Kto musi prowadzić pełną księgowość w 2026 roku?
Pełną księgowość muszą prowadzić wszystkie spółki kapitałowe oraz niektóre spółki osobowe – niezależnie od wysokości przychodów. Forma prawna firmy przesądza o obowiązku.
Podmioty zobowiązane do pełnej księgowości bez względu na przychody
- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
- Spółki akcyjne (S.A.)
- Proste spółki akcyjne (P.S.A.)
- Spółki komandytowe (sp.k.)
- Spółki komandytowo-akcyjne (S.K.A.)
Te podmioty nie mogą prowadzić Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ani ryczałtu. Obowiązek pełnej księgowości powstaje już w momencie rejestracji spółki w KRS. Wynika to z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
Podmioty, które przechodzą na pełną księgowość po przekroczeniu limitu
- Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (JDG)
- Spółki cywilne osób fizycznych
- Spółki jawne osób fizycznych
- Spółki partnerskie
Te podmioty mogą prowadzić uproszczoną księgowość do momentu przekroczenia limitu przychodów. W Progress Holding pomagamy klientom wybrać optymalną formę prawną działalności, uwzględniając również obowiązki księgowe.
Jaki jest limit pełnej księgowości na 2026 rok?
Limit przychodów decydujący o obowiązku prowadzenia pełnej księgowości w 2026 roku wynosi 10 646 500 zł. To równowartość 2 500 000 euro przeliczona po kursie NBP z 1 października 2025 roku.
| Rok obowiązywania ksiąg | Limit w euro | Kurs NBP | Limit w PLN |
|---|---|---|---|
| 2025 | 2 500 000 € | 4,2846 zł (1.10.2024) | 10 711 500 zł |
| 2026 | 2 500 000 € | 4,2586 zł (1.10.2025) | 10 646 500 zł |
Jeśli Twoje przychody netto ze sprzedaży za 2025 rok osiągną lub przekroczą 10 646 500 zł – od 1 stycznia 2026 roku musisz prowadzić pełną księgowość. Do limitu wliczasz tylko przychody ze sprzedaży towarów i produktów, bez VAT.
Czym różni się pełna księgowość od uproszczonej?
Pełna księgowość wymaga ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, sporządzania sprawozdań finansowych i przestrzegania ustawy o rachunkowości. KPiR to prostsza forma – rejestrujesz tylko przychody i koszty podatkowe.
| Kryterium | Pełna księgowość | KPiR (uproszczona) |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Ustawa o rachunkowości | Rozporządzenie MF |
| Zakres ewidencji | Wszystkie operacje gospodarcze | Przychody i koszty podatkowe |
| Sprawozdanie finansowe | Obowiązkowe (bilans, RZiS) | Brak |
| Złożoność | Wysoka | Niska |
| Koszt obsługi (miesięcznie) | 800–3000 zł i więcej | 200–600 zł |
| Forma od 2026 | Elektroniczna | Elektroniczna (obowiązek) |
Co obejmuje pełna księgowość?
- Księgę główną i pomocnicze
- Dziennik operacji
- Zestawienie obrotów i sald
- Bilans i rachunek zysków i strat
- Informację dodatkową do sprawozdania
- Ewidencję środków trwałych z amortyzacją
Co obejmuje KPiR?
- Ewidencję przychodów
- Ewidencję kosztów uzyskania przychodów
- Ewidencję środków trwałych
- Ewidencję wyposażenia
Ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości vs KPiR?
Pełna księgowość jest znacznie droższa. Średni koszt obsługi księgowej spółki z o.o. to 800–2000 zł miesięcznie. Za prowadzenie KPiR zapłacisz 200–500 zł miesięcznie.
Różnica wynika z nakładu pracy. Pełna księgowość wymaga ewidencji każdej operacji na kontach, uzgadniania sald i sporządzania sprawozdań. KPiR to głównie wprowadzanie faktur i podsumowania miesięczne.
Dodatkowe koszty przy pełnej księgowości
- Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego: 500–2000 zł
- Badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta (gdy wymagane): 5000–20 000 zł
- Złożenie sprawozdania do KRS: bezpłatne elektronicznie
W Progress Holding oferujemy prowadzenie pełnej księgowości dla spółek z o.o. od 990 zł netto miesięcznie. Cena zależy od liczby dokumentów i złożoności operacji. Skontaktuj się z nami po indywidualną wycenę.
Jakie są zalety pełnej księgowości?
Pełna księgowość daje pełny obraz sytuacji finansowej firmy. Ułatwia pozyskanie kredytu, inwestora i podejmowanie strategicznych decyzji.
- Przejrzystość finansów – widzisz aktywa, pasywa, należności i zobowiązania
- Wiarygodność dla banków – sprawozdanie finansowe to standardowy dokument kredytowy
- Łatwiejsze pozyskanie inwestora – inwestorzy wymagają danych bilansowych
- Kontrola płynności – analizujesz przepływy pieniężne
- Możliwość optymalizacji podatkowej – więcej narzędzi (rezerwy, rozliczenia międzyokresowe)
Czy można dobrowolnie wybrać pełną księgowość?
