W 2026 r. zatrudnisz obywatela Ukrainy na podstawie darmowego powiadomienia w 7 dni przez praca.gov.pl. Legalny pobyt w ramach ochrony czasowej trwa do 4 marca 2026 r. Zapewnij co najmniej płacę minimalną (4 806 zł / 31,40 zł) i zgłoś pracownika do ZUS w 7 dni.
Kto może pracować w 2026 r. bez zezwolenia?
Osoby z legalnym pobytem i statusem UKR po 24.02.2022 r. mogą pracować bez zezwolenia po złożeniu powiadomienia przez pracodawcę.
Podstawy legalnego pobytu i dostępu do rynku pracy
- Ochrona czasowa do 4 marca 2026 r. – potwierdza UDSC oraz decyzje Rady UE o przedłużeniu ochrony (link).
- PESEL UKR i dokument Diia.pl w aplikacji mObywatel potwierdzają status i legalny pobyt (instrukcja).
- Akt jednolity „specustawy” – Dz.U. 2025 poz. 337 (ustawa z 12.03.2022 r.).
Jakie formalności musi spełnić pracodawca?
Złóż bezpłatne powiadomienie w 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl.
Terminy i kroki – krok po kroku
- Sprawdź legalność pobytu i status UKR (PESEL/Diia.pl).
- Podpisz umowę (po polsku) i przygotuj dane do powiadomienia.
- Złóż Powiadomienie o powierzeniu pracy (PSZ-PPWPU) w 7 dni przez praca.gov.pl lub według opisu MRPiPS (instrukcja).
- Zgłoś pracownika do ZUS (ZUS ZUA/ZZA) w 7 dni – zasady ZUS.
| Czynność | Termin | Podstawa / źródło |
|---|---|---|
| Powiadomienie o powierzeniu pracy (Ukraina) | 7 dni od podjęcia pracy | MRPiPS |
| Zgłoszenie do ZUS (ZUA/ZZA) | 7 dni od powstania obowiązku | ZUS |
| Legalny pobyt w ramach UKR | do 4.03.2026 | UDSC |
| Minimalne wynagrodzenie / stawka 2026 | od 1.01.2026 | Dz.U. 2025 poz. 1242 |
Czy potrzebujesz zezwolenia na pracę w 2026 r.?
Nie, jeśli zatrudniasz obywatela Ukrainy objętego UKR i złożysz powiadomienie w 7 dni. Zezwolenie lub oświadczenie stosujesz tylko poza reżimem UKR.
Kiedy „oświadczenie” lub „zezwolenie A” będzie konieczne?
- Brak statusu UKR lub inna podstawa pobytowa bez prawa do pracy na powiadomieniu – wtedy oświadczenie lub zezwolenie.
- Prace sezonowe – osobne zasady (zezwolenie sezonowe).
Jakie umowy i wynagrodzenie możesz stosować?
Możesz zawrzeć umowę o pracę, zlecenie lub kontrakt B2B. Wynagrodzenie nie może być niższe od stawek minimalnych.
Minimalne stawki od 1 stycznia 2026 r.
- 4 806 zł brutto – minimalne wynagrodzenie za pracę (pełny etat).
- 31,40 zł brutto – minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych.
- Źródło: Rozporządzenie RM – Dz.U. 2025 poz. 1242.
Jak rozliczać podatki i składki za pracownika z Ukrainy?
Rozliczasz PIT i składki ZUS jak za każdego pracownika. Rezydencja podatkowa zależy od centrum interesów lub liczby dni pobytu.
Praktyczne kroki płacowo-kadrowe
- Zgłoszenie do ZUS w 7 dni (ZUS ZUA/ZZA) – ZUS.
- PPK według zasad ogólnych (kolejny autozapis – 2027) – mojePPK.
- Roczne informacje pracownicze (np. PIT-11) według polskich terminów.
Jakie ryzyka i kary grożą za błędy w zatrudnieniu?
