Czym jest podatek u źródła i kogo dotyczy?
Podatek u źródła (WHT – Withholding Tax) to zryczałtowany podatek dochodowy pobierany przez polskiego płatnika od należności wypłacanych podmiotom zagranicznym. Dotyczy każdej firmy w Polsce, która płaci nierezydentom za określone usługi lub prawa.
Rodzaje należności objęte WHT
- Odsetki od pożyczek i kredytów
- Należności licencyjne (prawa autorskie, patenty, znaki towarowe, know-how)
- Dywidendy wypłacane zagranicznym udziałowcom
- Usługi doradcze, księgowe, prawne, techniczne
- Usługi reklamowe i marketingowe
- Usługi przetwarzania danych
- Usługi zarządzania i kontroli
- Najem urządzeń przemysłowych (w tym pojazdów)
Podstawę prawną stanowi art. 21-22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Analogiczne przepisy dla osób fizycznych zawiera ustawa o PIT.
Jakie są stawki podatku u źródła w 2026 roku?
Podstawowa stawka WHT wynosi 20% dla usług niematerialnych, odsetek i należności licencyjnych. Dla dywidend stawka to 19%. Stawki te można obniżyć lub uniknąć podatku, stosując umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
| Rodzaj należności | Stawka podstawowa | Przykładowa stawka z UPO |
|---|---|---|
| Usługi doradcze, prawne, księgowe | 20% | 0% (często jako zyski przedsiębiorstw) |
| Usługi reklamowe | 20% | 0% (często jako zyski przedsiębiorstw) |
| Należności licencyjne | 20% | 5-10% (zależnie od UPO) |
| Odsetki | 20% | 5% (np. UPO z Niemcami) |
| Dywidendy | 19% | 5-15% (zależnie od UPO) |
| Żegluga morska/powietrzna | 10% | 0% (często w UPO) |
Polska podpisała ponad 90 umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Każda umowa może zawierać odmienne stawki. Przed wypłatą należności sprawdź konkretne postanowienia UPO z krajem kontrahenta.
Co to jest limit 2 mln złotych i mechanizm pay and refund?
Limit 2 000 000 zł dotyczy wypłat na rzecz podmiotów powiązanych w ciągu roku podatkowego. Po przekroczeniu tego progu musisz pobrać podatek według pełnej stawki, nawet jeśli przysługuje Ci preferencja z UPO.
Jak działa mechanizm pay and refund?
- Sumujesz wszystkie wypłaty dla jednego podmiotu powiązanego w roku podatkowym
- Do limitu 2 mln zł stosujesz preferencyjną stawkę z UPO lub zwolnienie
- Od nadwyżki ponad 2 mln zł pobierasz pełną stawkę (20% lub 19%)
- Po zakończeniu roku możesz ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku
Jak uniknąć mechanizmu pay and refund?
Możesz stosować preferencyjną stawkę bez limitu, jeśli:
- Uzyskasz opinię o stosowaniu preferencji (opłata 2 000 zł)
- Złożysz oświadczenie WH-OSC przed pierwszą wypłatą przekraczającą limit
W Progress Holding pomagamy klientom przygotować wnioski o opinię o stosowaniu preferencji oraz oświadczenia WH-OSC. Skontaktuj się z nami, jeśli Twoje wypłaty zbliżają się do limitu 2 mln zł.
Jakie warunki musisz spełnić, żeby zastosować niższą stawkę WHT?
Zastosowanie preferencyjnej stawki z UPO lub zwolnienia wymaga spełnienia trzech warunków: posiadania certyfikatu rezydencji kontrahenta, dochowania należytej staranności i weryfikacji statusu rzeczywistego właściciela należności.
Certyfikat rezydencji podatkowej
Certyfikat rezydencji to dokument wydany przez zagraniczny urząd skarbowy. Potwierdza miejsce siedziby podatkowej kontrahenta. Od 2022 roku możesz posługiwać się kopią certyfikatu, jeśli nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
Certyfikat musi być ważny w dniu wypłaty należności. Większość certyfikatów ma ważność 12 miesięcy od daty wydania. Niektóre kraje wydają certyfikaty bezterminowe – wtedy ważność liczy się od daty wydania.
