Nowe zasady i zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce od 1 czerwca 2025 r.

• Główne zmiany w procedurze składania wniosków
• Nowe obowiązki pracodawców
• Obowiązki pracodawcy przy powierzaniu pracy cudzoziemcom na podstawie oświadczenia
• Kiedy nie trzeba składać nowego oświadczenia
• Zadłużenie pracodawcy oraz nieścisłości i błędy w treści oświadczenia
• Najważniejsze zmiany dotyczące zezwoleń na pobyt uprawniających do pracy
• Zmiany w trybie informowania starosty
• Wydawanie zezwoleń na pracę sezonową
• Zmiany dla agencji pracy tymczasowej
• Zmiany w przyjmowaniu studentów zagranicznych
• Wsparcie dla bezrobotnych
• Kary za nielegalne zatrudnienie
• Kontakt

Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce zmieniają się zasady zatrudniania cudzoziemców. Od tego momentu w Polsce wchodzi w życie nowa ustawa (Dziennik Ustaw 2025 r., poz. 621), regulująca zatrudnianie cudzoziemców. Ta ustawa, nazwana „Ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom”, ma na celu uproszczenie obowiązujących zasad i procedur, a także wzmocnienie kontroli nad legalnością działalności zawodowej cudzoziemców. Celem zmian jest uczynienie rynku pracy bardziej przejrzystym, bezpiecznym i odpowiadającym bieżącym potrzebom gospodarczym Polski.

WAŻNE! Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie oświadczenia, wnioski o pracę sezonową oraz towarzysząca dokumentacja przyjmowane są wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Dokumenty złożone w inny sposób nie będą rozpatrywane.

Główne zmiany w procedurze składania wniosków

Nowy tryb ustalania właściwego organu dla osób prowadzących działalność gospodarczą (firmy z CEIDG): Obywatele państw EOG, w tym Polski, niemający stałego miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składają oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Nowe obowiązki pracodawców, których oświadczenia zostały wpisane do ewidencji (włączając oświadczenia wpisane przed 1 czerwca 2025 roku)

Po wpisaniu oświadczenia do ewidencji, pracodawca jest zobowiązany pisemnie powiadamiać urząd, który wpisał oświadczenie, o następujących zdarzeniach:

• Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca – w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.
• Niepodjęcie pracy przez cudzoziemca – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w ewidencji oświadczeń.
• Przedterminowe zakończenie pracy przez cudzoziemca lub ostateczna rezygnacja z zatrudnienia – niezwłocznie po zaistnieniu odpowiedniego zdarzenia.

WAŻNE! Obowiązek powiadamiania dotyczy wszystkich oświadczeń wpisanych do ewidencji, w tym także tych złożonych przed 1 czerwca 2025 roku (jeśli odpowiednia informacja nie została przekazana przed 1 czerwca 2025 roku).

WAŻNE! Zgłoszenie niepodjęcia pracy przez cudzoziemca lub jej wcześniejszego zakończenia automatycznie anuluje odpowiednie oświadczenie w ewidencji.

Obowiązki pracodawcy przy powierzaniu pracy cudzoziemcom na podstawie oświadczenia

Pracodawca, korzystający z pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia, jest zobowiązany:

1. Włączyć warunki oświadczenia do umowy o pracę – zapewnić zgodność umowy o pracę z cudzoziemcem z warunkami wskazanymi w oświadczeniu. W razie potrzeby wprowadzić zmiany do umowy bez konieczności ponownego składania oświadczenia.
2. Powiadomić starostę – dostarczyć staroście (urzędowi pracy), który zarejestrował oświadczenie, kopię zawartej z cudzoziemcem umowy o pracę przed rozpoczęciem przez niego pracy.
3. Przestrzegać minimalnego poziomu wynagrodzenia – ustalić pracownikowi cudzoziemskiemu wynagrodzenie nie niższe od obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej.
4. Proporcjonalnie zwiększać wynagrodzenie – przy zwiększeniu wymiaru czasu pracy cudzoziemca (pracującego w niepełnym wymiarze godzin) lub zwiększeniu liczby godzin pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej, proporcjonalnie zwiększyć wynagrodzenie.
5. Dostarczyć kopię oświadczenia pracownikowi – wydać pracownikowi cudzoziemskiemu kopię oświadczenia o zatrudnieniu, zarejestrowanego w ewidencji.
6. Wykazywać należytą staranność – starannie przestrzegać wszystkich procedur i wymagań przy składaniu oświadczenia celem wpisu do ewidencji.
7. Dostarczyć kopię wniosku pracodawcy-użytkownikowi (w razie potrzeby) – na żądanie pracodawcy-użytkownika dostarczyć mu kopię wniosku dotyczącego pracownika tymczasowego.
8. Przedstawiać dokumenty na żądanie uprawnionych organów – na żądanie starosty, wojewody, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS i KRUS), konsula, ministra spraw zagranicznych, Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), Straży Granicznej lub Policji dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązków wskazanych w punktach 1, 3 i 4.