Tak. Każdy przedsiębiorca może dobrowolnie przejść na pełną księgowość, nawet jeśli nie przekracza limitu przychodów. Musisz tylko zgłosić to do urzędu skarbowego.
Dobrowolne prowadzenie pełnych ksiąg ma sens, gdy planujesz szybki rozwój firmy, pozyskanie inwestora lub przekształcenie w spółkę kapitałową. Decyzję podejmujesz przed rozpoczęciem nowego roku obrotowego.
Co się zmienia w księgowości od 2026 roku?
Od 1 stycznia 2026 roku KPiR musisz prowadzić wyłącznie elektronicznie. To obowiązek wynikający z nowego rozporządzenia Ministra Finansów. Papierowe księgi przechodzą do historii.
Najważniejsze zmiany od 2026 roku
- Obowiązek elektronicznej formy KPiR
- Nowe pliki JPK dla podatników CIT i PIT
- Rozszerzenie danych w księgach rachunkowych o znaczniki KSeF
- Cyfryzacja kontaktów z urzędami (e-Doręczenia)
Firmy prowadzące pełną księgowość muszą dodatkowo uwzględnić numery faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w księgach rachunkowych.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie analizy ponad 400 spółek, które obsługujemy w Progress Holding, zidentyfikowaliśmy typowe problemy przy wyborze formy księgowości.
Najczęstsze błędy naszych klientów
- Zakładanie sp. z o.o. bez świadomości kosztów księgowości – 40% klientów-cudzoziemców nie wie, że spółka z o.o. wymaga pełnej księgowości. Spodziewają się kosztów jak przy JDG.
- Brak monitorowania limitu przychodów – przedsiębiorcy z KPiR nie śledzą zbliżania się do progu 2,5 mln euro. Dowiadują się o obowiązku zmiany z opóźnieniem.
- Mylenie form prawnych – część klientów zakłada spółkę jawną z komplementariuszem-spółką, myśląc że uniknie pełnej księgowości. Taka konstrukcja wymaga ksiąg rachunkowych.
- Niedoszacowanie czasu na przejście – przejście z KPiR na pełne księgi wymaga otwarcia bilansu, wyceny majątku i konfiguracji systemu. Potrzeba minimum 2-3 miesięcy przygotowań.
Nasze rekomendacje
Jeśli Twoje przychody przekraczają 5 mln zł rocznie – rozważ dobrowolne przejście na pełną księgowość. Przygotuj firmę na nieuniknioną zmianę. Jeśli prowadzisz prostą działalność usługową z przychodami do 2 mln zł – pozostań przy KPiR i rozważ ryczałt, jeśli masz niskie koszty.
W Progress Holding pomagamy klientom zaplanować moment przejścia i przeprowadzamy cały proces. Zajmujemy się otwarciem bilansu, migracją danych i szkoleniem z nowego systemu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy spółka z o.o. może prowadzić KPiR?
Nie. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi prowadzić pełną księgowość od pierwszego dnia działalności. Forma prawna wyklucza uproszczoną księgowość, niezależnie od przychodów.
Kiedy muszę przejść na pełną księgowość?
Przejście następuje od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym przekroczyłeś limit. Jeśli w 2025 roku Twoje przychody przekroczą 10 646 500 zł – od 1 stycznia 2026 musisz prowadzić pełne księgi.
Jakie przychody wliczam do limitu?
Do limitu wliczasz przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów (bez VAT). Nie uwzględniasz przychodów z operacji finansowych, dotacji ani innych przychodów operacyjnych.
Czy mogę wrócić z pełnej księgowości do KPiR?
Tak, jeśli Twoje przychody spadną poniżej limitu. Możesz wrócić do KPiR od nowego roku obrotowego. Musisz jednak zamknąć księgi rachunkowe i sporządzić sprawozdanie likwidacyjne.
Ile trwa przejście na pełną księgowość?
Proces przejścia zajmuje 2-3 miesiące. Obejmuje otwarcie bilansu, wycenę majątku, konfigurację planu kont i migrację danych. Zacznij przygotowania najpóźniej w październiku roku poprzedzającego zmianę.
Czy mogę sam prowadzić pełną księgowość spółki z o.o.?
Teoretycznie tak, ale nie polecamy. Pełna księgowość wymaga specjalistycznej wiedzy z rachunkowości i prawa podatkowego. Błędy mogą skutkować wysokimi karami. Bezpieczniej powierzyć księgowość profesjonalistom.
Która forma jest lepsza dla Twojej firmy?
Wybór formy księgowości zależy od formy prawnej działalności, skali przychodów i planów rozwoju. Spółki kapitałowe nie mają wyboru – muszą prowadzić pełną księgowość. Jednoosobowe działalności i spółki osobowe powinny pozostać przy KPiR tak długo, jak to możliwe – jest tańsza i prostsza.
Potrzebujesz pomocy w wyborze formy prawnej lub prowadzeniu księgowości? Skontaktuj się z Progress Holding. Obsługujemy spółki z o.o., jednoosobowe działalności i spółki osobowe. Specjalizujemy się w obsłudze cudzoziemców prowadzących biznes w Polsce. Zadzwoń pod numer +48 603 232 418 lub napisz na office@progressholding.pl.
