Obowiązki księgowe firm w Polsce: pełny przegląd

Wejście na zagraniczny rynek wymaga dokładnego zapoznania się z lokalnymi przepisami prawnymi. W Polsce szczególną uwagę należy zwrócić na rachunkowość, która bezpośrednio wpływa na sytuację finansową firmy. Obejmuje to naliczanie wynagrodzeń, sprawozdawczość podatkową oraz rejestrację obrotów (kwartalnych i rocznych). Profesjonalne prowadzenie rachunkowości w Polsce wymaga znajomości języka polskiego i przepisów prawa, a także korzystania z wyspecjalizowanego, licencjonowanego oprogramowania.

Główne rodzaje rachunkowości w Polsce

W Polsce istnieją trzy główne rodzaje rachunkowości:

• Rachunkowość finansowa: Odbija wyniki działalności przedsiębiorstwa/firmy. Jest to zbiór informacji o sytuacji finansowej firmy. Prowadzona jest w celu weryfikacji wyników z obowiązującymi przepisami i zgodności z ustalonymi standardami krajowymi. Uzyskane dane są publiczne.
• Rachunkowość podatkowa: Stosowana do ewidencji wszystkich obiektów/podmiotów (osób fizycznych i prawnych), które podlegają opodatkowaniu. Wszystko to odbywa się zgodnie z prawem podatkowym Polski, które różni się od przepisów innych krajów. Mówiąc prościej, rachunkowość podatkowa tworzy podstawę opodatkowania podmiotu.
• Rachunkowość zarządcza: Stosowana do analizy ogólnej sytuacji finansowej w przedsiębiorstwie lub u osoby fizycznej. Obejmuje tylko te dane, które rzeczywiście odzwierciedlają aktualną sytuację, np. poniesione straty. Na podstawie uzyskanych informacji opracowywana jest strategia korygowania wskaźników, jeśli jest to konieczne.

Co wchodzi w zakres rachunkowości w Polsce

W Polsce zarówno przedsiębiorcy indywidualni, jak i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) są zobowiązani do prowadzenia rachunkowości. Dla przedsiębiorców indywidualnych wystarczy księga przychodów i rozchodów, natomiast sp. z o.o. muszą prowadzić pełną rachunkowość i składać odpowiednie sprawozdania. Obejmuje to:

• Wybór systemu opodatkowania – podatek na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt, karta podatkowa.
• Sporządzanie i prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów.
• Sporządzanie deklaracji podatkowych.
• Dokonywanie wpłat do odpowiednich funduszy (np. ZUS).
• Sporządzanie sprawozdań VAT, PIT, CIT.
• Sporządzanie deklaracji podatku dochodowego.

Prowadzenie rachunkowości w Polsce jest regulowane surowymi przepisami prawa. Nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do znacznych kar i innych sankcji. Poniżej przedstawiamy kompleksowy przegląd głównych obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości dla firm działających w Polsce.

1. Wybór formy prowadzenia rachunkowości

Pierwszym krokiem jest określenie formy rachunkowości odpowiedniej dla Twojej firmy. Wybór zależy od wielkości i rodzaju działalności, a także od obrotów. Istnieją trzy główne formy:

• Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR): Uproszczona forma rachunkowości odpowiednia dla małych firm, których obroty nie przekraczają określonego limitu (w 2025 roku limit ten wynosi 2 000 000 zł). Ta metoda wymaga mniej dokumentacji, ale oferuje ograniczone możliwości analizy.
• Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR): Bardziej szczegółowa wersja KPiR, która również ma limit obrotów.
• Pełna księgowość: Wymagana dla firm, których obroty przekraczają limit ustalony przez prawo (w 2025 roku limit ten wynosi 2 000 000 zł). Pełna rachunkowość obejmuje bardziej złożony system, w tym tworzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych sprawozdań finansowych.

2. Dokumentacja

Niezależnie od wybranej formy rachunkowości, firmy są zobowiązane do prowadzenia dokładnej dokumentacji wszystkich transakcji finansowych. Obejmuje to:

• Faktury – wystawiane i przyjmowane za wszystkie towary i usługi.
• Paragony – dla małych kwot, gdzie faktura nie jest wymagana.
• Wyciągi bankowe – potwierdzające wszystkie operacje bankowe.
• Raporty kasowe – odzwierciedlające wszystkie operacje gotówkowe.
• Inne dokumenty – np. umowy, protokoły odbioru itp.

WAŻNE! Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane przez okres określony przepisami prawa (zwykle 5 lat).

3. Terminy składania sprawozdań

Terminy składania sprawozdań zależą od wybranej formy rachunkowości i okresu podatkowego. Główne terminy obejmują:

• Sprawozdawczość miesięczna (dla niektórych podatków) – np. VAT jest zazwyczaj składany miesięcznie.
• Sprawozdawczość kwartalna – dla niektórych podatków, np. CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) dla firm korzystających z uproszczonego systemu podatkowego.
• Sprawozdawczość roczna – obejmuje roczne sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT i inne) oraz inne wymagane dokumenty. Terminy składania sprawozdań rocznych są ustalane przez prawo.

4. Zobowiązania podatkowe

Firmy są zobowiązane do płacenia różnych podatków, w tym:

• Podatek dochodowy (CIT lub PIT) – zależy od formy prawnej firmy.
• Podatek od wartości dodanej (VAT) – pobierany od większości towarów i usług.
• Podatek od nieruchomości – dla firm posiadających nieruchomości.
• Inne podatki – mogą obowiązywać w zależności od rodzaju działalności.

5. Prowadzenie rachunkowości

Firma może prowadzić rachunkowość samodzielnie lub zatrudnić księgowego lub firmę księgową. Niezależnie od wyboru, odpowiedzialność za poprawność rachunkowości spoczywa na samej firmie. Zaleca się regularne audyty w celu zapobiegania błędom i problemom z urzędem skarbowym.

Prowadzenie rachunkowości w Polsce to złożony proces, który wymaga znajomości przepisów prawa i odpowiedniego doświadczenia. Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji. Zaleca się skorzystanie z usług wykwalifikowanego księgowego lub firmy księgowej w celu uzyskania profesjonalnej pomocy i zapewnienia zgodności z wszystkimi wymaganiami prawnymi.

Jeśli masz dodatkowe pytania, napisz do nas na office@progressholding.pl.