagającą ewidencji w systemach księgowych,
- większość podatników prowadzących działalność na KPiR, z pewnymi wyjątkami wskazanymi w ustawie.
Nowa struktura JPK_PKPIR od 2026 roku
Ministerstwo Finansów opublikowało broszurę opisującą strukturę JPK_PKPIR obowiązującą od 1 stycznia 2026 roku. Plik obejmuje dane nagłówkowe, identyfikacyjne podatnika oraz szczegółowe informacje o przychodach, kosztach i spisie z natury. To oznacza, że błędy w KPiR będzie dużo łatwiej wychwycić podczas kontroli.
Jak przygotować się technicznie do nowych wymogów?
Potrzebujesz programu księgowego, który obsługuje nowy schemat JPK_PKPIR oraz bezpieczne archiwum danych. Warto ustalić wewnętrzne procedury obiegu dokumentów i kontroli jakości wpisów. Progress Holding może przejąć całą obsługę KPiR, przygotowanie i wysyłkę JPK, dzięki czemu nie musisz martwić się konfiguracją systemu.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Od kilkunastu lat prowadzimy KPiR dla przedsiębiorców z Polski i z zagranicy, głównie w Warszawie. Na podstawie analizy ponad 500 procesów rejestracyjnych i setek rocznych rozliczeń widzimy powtarzalne błędy. Dobra wiadomość jest taka, że większości z nich można łatwo uniknąć.
Nasze dane: najczęstsze błędy w KPiR
- opóźnione przekazywanie dokumentów do biura, przez co wpisy nie są „na bieżąco”,
- brak powiązania raportów z kasy fiskalnej z zapisami w KPiR,
- nieprawidłowe rozliczanie wydatków mieszanych, na przykład samochodu używanego prywatnie i służbowo,
- pomijanie drobnych kosztów online, takich jak abonamenty za aplikacje i narzędzia,
- problemy z rozliczaniem faktur w walutach obcych i różnic kursowych.
Jak pracujemy z klientami zagranicznymi
Wielu naszych klientów to cudzoziemcy, którzy zakładają pierwszą firmę w Polsce i nie znają lokalnych przepisów. Pomagamy im wybrać formę działalności, uzyskać PESEL lub NIP i otworzyć konto bankowe. Następnie prowadzimy KPiR w dwóch językach roboczych, tłumacząc skutki podatkowe każdej decyzji biznesowej.
Model współpracy z Progress Holding przy KPiR
Zwykle ustalamy stały harmonogram przekazywania dokumentów – na przykład raz w tygodniu lub raz w miesiącu. Klient ma wgląd do aktualnych wyników finansowych i prognozy podatku, dzięki czemu może planować płynność. Jeśli planujesz rozwój, od razu projektujemy proces tak, aby łatwo było przejść na pełną księgowość.
Najczęściej zadawane pytania
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które najczęściej słyszę od przedsiębiorców rozpoczynających pracę z KPiR. Każde z nich może być osobną ściągą do wykorzystania w Twojej firmie.
Czy cudzoziemiec może prowadzić działalność na KPiR w Polsce?
Tak, pod warunkiem że ma prawo do prowadzenia działalności w Polsce i spełnia wymogi rejestracyjne. Rodzaj potrzebnych dokumentów zależy od obywatelstwa i podstawy pobytu. W Progress Holding analizujemy Twoją sytuację imigracyjną oraz podatkową i dobieramy bezpieczny model działania.
Jak długo trzeba przechowywać KPiR i dokumenty?
KPiR oraz dowody księgowe przechowujesz co do zasady przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to często przechowywanie dokumentacji przez sześć pełnych lat kalendarzowych. W wersji elektronicznej ważne są także kopie bezpieczeństwa.
Czy KPiR musi prowadzić biuro rachunkowe?
Prawo nie wymaga korzystania z biura rachunkowego, możesz prowadzić KPiR samodzielnie. W praktyce wiele osób decyduje się na wsparcie specjalistów, bo przepisy podatkowe zmieniają się często. Progress Holding przejmuje odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie KPiR i reprezentuje Cię przed urzędem skarbowym.
Czy mogę zmienić formę opodatkowania przy KPiR w trakcie roku?
Zwykle formę opodatkowania wybierasz na początku roku i obowiązuje ona do jego końca. Powrót ze stawki liniowej na skalę możliwy jest od następnego roku podatkowego, na podstawie oświadczenia. Wyjątki są rzadkie, dlatego tak ważna jest prawidłowa decyzja na starcie, najlepiej po konsultacji z doradcą.
Jakie są konsekwencje braku KPiR lub poważnych błędów?
Brak KPiR albo rażące błędy w księdze mogą skutkować oszacowaniem dochodu przez urząd skarbowy. Może to oznaczać wyższy podatek oraz ewentualne sankcje karno-skarbowe. Regularny przegląd księgi przez Progress Holding znacząco zmniejsza to ryzyko.
Czy mogę zawiesić działalność i co wtedy z KPiR?
W okresie zawieszenia działalności nie ewidencjonujesz bieżących przychodów i kosztów, bo ich zasadniczo nie ma. Nadal jednak przechowujesz dotychczasową dokumentację i możesz rozliczać niektóre zdarzenia, na przykład amortyzację. Warto przed zawieszeniem skonsultować się z księgowym, aby dobrać najkorzystniejszy moment.
Jakie są terminy płatności zaliczek na podatek przy KPiR?
Przy KPiR zaliczki na podatek dochodowy płacisz miesięcznie albo kwartalnie, jeśli spełniasz warunki małego podatnika. Termin to zwykle 20. dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. W Progress Holding wyliczamy zaliczki i przypominamy Ci o terminach, aby uniknąć odsetek.
KPiR w 2026 roku pozostaje podstawowym narzędziem rozliczeń dla tysięcy małych firm, ale wymaga coraz większej dyscypliny i zgodności z systemami elektronicznymi. Jeśli chcesz skupić się na rozwoju biznesu, a nie na śledzeniu zmian w przepisach, oddaj księgowość w ręce specjalistów. Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl.
