Outsourcing księgowości w 2026 – czy to się opłaca firmie międzynarodowej?

Outsourcing księgowości w 2026 – czy to się opłaca firmie międzynarodowej?

Outsourcing księgowości w 2026 roku pozostaje najbardziej opłacalnym rozwiązaniem dla sektora MŚP i spółek z kapitałem zagranicznym w Polsce. Pozwala zredukować koszty operacyjne nawet o 70% w porównaniu do etatu oraz przenosi odpowiedzialność za błędy przed Urzędem Skarbowym na biuro rachunkowe. Jednak dla dużych korporacji wymagających codziennego raportowania zarządczego w czasie rzeczywistym, brak księgowego na miejscu może stanowić barierę komunikacyjną.

Dlaczego firmy zagraniczne wybierają outsourcing zamiast etatu?

Decyduje matematyka i bezpieczeństwo: koszt zewnętrznej obsługi jest ułamkiem pensji wykwalifikowanego specjalisty, a polisa OC biura chroni Twój majątek.

Zatrudnienie głównego księgowego w Polsce w 2026 roku to wydatek rzędu 12 000 – 18 000 PLN brutto miesięcznie. Do tego musisz doliczyć składki ZUS, płatne urlopy, L4 oraz kosztowny software (licencje programów księgowych i dostępy do systemów prawnych). W przypadku błędu pracownika, jako członek zarządu odpowiadasz majątkiem spółki, a często i prywatnym.

Wybierając obsługę księgową w Progress Holding, płacisz za realnie wykonaną pracę. Nasze stawki są skalowalne i dostosowane do liczby dokumentów. Zdejmujemy z Ciebie obowiązek śledzenia zmian w ustawach o VAT czy CIT, które w Polsce zmieniają się niezwykle dynamicznie.

Tabela: Porównanie kosztów rocznych (szacunek 2026)

Rodzaj kosztu Własny księgowy (Etat) Outsourcing (Progress Holding)
Wynagrodzenie + ZUS ok. 180 000 PLN 0 PLN
Abonament roczny 0 PLN od 6 000 PLN (zależnie od wolumenu)
Szkolenia i licencje ok. 15 000 PLN 0 PLN (w cenie usługi)
RAZEM ~195 000 PLN ~6 000 – 30 000 PLN

Jak KSeF wpłynął na model współpracy z biurem rachunkowym?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymusił pełną cyfryzację obiegu dokumentów, co eliminuje papierowe faktury i przyspiesza księgowanie.

W 2026 roku KSeF jest standardem, którego nie ominiesz. Tradycyjne „donoszenie faktur w reklamówce” do biura rachunkowego jest już niemożliwe. Jako przedsiębiorca musisz wystawiać faktury ustrukturyzowane. W Progress Holding pomagamy naszym klientom wdrożyć odpowiednie procedury i autoryzujemy się w systemie w Twoim imieniu.

Dzięki temu masz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami Ministerstwa Finansów. Jeśli dopiero planujesz wejście na rynek, nasza usługa rejestracji spółek obejmuje również zgłoszenia do KSeF i VAT.

Jakie są wady i ryzyka outsourcingu?

Głównym minusem może być brak natychmiastowego dostępu do danych finansowych „na już”, jeśli biuro nie oferuje panelu online.

Zewnętrzny księgowy obsługuje kilka podmiotów. Nie jest dostępny w pokoju obok, by odpowiedzieć na pytanie w 5 minut. Wymaga to od Ciebie lepszego planowania i przesyłania dokumentów w terminie. Jeśli Twoja firma opiera się na skomplikowanych, niestandardowych operacjach (np. handel kryptowalutami, skomplikowane łańcuchy dostaw poza UE), musisz wybrać biuro ze specyficzną wiedzą.

W Progress Holding eliminujemy to ryzyko poprzez dedykowanego opiekuna klienta i komunikację w języku angielskim, rosyjskim lub ukraińskim, co jest kluczowe dla zarządów zagranicznych.

Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding

Nasze dane: Najczęstsze błędy zagranicznych inwestorów w Polsce.

Analizując portfel ponad 300 spółek z kapitałem zagranicznym, które obsługujemy, zauważamy powtarzalny schemat. Aż 65% firm przenoszących się do nas z innych biur miało problemy z prawidłowym rozliczaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT/WNT).

Przedsiębiorcy często nie wiedzą, że brak aktywnego statusu VAT-UE w momencie transakcji rodzi ogromne konsekwencje podatkowe. W Progress Holding weryfikujemy status podatkowy Twoich kontrahentów jeszcze przed zaksięgowaniem faktury. To jest właśnie E-E-A-T (Experience, Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness) w praktyce – nie tylko księgujemy, ale zapobiegamy problemom, zanim wystąpią.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę przyjeżdżać do Polski, aby podpisać umowę z biurem rachunkowym?

Nie. W Progress Holding większość formalności załatwiamy zdalnie. Wykorzystujemy kwalifikowane podpisy elektroniczne oraz profil zaufany ePUAP, który pomagamy wyrobić.

Czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy podatkowe?

Tak, pod warunkiem posiadania obowiązkowego ubezpieczenia OC. Progress Holding posiada rozszerzoną polisę ubezpieczeniową, co daje naszym klientom pełne bezpieczeństwo finansowe w przypadku ewentualnych kontroli skarbowych.

Jak szybko mogę przenieść księgowość do Progress Holding?

Proces przejęcia dokumentacji zajmuje zazwyczaj od 3 do 7 dni roboczych. Przeprowadzamy krótki audyt dotychczasowych ksiąg, aby upewnić się, że startujemy z „czystym kontem”.

Podsumowanie

Outsourcing księgowości w 2026 roku to dla firmy międzynarodowej przede wszystkim optymalizacja kosztów i bezpieczeństwo prawne w obliczu KSeF. Ryzyka związane z komunikacją można wyeliminować, wybierając partnera, który rozumie specyfikę biznesu transgranicznego i mówi w Twoim języku.

Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w prowadzeniu biznesu w Polsce? Nie ryzykuj błędów podatkowych. Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub napisz na office@progressholding.pl. Zadbamy o Twoje finanse.

🚀Progress Holding – Biuro rachunkowe w Polsce
Od rejestracji spółki po księgowość.

Pomagamy cudzoziemcom w zakładaniu i prowadzeniu firm w Polsce.
Oferujemy kompleksową obsługę księgową, doradztwo podatkowe i pełne wsparcie w formalnościach.
Skup się na swoim biznesie – my zajmiemy się resztą.

⏰ Odpowiadamy w ciągu 24h | 🏆 Zaufało nam już 500+ firm