Należyta staranność
Musisz zweryfikować:
- Czy kontrahent prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju rezydencji
- Czy jest rzeczywistym właścicielem (beneficial owner) otrzymywanych należności
- Czy transakcja ma uzasadnienie ekonomiczne
- Czy kontrahent nie jest podmiotem pośredniczącym (spółką conduit)
Oświadczenie o statusie rzeczywistego właściciela
Powinieneś uzyskać od kontrahenta pisemne oświadczenie potwierdzające, że jest rzeczywistym właścicielem należności. Oświadczenie to element dokumentacji należytej staranności.
Jakie formularze i deklaracje składasz jako płatnik WHT?
Płatnik WHT składa deklarację CIT-10Z do końca stycznia oraz informację IFT-2R do końca marca roku następującego po roku wypłat. Wpłaty podatku realizujesz do 7. dnia miesiąca po miesiącu wypłaty.
| Formularz | Termin | Gdzie składasz |
|---|---|---|
| CIT-10Z (deklaracja roczna) | 31 stycznia | Lubelski Urząd Skarbowy (elektronicznie) |
| IFT-2R (informacja roczna) | 31 marca | Lubelski Urząd Skarbowy + kontrahent |
| IFT-2 (na wniosek podatnika) | 14 dni od wniosku | Lubelski Urząd Skarbowy + kontrahent |
| WH-OSC (oświadczenie następcze) | 31 stycznia | Lubelski Urząd Skarbowy |
| Wpłata miesięczna podatku | 7. dzień miesiąca | Mikrorachunek podatkowy |
Ważne zmiany od 2025 roku
- Nowa wersja formularza IFT-2R (wersja 11) – rozbudowany do 9 stron
- Nowa wersja deklaracji CIT-10Z (wersja 6)
- Obowiązek składania wyłącznie elektronicznie przez e-Deklaracje
Przy wpłacie podatku na mikrorachunek użyj oznaczenia: CIT-10Z/Miesiąc/Rok (np. CIT-10Z/01/2026). Wpłaty kierujesz do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie (identyfikator 0671).
Kiedy nie musisz składać deklaracji CIT-10Z?
Deklaracji CIT-10Z nie składasz, jeśli w ogóle nie pobierałeś podatku u źródła. Dotyczy to sytuacji, gdy zastosowałeś zwolnienie z WHT na podstawie UPO lub ustawy o CIT.
Jednak nawet wtedy musisz złożyć informację IFT-2R. W IFT-2R wykazujesz wszystkie wypłaty podlegające WHT – zarówno opodatkowane, jak i zwolnione.
Przykład
Twoja spółka zapłaciła niemieckiej agencji reklamowej 50 000 EUR za kampanię marketingową. Na podstawie UPO Polska-Niemcy usługi reklamowe stanowią zyski przedsiębiorstw i nie podlegają WHT w Polsce. Posiadasz certyfikat rezydencji kontrahenta.
- CIT-10Z – nie składasz (podatek nie był pobierany)
- IFT-2R – składasz (wykazujesz wypłatę jako zwolnioną)
Jakie są konsekwencje błędów w rozliczeniu WHT?
Nieprawidłowe rozliczenie WHT może skutkować koniecznością zapłaty podatku z własnych środków spółki, odsetkami za zwłokę i sankcjami karnoskarbowymi. Krajowa Administracja Skarbowa intensywnie kontroluje rozliczenia WHT.
Typowe konsekwencje
- Domiar podatku według pełnej stawki (20% lub 19%)
- Odsetki za zwłokę (od dnia, w którym podatek powinien być zapłacony)
- Kara za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe
- Ubruttowienie wypłaty – jeśli umowa z kontrahentem przewiduje wypłatę netto
Ubruttowienie – pułapka dla nieświadomych
Jeśli umówiłeś się z kontrahentem na wypłatę kwoty netto (czyli po potrąceniu podatku), a nie pobrałeś WHT – musisz zapłacić podatek z własnej kieszeni. Podstawa opodatkowania to kwota brutto, którą obliczasz przez ubruttowienie.
Przykład: Wypłaciłeś 100 000 zł netto bez pobrania 20% WHT. Kwota brutto = 100 000 / 0,80 = 125 000 zł. Podatek = 25 000 zł plus odsetki.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie analizy ponad 300 spółek, które obsługujemy w Progress Holding, zidentyfikowaliśmy najczęstsze problemy związane z podatkiem u źródła. Większość błędów wynika z braku świadomości obowiązków lub niewłaściwej kwalifikacji transakcji.
Najczęstsze błędy naszych klientów
- Brak analizy transakcji pod kątem WHT – 60% spółek z zagranicznymi kontrahentami nie weryfikuje, czy dana płatność podlega podatkowi u źródła. Dowiadują się o obowiązku dopiero przy kontroli.
