Czym jest procedura VAT-OSS i kto może z niej skorzystać w 2026 roku?
Procedura VAT-OSS jest przeznaczona dla firm dokonujących wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) oraz świadczących usługi cyfrowe dla konsumentów (B2C), które przekroczyły roczny limit obrotu 10 000 EUR.
Kiedy wchodzisz w obowiązek VAT-OSS?
Limit 10 000 EUR (około 42 000 PLN) dotyczy sumy całej sprzedaży B2C do wszystkich krajów Unii Europejskiej łącznie. Do momentu przekroczenia tego progu, możesz rozliczać polski VAT (zazwyczaj 23%). Po jego przekroczeniu masz dwie drogi:
- Rejestracja do VAT w każdym kraju, do którego wysyłasz towary (kosztowne i czasochłonne).
- Rejestracja do systemu VAT-OSS w Polsce (rozwiązanie rekomendowane przez Progress Holding).
Pamiętaj, że procedura ta dotyczy transakcji z osobami prywatnymi. Sprzedaż B2B nadal rozliczasz na zasadach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) ze stawką 0%.
Jakie stawki VAT obowiązują przy rozliczeniu OSS?
W procedurze OSS musisz stosować stawki VAT właściwe dla kraju, w którym znajduje się konsument (nabywca towaru), a nie stawkę polską.
Jeśli sprzedajesz buty klientowi z Niemiec, zastosujesz niemiecki VAT (19%). Jeśli klient jest z Węgier, doliczysz 27% VAT. To kluczowe dla ustalania marży Twojego sklepu. W Progress Holding pomagamy skonfigurować systemy księgowe tak, aby poprawnie przypisywały stawki podatkowe.
| Cecha | Zasady ogólne (bez OSS) | Procedura VAT-OSS |
|---|---|---|
| Deklaracje | Osobna w każdym kraju UE | Jedna deklaracja w Polsce (VIU-DO) |
| Płatność podatku | Wiele przelewów w walutach obcych | Jeden przelew w EUR do polskiego urzędu |
| Koszty obsługi | Bardzo wysokie (wiele biur) | Niskie (jedno biuro księgowe) |
Jak zarejestrować się do VAT-OSS w Polsce?
Rejestracja odbywa się poprzez złożenie formularza VIU-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który obsługuje procedurę OSS dla całej Polski.
Zgłoszenia dokonujesz elektronicznie przez system e-Deklaracje lub Portal Podatkowy. Musisz to zrobić przed rozpoczęciem kwartału, w którym chcesz korzystać z procedury, lub zaraz po przekroczeniu limitu 10 000 EUR. W Progress Holding wyręczamy naszych klientów w tym procesie, dbając o terminowe złożenie dokumentacji i weryfikację poprawności danych.
Czy Amazon FBA i magazynowanie towaru za granicą wchodzi w OSS?
Nie, korzystanie z zagranicznych magazynów (np. w ramach Amazon FBA czy Zalando Fulfillment) zazwyczaj nadal wymaga lokalnej rejestracji do VAT w kraju magazynowania.
Procedura OSS obejmuje wysyłkę towaru z Polski bezpośrednio do konsumenta w innym kraju UE. Jeśli przemieszczasz własny towar do magazynu w Niemczech, a stamtąd jest on wysyłany do klienta niemieckiego, następuje tzw. nietransakcyjne przemieszczenie towarów. W takim przypadku musisz posiadać niemiecki numer VAT. Progress Holding oferuje wsparcie w analizie Twojego modelu logistycznego, aby uniknąć błędów podatkowych.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
Na podstawie audytów księgowych przeprowadzonych dla ponad 200 firm e-commerce, zauważamy jeden powtarzający się błąd. Przedsiębiorcy często mylą limit 10 000 EUR z limitem zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce (200 000 PLN). To dwa odrębne przepisy.
Wielu klientów zgłasza się do nas z zaległościami, ponieważ nie wiedzieli, że sprzedaż na Allegro czy eBay do Niemiec wlicza się do limitu OSS. Nasza interwencja pozwala często na skorygowanie deklaracji i uniknięcie dotkliwych kar ze strony zagranicznych organów podatkowych. Jeśli planujesz ekspansję, skonsultuj się z nami zanim wyślesz pierwszą paczkę za granicę.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy muszę prowadzić firmę w Polsce, aby skorzystać z OSS?
Tak, system ten jest dostępny dla firm posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Jeśli jesteś cudzoziemcem, Progress Holding pomoże Ci w rejestracji spółki w Polsce oraz uzyskaniu niezbędnych numerów podatkowych.
Jak często składa się deklaracje w systemie OSS?
Deklaracje VIU-DO składa się kwartalnie, do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Nawet jeśli w danym kwartale nie było sprzedaży, a jesteś zarejestrowany, masz obowiązek złożenia deklaracji „zerowej”.
Jaki jest kurs wymiany walut przy płatności podatku?
Należny podatek VAT wpłacasz w walucie EURO. Przeliczenia wartości transakcji dokonujesz według kursu EBC z ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. Dokładne wyliczenia przeprowadza nasze biuro rachunkowe w ramach stałej obsługi.
System VAT-OSS to potężne ułatwienie, ale wymaga precyzji w ewidencjonowaniu sprzedaży. Błędy mogą skutkować koniecznością rejestracji do VAT w każdym kraju UE wstecznie, co generuje ogromne koszty. Nie ryzykuj bezpieczeństwa swojego biznesu.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w księgowości e-commerce? Skontaktuj się z nami w Progress Holding pod numerem +48 603 232 418 lub mailowo office@progressholding.pl. Zadbamy o Twoje podatki, abyś Ty mógł skupić się na rozwoju sprzedaży.
