Co obejmuje pełna księgowość w Polsce i czy jest potrzebna Twojemu biznesowi?

W Polsce istnieją dwie główne systemy rachunkowości:

• Uproszczona księgowość 
• Pełna księgowość 

Uproszczony system rachunkowości jest najczęściej stosowany w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Nie wymaga prowadzenia pełnej księgi rachunkowej, pozwala na stosowanie prostych rozwiązań do rejestracji i składania sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych i występuje w trzech formach:

• Księga przychodów i rozchodów
• Ryczałt ewidencjonowany
• Karta podatkowa

Pełna księgowość w Polsce to najbardziej złożona i szczegółowa forma prowadzenia rachunkowości, wymagająca przestrzegania wielu zasad i przepisów. Jest przeznaczona dla dużych firm i przedsiębiorstw, które spełniają określone kryteria.

Co obejmuje pełna księgowość w Polsce:

1. Prowadzenie wszystkich ksiąg rachunkowych, obejmujących wszystkie operacje gospodarcze firmy, począwszy od wystawienia faktury, a skończywszy na wypłacie wynagrodzeń (z pełnym szczegółowym opisem operacji).
2. Sporządzanie miesięcznych sprawozdań finansowych – obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz inne raporty niezbędne do analizy sytuacji finansowej firmy.
3. Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego – w tym przypadku jest ono bardziej złożone i szczegółowe niż miesięczne, w tym także obejmuje opinie audytora (z wyjątkiem małych przedsiębiorstw).
4. Przestrzeganie wszystkich norm i przepisów podatkowych – pełna księgowość wymaga ścisłego przestrzegania wszystkich przepisów podatkowych oraz terminowego składania wszystkich deklaracji podatkowych.
5. Opłacanie wszystkich podatków i opłat – prawidłowe obliczanie i opłacanie wszystkich podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Praca z wyciągami bankowymi – obowiązkowe przeprowadzanie uzgodnień wyciągów bankowych z danymi księgowymi.
7. Zarządzanie środkami trwałymi – obowiązkowe odzwierciedlenie w księgach zakupu, amortyzacji i zbycia środków trwałych.
8. Zarządzanie zapasami – ewidencja ruchu towarów na magazynie (jeśli ma to zastosowanie).
9. Kontrola wewnętrzna – wewnętrzne procesy zapewniające rzetelność i wiarygodność księgowości.

Prowadzenie pełnej księgowości w Polsce

Proces ten jest dość skomplikowany i wymaga przestrzegania wielu zasad i regulacji. Obejmuje on następujące etapy:

1. Wybór formy prowadzenia księgowości:
   • Księgi rachunkowe – to najczęściej stosowana forma pełnej księgowości, wymagająca prowadzenia kilku ksiąg, w tym:
     a) Dziennik – chronologiczny zapis wszystkich operacji gospodarczych.
     b) Księga główna – system kont, odzwierciedlający saldo każdego konta.
     c) Inwentaryzacja – dokument potwierdzający stan aktywów i zobowiązań na określoną datę.
   • Elektroniczna Księga Rachunkowa – coraz więcej firm przechodzi na elektroniczne prowadzenie księgowości, korzystając ze specjalistycznego oprogramowania. Ta opcja pozwala na automatyzację wielu procesów i uproszczenie sprawozdawczości.
2. Dokumentacja:
   Prowadzenie rygorystycznej dokumentacji jest podstawą pełnej księgowości. Wszystkie operacje gospodarcze muszą być potwierdzone dokumentami pierwotnymi (faktury VAT, paragony, umowy itp.).
   Wszystkie dokumenty muszą być prawidłowo wypełnione, zawierać wszystkie wymagane dane i być przechowywane przez okres określony przepisami (zwykle 5 lat).
3. Konta:
   Prowadzona jest szczegółowa systematyka kont, zgodnie z Planem Kont, który może być dostosowany do specyfiki działalności firmy.
   Prawidłowe odzwierciedlenie operacji gospodarczych na kontach jest kluczowym elementem dla dokładnego sporządzania sprawozdań finansowych.
4. Sporządzanie sprawozdań finansowych:
   Na koniec roku obrotowego należy sporządzić sprawozdanie finansowe, które obejmuje:
   • Bilans – przedstawienie aktywów, pasywów i kapitału firmy.
   • Rachunek zysków i strat – przedstawienie przychodów, kosztów i zysku (lub straty) za okres sprawozdawczy.
   • Rachunek przepływów pieniężnych – odzwierciedla przepływy środków pieniężnych w firmie.
   • Zestawienie zmian w kapitale własnym – odzwierciedla zmiany kapitału w ciągu roku.
5. Opodatkowanie:
   Pełna księgowość jest ściśle powiązana z opodatkowaniem. Na podstawie danych księgowych obliczane są różne podatki, takie jak podatek dochodowy, VAT i inne.
   Terminowe i prawidłowe opłacanie podatków jest obowiązkowe.
6. Audyt:
   Dla niektórych firm obowiązkowe jest badanie sprawozdania finansowego przez niezależnego audytora.

Prowadzenie pełnej księgowości w Polsce to skomplikowane zadanie, wymagające znajomości przepisów prawa, rachunkowości i podatków. Najlepiej powierzyć tę pracę wykwalifikowanym specjalistom, aby uniknąć błędów i kar. Wybór między samodzielnym prowadzeniem księgowości a zatrudnieniem zewnętrznej firmy zależy od wielkości firmy, jej możliwości finansowych i specyfiki działalności.

Jak zrozumieć, czy Twoja firma potrzebuje pełnej księgowości:

Prawo w Polsce określa kryteria, w przypadku których firmy są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Musisz obowiązkowo stosować pełną księgowość, jeśli Twoja firma spełnia przynajmniej jeden z poniższych warunków:

• Wielkość przychodów (włączając kwotę podatku) ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy – próg wynosi 2 mln EUR, a po przekroczeniu ustawowego progu wymagana jest pełna księgowość (kwota progu zmienia się co roku).
• Wielkość aktywów. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – sp. z o.o.) i spółek akcyjnych (spółka akcyjna – S.A.) pełna księgowość jest obowiązkowa niezależnie od wielkości aktywów lub przychodów. Dla innych form prawnych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) obowiązek prowadzenia pełnej księgowości jest określany przez wielkość przychodów i może zależeć od rodzaju działalności. Jeśli przychody przekraczają określony próg, pełna księgowość jest obowiązkowa (próg zmienia się co roku, należy śledzić aktualne dane na stronie Ministerstwa Finansów Polski).
• Liczba pracowników. Większa liczba pracowników zazwyczaj oznacza wyższe przychody. Firmy z większą liczbą pracowników zazwyczaj generują większy obrót. Jeśli ten obrót przekracza ustawowy limit dla uproszczonej księgowości, firma jest zobowiązana przejść na pełną księgowość.

Aby zrozumieć, jaki rodzaj księgowości będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy, zalecamy skonsultowanie się z księgowym lub doradcą podatkowym. Pomogą oni ocenić Twoją sytuację i określić, jaki rodzaj księgowości jest najbardziej odpowiedni dla Twojego biznesu, biorąc pod uwagę Twój obrót, liczbę pracowników i specyfikę działalności.

Ważne jest, aby pamiętać, że nieprawidłowe prowadzenie księgowości może prowadzić do kar i innych nieprzyjemnych konsekwencji. Księgowość musi być prowadzona ściśle zgodnie z przepisami prawa polskiego.

Jeśli masz dodatkowe pytania, napisz do nas na adres office@progressholding.pl.

Progress Holding

See Full Bio