- Nieaktualne certyfikaty rezydencji – 35% klientów przechowuje certyfikaty starsze niż 12 miesięcy. Bez ważnego certyfikatu nie możesz zastosować preferencyjnej stawki.
- Brak dokumentacji należytej staranności – samo posiadanie certyfikatu to za mało. Kontrolerzy sprawdzają, czy zweryfikowałeś status rzeczywistego właściciela.
- Pomijanie usług niematerialnych – firmy często nie wiedzą, że usługi doradcze, IT czy marketingowe podlegają WHT. Płacą pełną kwotę kontrahentowi bez potrącenia podatku.
- Błędne stosowanie UPO – niektóre spółki stosują preferencję z UPO bez spełnienia warunków formalnych. Przy kontroli tracą prawo do niższej stawki.
Nasze rekomendacje
Wprowadź wewnętrzną procedurę weryfikacji każdej płatności zagranicznej. Sprawdzaj, czy transakcja podlega WHT, zanim dokonasz przelewu. Zbieraj certyfikaty rezydencji przed pierwszą płatnością i aktualizuj je co roku.
W Progress Holding pomagamy klientom wdrożyć procedury WHT i prowadzimy bieżący monitoring transakcji. Przygotowujemy deklaracje CIT-10Z i informacje IFT-2R. Obsługujemy wnioski o zwrot nadpłaconego podatku.
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę pobrać WHT od faktury za hosting od firmy z USA?
Tak, usługi hostingowe mogą być kwalifikowane jako usługi przetwarzania danych podlegające 20% WHT. Sprawdź jednak UPO Polska-USA – może przewidywać zwolnienie dla zysków przedsiębiorstw. Potrzebujesz certyfikatu rezydencji amerykańskiego kontrahenta.
Co zrobić, jeśli kontrahent nie chce dać certyfikatu rezydencji?
Bez certyfikatu rezydencji musisz pobrać podatek według pełnej stawki (20% lub 19%). Nie możesz zastosować preferencji z UPO. Poinformuj kontrahenta, że bez certyfikatu otrzyma niższą kwotę netto.
Czy WHT dotyczy płatności do krajów UE?
Tak, ale dla niektórych należności (odsetki, należności licencyjne, dywidendy) między powiązanymi spółkami z UE mogą obowiązywać zwolnienia wynikające z dyrektyw unijnych. Warunki są rygorystyczne – kontrahent musi m.in. posiadać minimum 25% udziałów przez 2 lata.
Jak długo przechowywać dokumentację WHT?
Dokumentację (certyfikaty rezydencji, oświadczenia, umowy) przechowuj przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy transakcjach ponad 2 mln zł – przez 5 lat od złożenia wniosku o zwrot.
Czy jednoosobowa działalność gospodarcza też musi pobierać WHT?
Tak. Każdy polski przedsiębiorca wypłacający należności zagranicznym podmiotom jest płatnikiem WHT. Dotyczy to zarówno spółek, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Co jeśli zapomniałem pobrać WHT od płatności sprzed kilku miesięcy?
Zapłać podatek z odsetkami za zwłokę i złóż czynny żal do urzędu skarbowego. Czynny żal chroni przed karą, jeśli złożysz go przed wykryciem nieprawidłowości przez organ. Następnie złóż zaległe deklaracje.
Podsumowanie
Podatek u źródła dotyczy każdej polskiej firmy płacącej zagranicznym kontrahentom za usługi niematerialne, licencje, odsetki lub dywidendy. Podstawowe stawki to 20% i 19%, ale możesz je obniżyć dzięki umowom o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wymaga to jednak posiadania certyfikatu rezydencji i dochowania należytej staranności.
Kontrole WHT należą do priorytetów Krajowej Administracji Skarbowej. Błędy kosztują – domiary, odsetki i sankcje potrafią przekroczyć wartość samego podatku. Wprowadź procedury weryfikacji transakcji i zbieraj dokumentację na bieżąco.
Potrzebujesz pomocy w rozliczeniu WHT lub chcesz wdrożyć procedury w swojej firmie? Skontaktuj się z Progress Holding. Obsługujemy spółki z zagranicznymi kontrahentami i specjalizujemy się w rozliczeniach międzynarodowych. Zadzwoń pod +48 603 232 418 lub napisz na office@progressholding.pl.