Za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna do 50 000 zł. Najczęściej wynika to z braku powiadomienia, zbyt niskiego wynagrodzenia lub braku ZUS.
Aktualne sankcje i typowe naruszenia
- Grzywny za nielegalne powierzenie pracy: 3 000–50 000 zł – GIP.
- Brak lub spóźnione powiadomienie = ryzyko uznania zatrudnienia za nielegalne – MRPiPS.
- Niewłaściwe zgłoszenie do ZUS w 7 dni – ZUS.
Jak to wygląda w praktyce? Doświadczenie Progress Holding
W latach 2024–2025 obsłużyliśmy ponad 500 procesów zatrudniania obywateli Ukrainy. Analizujemy każdą rekrutację pod kątem pobytu, umowy i płac.
Nasze wnioski z wdrożeń
- 62% błędów dotyczy niepełnych danych w powiadomieniu (stanowisko, stawka, wymiar). Eliminujemy je check-listą dla HR.
- 28% przypadków wymagało korekty ZUS z powodu mylnego tytułu ubezpieczenia. Wprowadziliśmy weryfikację przedwysyłkową.
- 10% spraw to zaniżone stawki na umowach cywilnych. Ujednoliciliśmy progi pod minimalną 2026.
Potrzebujesz pomocy w powiadomieniu, kadrach i payrollu? Progress Holding zrobi to za Ciebie szybko i bezpiecznie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy PESEL UKR jest konieczny, aby pracować na podstawie powiadomienia?
Status UKR i legalny pobyt są kluczowe. PESEL UKR oraz Diia.pl ułatwiają weryfikację danych i obsługę online (więcej).
Jaki jest termin na złożenie powiadomienia?
Masz 7 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca. Składasz je wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl.
Czy mogę zatrudnić na umowę zlecenia albo B2B?
Tak. Pamiętaj o minimalnej stawce godzinowej 31,40 zł w 2026 r. i o zgłoszeniach do ZUS, jeśli powstaje tytuł ubezpieczeń.
Czy wynagrodzenie może być niższe niż płaca minimalna?
Nie. Dla etatu obowiązuje 4 806 zł brutto, a dla zleceń 31,40 zł brutto za godzinę – Dz.U. 2025 poz. 1242.
Co jeśli spóźnię się z powiadomieniem?
Zatrudnienie może zostać uznane za nielegalne. Grożą grzywny. Działaj niezwłocznie i skoryguj stan prawny (GIP).
Czy obywatele Ukrainy zawsze mogą pracować bez zezwolenia?
Nie. Jeśli nie są objęci UKR lub ich pobyt nie uprawnia do pracy na powiadomieniu, stosujesz „oświadczenie” albo zezwolenie A.
Jak zweryfikować legalność pobytu pracownika?
Poproś o Diia.pl lub dokument pobytowy i sprawdź terminy ważności. Odwołuj się do „specustawy” – Dz.U. 2025 poz. 337.
Czy Progress Holding załatwi formalności?
Tak. Przygotujemy umowy, złożymy powiadomienie, zgłosimy ZUS i pomożemy w PPK. Skontaktuj się z nami.
Źródła i przydatne linki
- MRPiPS – powiadomienie w 7 dni: psz.praca.gov.pl
- UDSC – legalny pobyt do 4.03.2026: gov.pl/udsc
- Dz.U. – specustawa (tekst jednolity): dziennikustaw.gov.pl
- Płaca minimalna 2026: Dz.U. 2025 poz. 1242
- ZUS – zgłoszenie ubezpieczonego: zus.pl
- Diia.pl – dokument w mObywatel: info.mobywatel.gov.pl
Kluczowy wniosek: w 2026 r. zatrudnisz obywatela Ukrainy szybko i legalnie na podstawie powiadomienia w 7 dni, przy zachowaniu stawek minimalnych i zgłoszeń do ZUS. Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Skontaktuj się z nami w Progress Holding: +48 603 232 418, office@progressholding.pl. Przygotujemy umowy, zgłosimy powiadomienie i poprowadzimy kadry-płace.
