Zgłoszenie pracownika do ZUS musisz złożyć w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia przez niego pracy. Używasz do tego formularza ZUS ZUA, który przekazujesz elektronicznie przez platformę eZUS (dawniej PUE ZUS). Za przekroczenie terminu grozi kara do 46 000 zł. W Progress Holding pomagamy pracodawcom – szczególnie cudzoziemcom prowadzącym biznes w Polsce – w bezbłędnym przeprowadzeniu całego procesu.
Jaki jest termin na zgłoszenie pracownika do ZUS?
Masz dokładnie 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym pracownik rozpoczął pracę. Termin liczy się od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy.
Termin 7 dni obejmuje wszystkie dni – również soboty, niedziele i święta. Jeśli ostatni dzień terminu wypada w dzień wolny od pracy, możesz złożyć zgłoszenie w najbliższy dzień roboczy. Ta zasada wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przykład obliczenia terminu
Zatrudniasz pracownika 15 stycznia 2026 roku. Tego dnia rozpoczyna pracę. Termin 7 dni liczysz od 16 stycznia. Ostatni dzień na zgłoszenie to 22 stycznia 2026 roku.
Jakiego formularza użyć do zgłoszenia pracownika?
Do zgłoszenia pracownika na umowę o pracę używasz formularza ZUS ZUA. Ten druk służy do zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego jednocześnie.
| Formularz | Zastosowanie | Kiedy używać |
|---|---|---|
| ZUS ZUA | Ubezpieczenia społeczne + zdrowotne | Umowa o pracę, zlecenie z pełnymi składkami |
| ZUS ZZA | Tylko ubezpieczenie zdrowotne | Zlecenie ze zbiegiem tytułów ubezpieczeń |
| ZUS ZCNA | Zgłoszenie członków rodziny | Objęcie ubezpieczeniem zdrowotnym rodziny pracownika |
| ZUS ZWUA | Wyrejestrowanie z ubezpieczeń | Zakończenie stosunku pracy |
Jakie dane są potrzebne do zgłoszenia pracownika?
Aby wypełnić formularz ZUS ZUA, potrzebujesz kompletu danych identyfikacyjnych pracownika oraz informacji o warunkach zatrudnienia.
Dane pracownika
- Numer PESEL (lub seria i numer paszportu, jeśli pracownik nie ma PESEL)
- Imię i nazwisko
- Data urodzenia
- Adres zamieszkania i zameldowania
- Kod zawodu (6-cyfrowy kod z klasyfikacji zawodów)
Dane dotyczące zatrudnienia
- Data powstania obowiązku ubezpieczeniowego (dzień rozpoczęcia pracy)
- Kod tytułu ubezpieczenia: 01 10 dla pracownika na umowie o pracę
- Kod oddziału NFZ właściwego dla adresu zamieszkania
Jeśli Twój pracownik jest cudzoziemcem bez numeru PESEL, Progress Holding pomoże Ci w uzyskaniu tego numeru przed zgłoszeniem do ZUS. Oferujemy kompleksową obsługę rejestracji pracowników zagranicznych w polskim systemie ubezpieczeń.
Jak krok po kroku zgłosić pracownika przez eZUS?
Zgłoszenie pracownika składasz elektronicznie przez platformę eZUS (dawniej PUE ZUS). Od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek ma obowiązek posiadania konta na tej platformie.
Instrukcja zgłoszenia przez eZUS
- Zaloguj się na www.zus.pl i przejdź do zakładki ePłatnik
- Wybierz „Kreatory” → „Obsługa ubezpieczonego” → „Zgłoszenie ubezpieczonego”
- Uzupełnij dane identyfikacyjne pracownika (PESEL, imię, nazwisko)
- Wprowadź adres zamieszkania i zameldowania
- Wybierz kod tytułu ubezpieczenia 01 10 dla umowy o pracę
- Wpisz datę powstania obowiązku ubezpieczeniowego
- Wskaż kod zawodu i oddział NFZ
- Sprawdź poprawność danych i podpisz dokument profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym
- Wyślij formularz do ZUS
Pracownik musi potwierdzić własnoręcznym podpisem dane zawarte w formularzu. Wydrukuj jeden egzemplarz ZUS ZUA do podpisu i przechowuj go w aktach osobowych.
Ile wynoszą składki ZUS za pracownika w 2026 roku?
Składki za pracownika naliczasz od wynagrodzenia brutto. Część składek finansujesz Ty jako pracodawca, część potrącasz z pensji pracownika.
| Rodzaj składki | Stawka łączna | Finansuje pracownik | Finansuje pracodawca |
|---|---|---|---|
| Emerytalna | 19,52% | 9,76% | 9,76% |
| Rentowa | 8,00% | 1,50% | 6,50% |
| Chorobowa | 2,45% | 2,45% | 0% |
| Wypadkowa* | 1,67% | 0% | 1,67% |
| Zdrowotna | 9,00% | 9,00% | 0% |
| Fundusz Pracy | 2,45% | 0% | 2,45% |
| FGŚP | 0,10% | 0% | 0,10% |
*Stawka wypadkowa 1,67% dotyczy firm zatrudniających do 9 osób. Dla większych przedsiębiorstw wynosi od 0,67% do 3,33% w zależności od branży.
