Kto musi zarejestrować się do VAT-UE w 2026 roku?
Obowiązek rejestracji dotyczy każdego przedsiębiorcy, który zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych z kontrahentami posiadającymi siedzibę w krajach UE.
Rejestracja VAT-UE jest wymagana, gdy:
- Sprzedajesz towary firmom z innych krajów UE (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – WDT)
- Kupujesz towary od firm z UE, a wartość zakupów przekroczyła 50 000 zł w danym roku (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – WNT)
- Świadczysz usługi na rzecz firm z UE, dla których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy
- Nabywasz usługi od kontrahentów unijnych podlegające mechanizmowi odwrotnego obciążenia
Obowiązek dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Jeśli kupujesz reklamy na Facebooku lub korzystasz z usług Google Ads, również musisz posiadać numer VAT-UE.
Jak wygląda procedura rejestracji VAT-UE krok po kroku?
Rejestracja odbywa się przez złożenie formularza VAT-R. Cały proces możesz przeprowadzić elektronicznie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Etap 1: Przygotowanie dokumentów
Przed złożeniem wniosku przygotuj NIP firmy, dane adresowe siedziby oraz informacje o planowanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Jeśli nie jesteś jeszcze zarejestrowany jako podatnik VAT, w tym samym formularzu możesz dokonać obu rejestracji.
Etap 2: Wypełnienie formularza VAT-R
W części C.3 formularza zaznaczasz odpowiednie pola dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dla WDT i WNT zaznaczasz pozycję 66, dla świadczenia i importu usług – pozycję 67. Formularz możesz wysłać elektronicznie z podpisem profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Etap 3: Weryfikacja i nadanie numeru
Urząd skarbowy weryfikuje Twoje zgłoszenie. Po pozytywnej weryfikacji otrzymujesz potwierdzenie na formularzu VAT-5UE. Od tego momentu Twój numer VAT-UE to PL + NIP. Ten numer widnieje w unijnym systemie VIES, gdzie kontrahenci mogą zweryfikować Twój status.
Jakie są terminy i obowiązki po rejestracji?
Po uzyskaniu numeru VAT-UE musisz składać informację podsumowującą VAT-UE za każdy miesiąc, w którym dokonałeś transakcji wewnątrzwspólnotowych.
| Obowiązek | Termin | Forma |
|---|---|---|
| Informacja VAT-UE | Do 25. dnia miesiąca następnego | Wyłącznie elektronicznie |
| Deklaracja JPK_V7M/V7K | Do 25. dnia miesiąca następnego | Wyłącznie elektronicznie |
| VAT-8 (dla zwolnionych z VAT) | Do 25. dnia miesiąca następnego | Wyłącznie elektronicznie |
Informację VAT-UE składasz tylko za miesiące, w których wystąpiły transakcje wewnątrzwspólnotowe. Nie składasz jej zerowo. Od 2017 roku jedyną dopuszczalną formą jest forma elektroniczna – wersja papierowa nie jest akceptowana.
Co zmienia się w przepisach od 1 stycznia 2026 roku?
Od 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrasta z 200 000 zł do 240 000 zł. To zmiana korzystna dla małych przedsiębiorców.
Ustawa z dnia 24 czerwca 2025 r. wprowadza przepis przejściowy. Jeśli w 2025 roku przekroczyłeś próg 200 000 zł, ale nie przekroczyłeś 240 000 zł, możesz wrócić do zwolnienia z VAT od 1 stycznia 2026 roku. To pierwszy taki mechanizm w polskim prawie podatkowym.
Nowe limity nie zwalniają z obowiązku rejestracji VAT-UE. Nawet jako podatnik zwolniony z VAT musisz zarejestrować się do VAT-UE przed pierwszą transakcją wewnątrzwspólnotową. Próg 50 000 zł dla WNT pozostaje bez zmian.
Czym jest procedura SME i czy Cię dotyczy?
Od 2025 roku obowiązuje unijna procedura SME (Small and Medium Enterprises). Pozwala ona małym firmom korzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE bez lokalnej rejestracji.
Możesz skorzystać z procedury SME, jeśli:
- Twój roczny obrót w całej UE nie przekracza 100 000 euro
- Nie posiadasz stałego miejsca prowadzenia działalności w krajach, gdzie chcesz korzystać ze zwolnienia
- Mieścisz się w krajowych limitach zwolnienia danego państwa
Aby skorzystać z procedury SME, musisz najpierw zarejestrować się w Polsce jako podatnik VAT zwolniony. Następnie składasz powiadomienie o zamiarze korzystania ze zwolnienia w innych krajach. Po akceptacji otrzymujesz specjalny numer z prefiksem „EX”.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie ponad 400 procesów rejestracyjnych VAT-UE, które przeprowadziliśmy w Progress Holding w latach 2023-2025, zidentyfikowaliśmy trzy najczęstsze problemy opóźniające rejestrację.
