Jak przygotować się do kontroli audytorskiej w Twojej firmie

Kontrola audytorska w Polsce to obowiązkowa procedura dla wielu firm, która zapewnia wiarygodność sprawozdań finansowych Twojego przedsiębiorstwa. Udana kontrola nie tylko pozwala uniknąć kar i sankcji, ale także zwiększa zaufanie inwestorów i partnerów. Przygotowanie do audytu może jednak być skomplikowane i czasochłonne. Poniżej przedstawiamy praktyczne wskazówki, które pomogą Twojej firmie sprawnie przejść przez audyt.

Kto może przeprowadzać audyt

W Polsce audyty mogą przeprowadzać wyłącznie biegli rewidenci wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że osoba wykonująca audyt musi posiadać odpowiednie kwalifikacje i być wpisana do rejestru.

Audyt mogą przeprowadzać również firmy audytorskie, zatrudniające biegłych rewidentów wpisanych do rejestru. Ważne jest, aby kierownik takiej firmy również był zarejestrowanym biegłym rewidentem.

Audyt może więc być przeprowadzony wyłącznie przez osoby lub firmy posiadające odpowiednią akredytację. Raporty osób nieposiadających licencji nie mają mocy prawnej.

I. Planowanie i organizacja

• Terminowy wybór audytora: nie odkładaj decyzji na ostatnią chwilę. Wcześniejsze ustalenie współpracy pozwala lepiej zaplanować harmonogram.
• Lista kontrolna: przygotuj wewnętrzny spis wymaganych dokumentów i procedur. Powinna ona zawierać zarówno dokumentację finansową, jak i informacje o systemie kontroli wewnętrznej.
• Sprawny obieg dokumentów: dobrze zorganizowana archiwizacja i przechowywanie dokumentów usprawnia proces audytu. Warto korzystać z cyfrowych narzędzi.
• Wyznaczenie osoby kontaktowej: osoba odpowiedzialna za kontakt z audytorem przyspieszy wymianę informacji.

II. Przygotowanie dokumentacji

Polskie przepisy wymagają przedstawienia szerokiego zestawu dokumentów, w tym:

• Sprawozdania finansowe: bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale. Wszystkie zgodne z Polskimi Standardami Rachunkowości (PSR).
• Dokumenty źródłowe: faktury, dowody dostawy, przelewy, wyciągi bankowe. Muszą być kompletne i łatwe do weryfikacji.
• System kontroli wewnętrznej: opisy procedur, polityk oraz wyniki audytów wewnętrznych.
• Umowy: istotne kontrakty z klientami, dostawcami, pracownikami.
• Dane kadrowe: informacje o wynagrodzeniach, podatkach i składkach ZUS.
• Inwentaryzacja: protokoły z inwentaryzacji środków trwałych i zapasów.

III. Współpraca z audytorem

• Otwartość w komunikacji: szybkie i szczere udzielanie odpowiedzi przyspieszy audyt.
• Dostępność pracowników: zapewnij dostępność osób mogących odpowiadać na pytania audytora.
• Reakcja na uwagi: odpowiadaj szybko na uwagi i dostarczaj dodatkowe informacje.

IV. Po zakończeniu audytu

• Analiza raportu: dokładnie przeanalizuj raport, zrozum zalecenia.
• Korekta błędów: wprowadź niezbędne zmiany, by uniknąć powtórzenia problemów w przyszłości.

Przygotowanie do audytu to proces wymagający dobrej organizacji. Stosując powyższe porady, Twoja firma przejdzie audyt sprawnie i zwiększy wiarygodność w oczach partnerów i inwestorów. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doświadczonym księgowym lub audytorem.

Masz pytania? Napisz do nas: office@progressholding.pl