Podstawowe dokumenty do prowadzenia księgowości w Polsce

Współczesne rozumienie dokumentu księgowego to pisemne świadectwo dokonanej operacji gospodarczej lub dokument uprawniający do jej dokonania, nadający moc prawną danym księgowym. Te akty normatywne ustalają obowiązkowy dla wszystkich organizacji w Polsce sposób sporządzania dokumentów księgowych oraz metody poprawiania popełnionych błędów.

Zasady prowadzenia księgowości w Polsce są regulowane przede wszystkim przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa o rachunkowości). Ustawa ta określa podstawowe zasady i reguły, a także ustala wymagania dotyczące prowadzenia księgowości dla różnych typów przedsiębiorstw.

Co jest uważane za dokument księgowy w Polsce?

Za dokumenty księgowe uważa się:

• Dokumenty pierwotne (pierwotne dokumenty księgowe)
• Rejestry księgowe

Przez obieg dokumentów rozumie się przepływ dokumentów księgowych w organizacji od momentu ich sporządzenia do zakończenia ich realizacji (w szczególności wykorzystania do sporządzenia sprawozdania finansowego, archiwizacji).

Lista dokumentów pierwotnych w księgowości:

• Umowa
• Faktura
• Zlecenie przelewu
• Nakładnica towarowa, transportowa, towarowo-transportowa
• Uniwersalny dokument przekazowy
• Paragon fiskalny lub towarowy
• Blankiet ścisłego zarachowania
• Protokół wykonanych prac
• Lista płac
• Protokoły przekazania, likwidacji środków trwałych
• Dokumenty kasowe: wpłaty i wypłaty
• Raport zaliczkowy
• Nota księgowa.

Forma dokumentów pierwotnych jest określana przez firmę samodzielnie. Wyjątkiem są formularze dokumentów, które w przypadkach określonych prawem są zatwierdzane przez uprawnione organy państwowe Polski. Informacje o stosowanych formularzach i lista dokumentów są określane przez firmę w polityce rachunkowości.

Okres przechowywania dokumentacji księgowej w Polsce

Okres przechowywania dokumentacji księgowej w Polsce zależy od rodzaju dokumentu i jest regulowany przez ustawę o rachunkowości (ustawa o rachunkowości). Nie ma jednego uniwersalnego terminu. Ogólnie rzecz biorąc, minimalny okres przechowywania wynosi 5 lat, ale dla niektórych dokumentów może być znacznie dłuższy. Główne okresy przechowywania:

• 5 lat – większość dokumentów związanych z bieżącą działalnością. Obejmuje to na przykład faktury, nakładnice, wyciągi bankowe.
• 10 lat – dokumenty związane z zobowiązaniami podatkowymi (np. deklaracje). Dokładny okres może zależeć od konkretnego rodzaju podatku.
• Do 50 lat – dokumenty potwierdzające prawo własności do aktywów (np. dokumenty dotyczące nabycia nieruchomości).

WAŻNE! To tylko uogólnione terminy. Konkretny okres przechowywania dla każdego dokumentu jest określany przez polskie prawo i należy go sprawdzać w zależności od konkretnego przypadku. Zaleca się skonsultowanie z specjalistą ds. księgowości w Polsce lub zapoznanie się z aktualnymi przepisami prawa. Nieprzestrzeganie terminów przechowywania dokumentacji księgowej może skutkować karami.

Jakie dokumenty firma powinna dostarczyć księgowemu?

Na początkowym etapie współpracy firma powinna przedstawić księgowemu następujące dokumenty:

• Dokumenty założycielskie
• Dane dotyczące rejestracji w urzędzie skarbowym
• Dokumentację księgową
• Sprawozdania podatkowe
• Dokumenty dotyczące zadłużenia wobec budżetu.

Prowadzenie księgowości odbywa się na podstawie odpowiednich dokumentów pierwotnych. Powinny one zostać dostarczone księgowemu również na początkowym etapie współpracy. W dalszej kolejności dokumentacja księgowa jest przekazywana wykonawcy w sposób określony w umowie dwustronnej.

Praca z dokumentacją pierwotną może być zorganizowana w inny sposób. Zakłada ona całkowite przekazanie funkcji prowadzenia księgowości. Oznacza to, że księgowy przejmuje zarówno tworzenie dokumentów pierwotnych, jak i ich przyjmowanie do ewidencji. Format współpracy z dokumentacją księgową jest omawiany na etapie negocjacji dotyczących potencjalnej współpracy i podpisywania umowy.

Jeśli masz dodatkowe pytania, napisz do nas na adres office@progressholding.pl.