Problem 1: Niepełne dane adresowe w CEIDG lub KRS
32% naszych klientów miało rozbieżności między adresem w rejestrze a stanem faktycznym. Urząd skarbowy wymaga zgodności danych. Rozwiązanie: przed złożeniem VAT-R zaktualizuj wpis w CEIDG lub KRS.
Problem 2: Brak weryfikacji kontrahenta w VIES
28% przedsiębiorców rozpoczynających handel wewnątrzwspólnotowy nie weryfikowało statusu VAT-UE swoich kontrahentów. Skutek: utrata prawa do stawki 0% przy WDT. W Progress Holding uczulamy klientów na sprawdzanie kontrahentów przed każdą transakcją.
Problem 3: Pomyłki w wypełnianiu części C.3 formularza VAT-R
22% wniosków składanych samodzielnie zawierało błędy w zaznaczeniu pól dotyczących transakcji unijnych. Najczęstszy błąd to zaznaczenie tylko pozycji 66 przy jednoczesnym planowaniu świadczenia usług do UE.
W Progress Holding oferujemy kompleksową obsługę rejestracji VAT-UE. Przygotowujemy dokumenty, weryfikujemy dane w rejestrach i składamy wniosek w Twoim imieniu. Dzięki temu unikasz błędów i oszczędzasz czas.
Jakie są konsekwencje braku rejestracji VAT-UE?
Brak rejestracji przed dokonaniem transakcji wewnątrzwspólnotowej naraża Cię na poważne konsekwencje finansowe.
- Utrata prawa do stawki 0% przy WDT – musisz opodatkować dostawę stawką krajową (23%)
- Konieczność zapłaty VAT od WNT bez prawa do odliczenia
- Kary za niezłożenie informacji podsumowującej VAT-UE – wykroczenie skarbowe zagrożone grzywną
- Problemy z kontrahentami – firmy z UE nie będą chciały z Tobą współpracować bez aktywnego numeru w VIES
Zgodnie z art. 42 ust. 1a ustawy o VAT, niezłożenie informacji VAT-UE automatycznie pozbawia Cię prawa do stawki 0% przy WDT.
Najczęściej zadawane pytania
Ile trwa rejestracja VAT-UE?
Standardowo urząd skarbowy rozpatruje zgłoszenie w ciągu 7-14 dni roboczych. W przypadku braków formalnych termin może się wydłużyć. Przy współpracy z Progress Holding średni czas rejestracji wynosi 5-7 dni roboczych.
Czy rejestracja VAT-UE jest płatna?
Samo złożenie formularza VAT-R w urzędzie skarbowym jest bezpłatne. Jeśli zdecydujesz się na profesjonalną obsługę w Progress Holding, przygotujemy i złożymy dokumenty za Ciebie.
Czy mogę zarejestrować się do VAT-UE bez bycia czynnym podatnikiem VAT?
Tak. Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT również mogą i muszą zarejestrować się do VAT-UE, jeśli dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych. W takim przypadku składają deklarację VAT-8 zamiast JPK_V7.
Jak sprawdzić, czy mój numer VAT-UE jest aktywny?
Wejdź na stronę systemu VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) i wpisz swój numer NIP z prefiksem PL. System natychmiast pokaże, czy Twój numer jest aktywny.
Co to jest informacja VAT-UE i kiedy muszę ją składać?
Informacja VAT-UE to miesięczne zestawienie Twoich transakcji wewnątrzwspólnotowych. Składasz ją elektronicznie do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonałeś WDT, WNT lub świadczyłeś usługi na rzecz kontrahentów z UE. Nie składasz jej zerowo.
Czy cudzoziemiec może zarejestrować firmę do VAT-UE w Polsce?
Tak. Cudzoziemiec prowadzący działalność gospodarczą w Polsce rejestruje się do VAT-UE na takich samych zasadach jak obywatel polski. W Progress Holding specjalizujemy się w obsłudze cudzoziemców – pomagamy z numerem PESEL, założeniem firmy i wszystkimi formalnościami podatkowymi.
Rejestracja VAT-UE to formalność, która otwiera Twojej firmie dostęp do unijnego rynku wewnętrznego. Pamiętaj o dopełnieniu jej przed pierwszą transakcją wewnątrzwspólnotową. W 2026 roku wchodzą nowe limity zwolnienia z VAT, ale obowiązek rejestracji VAT-UE dla handlu wewnątrzwspólnotowego pozostaje bez zmian.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia przy rejestracji VAT-UE? W Progress Holding zajmujemy się kompleksową obsługą przedsiębiorców – od rejestracji firmy, przez uzyskanie numeru PESEL dla cudzoziemców, po bieżącą księgowość i rozliczenia VAT. Skontaktuj się z nami pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl. Pomożemy Ci szybko i bezbłędnie przejść przez formalności.