Składki za pracownika płacisz do 15. dnia następnego miesiąca, jeśli prowadzisz spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność lub spółkę cywilną mają czas do 20. dnia miesiąca.
Co grozi za spóźnione zgłoszenie pracownika do ZUS?
Za przekroczenie 7-dniowego terminu na zgłoszenie pracownika grozi kara grzywny do 46 000 zł. Kwota ta obowiązuje od 1 czerwca 2025 roku po nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
ZUS może nałożyć sankcje finansowe, ale w praktyce przy krótkim opóźnieniu zwykle wystarczy niezwłoczne złożenie dokumentów. Groźniejsze konsekwencje to kontrole, konieczność zapłaty zaległych składek z odsetkami oraz odpowiedzialność karna według art. 219 Kodeksu karnego.
Jak naprawić błąd w zgłoszeniu?
Błędy w danych identyfikacyjnych (PESEL, nazwisko) koryguj na formularzu ZUS ZIUA. Błędy w dacie powstania obowiązku ubezpieczeniowego lub kodzie tytułu ubezpieczenia wymagają wyrejestrowania pracownika (ZUS ZWUA) i ponownego zgłoszenia z prawidłowymi danymi.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie analizy ponad 800 procesów zgłoszeniowych, które przeprowadziliśmy w Progress Holding dla naszych klientów, zidentyfikowaliśmy najczęstsze błędy popełniane przez początkujących pracodawców.
Top 5 błędów przy zgłaszaniu pracowników do ZUS
- Liczenie terminu od daty podpisania umowy – termin 7 dni biegnie od dnia rozpoczęcia pracy, nie od podpisania umowy. Jeśli umowa została podpisana 1 marca z datą rozpoczęcia pracy 15 marca, termin zgłoszenia upływa 22 marca.
- Brak kodu zawodu – od maja 2021 roku kod zawodu jest obowiązkowy. Jego pominięcie skutkuje odrzuceniem zgłoszenia.
- Nieprawidłowy kod tytułu ubezpieczenia – dla pracowników na etacie zawsze używaj kodu 01 10, nie 04 11 (który dotyczy zleceniobiorców).
- Rozbieżność dat – data powstania obowiązku ubezpieczeniowego społecznego i zdrowotnego musi być taka sama dla pracownika na umowie o pracę.
- Brak podpisu pracownika – pracownik musi podpisać wydruk formularza ZUS ZUA, nawet gdy wysyłasz go elektronicznie.
W Progress Holding przejmujemy całą odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe zgłaszanie pracowników do ZUS. Nasze biuro rachunkowe obsługuje ponad 150 firm zatrudniających cudzoziemców w Polsce. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie – skontaktuj się z nami.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zgłosić pracownika do ZUS przed dniem rozpoczęcia pracy?
Tak, możesz złożyć formularz ZUS ZUA wcześniej. W polu „data powstania obowiązku ubezpieczeniowego” wpisujesz przyszłą datę – dzień faktycznego rozpoczęcia pracy przez pracownika.
Jak sprawdzić, czy pracodawca zgłosił mnie do ZUS?
Zaloguj się na swoje konto na platformie eZUS (www.zus.pl) i przejdź do zakładki „Ubezpieczony”. Zobaczysz tam historię zgłoszeń do ubezpieczeń wraz z datami. Możesz też zadzwonić na infolinię ZUS pod numer 22 560 16 00.
Co zrobić, jeśli pracownik nie ma numeru PESEL?
W polu PESEL pozostawiasz puste miejsce, a w polu dotyczącym dokumentu tożsamości wpisujesz serię i numer paszportu lub dowodu osobistego pracownika. Progress Holding oferuje usługę uzyskania numeru PESEL dla cudzoziemców – załatwiamy to przed pierwszym dniem pracy.
Czy muszę zgłosić pracownika na okres próbny?
Tak, każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę – również na okres próbny – podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Rodzaj umowy nie ma znaczenia.
Jak zgłosić członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego?
Członków rodziny pracownika zgłaszasz na formularzu ZUS ZCNA. Dotyczy to małżonka, dzieci do 18 roku życia (lub do 26 lat, jeśli się uczą) oraz rodziców pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.
Podsumowanie
Zgłoszenie pracownika do ZUS to obowiązek, który musisz spełnić w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia pracy. Używasz formularza ZUS ZUA i składasz go elektronicznie przez platformę eZUS. Pamiętaj o prawidłowym kodzie tytułu ubezpieczenia (01 10 dla umowy o pracę) i kodzie zawodu. Za spóźnienie grozi kara do 46 000 zł.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w obsłudze kadrowo-płacowej? Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl. Specjalizujemy się w obsłudze firm zatrudniających cudzoziemców – przejmiemy za Ciebie wszystkie formalności związane z ZUS.