Wnosić nowego oświadczenia do ewidencji nie trzeba w następujących przypadkach:

• Zmieniły się dane polskiego podmiotu (nazwa, forma prawna, siedziba, miejsce zamieszkania lub działalności), powierzającego pracę cudzoziemcowi lub będącego pracodawcą-użytkownikiem.
• Miejsce pracy (lub jego część) zostało przekazane innemu pracodawcy.
• Zwiększono wymiar czasu pracy cudzoziemca (tygodniowo lub miesięcznie), wskazany w pierwotnym oświadczeniu, ale nie więcej niż do pełnego etatu.
• Zmieniła się nazwa stanowiska cudzoziemca, ale jego obowiązki pozostały takie same.
• Cudzoziemcowi podniesiono wynagrodzenie w porównaniu z wskazanym w oświadczeniu.

Zadłużenie pracodawcy, a także nieścisłości i błędy w treści oświadczenia

Nieuregulowane zadłużenie wobec ZUS lub Urzędu Skarbowego stanie się przeszkodą do wpisania oświadczenia do ewidencji. Jeśli posiadasz spłatę zadłużenia rozłożoną na raty lub niedawno uregulowałeś zadłużenie, dołącz do składanego oświadczenia kopię umowy o spłacie zadłużenia w ratach lub inne dokumenty potwierdzające uregulowanie zadłużenia. Zwróć również uwagę na poprawność i prawdziwość danych wskazanych w oświadczeniu. Fałszywe, nieprawidłowe dane również będą podstawą do odmowy wpisania oświadczenia do ewidencji.

Najważniejsze zmiany dotyczące zezwoleń na pobyt uprawniających do pracy

Oprócz wiz wydanych w celu: 01 i 20, wizy wydane w celu: 02, 11, 14, 23, wizy wydane w celu tranzytu oraz wizy wydane przez inne państwo strefy Schengen, nie będą dawały prawa do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia. Obywatel Ukrainy, który wjechał do Polski w związku z działaniami wojennymi w okresie od 24 lutego 2022 roku, i którego pobyt w Polsce został uznany za legalny do 30 września 2025 roku (ochrona tymczasowa), nadal nie będzie miał prawa do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia. Taka osoba może podjąć pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.

Zmiany w trybie informowania starosty

Od 1 czerwca 2025 roku uchyla się wymogi dotyczące przeprowadzania testu rynku pracy i przedstawiania informacji od starosty, z wyjątkiem przypadków, gdy te dokumenty są niezbędne do procedur uzyskania zezwolenia na pracę, rozpoczętych przed tą datą. Po 1 czerwca 2025 roku informacja od starosty będzie wydawana tylko dla spraw znajdujących się w trakcie załatwiania zezwolenia na pracę, zainicjowanego przed wskazaną datą. W takich przypadkach, przy składaniu wniosku o informację od starosty, należy przedstawić dokumenty potwierdzające, że dana informacja jest wymagana w ramach wcześniej rozpoczętej procedury. Przykładami takich dokumentów mogą być: kopia wniosku od wojewody o dostarczenie brakującej informacji lub potwierdzenie złożenia wniosku o zezwolenie na pracę przed 1 czerwca 2025 roku.

Wydawanie zezwoleń na pracę sezonową

Główne zmiany w zasadach uzyskiwania zezwoleń na pracę sezonową w Polsce:

Właściwy organ dla firm z CEIDG (obywatele EOG bez stałego miejsca zamieszkania w Polsce) – powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Uproszczenie procedury – od 1 czerwca 2025 roku do wniosków o wydanie/przedłużenie zezwolenia nie trzeba będzie dołączać informacji od starosty.

Nowe zezwolenie nie jest wymagane w szeregu przypadków, włączając:

• Zmiana danych pracodawcy (adres, nazwa, forma).
• Przekazanie miejsca pracy innemu pracodawcy.
• Zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków.
• Zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę.
• Krótkoterminowa (do 30 dni) praca o charakterze niesezonowym dla obywateli Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii lub Ukrainy.
• Zmiany związane z umową o pomocy przy zbiorach (zastąpienie umowy, wykonywanie innej pracy po zakończeniu zbiorów).
• Podwyższenie wynagrodzenia.
• Zwiększenie wymiaru czasu pracy (w granicach pełnego etatu lub do 299 godzin miesięcznie na podstawie umowy cywilnoprawnej) z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia.

WAŻNE! O wszystkich wskazanych zmianach pracodawca jest zobowiązany poinformować organ, który wydał zezwolenie, w ciągu 7 dni.

WAŻNE! Po otrzymaniu zaświadczenia o pracy sezonowej, wpisanego do rejestru, pracodawca będzie miał 90 dni od daty rozpoczęcia pracy, wskazanej w zaświadczeniu, aby poinformować urząd o stawieniu się cudzoziemca do pracy. Niedostarczenie tej informacji w wskazanym terminie spowoduje zakończenie procedury wydania zezwolenia i anulowanie wpisanego zaświadczenia.

Zmiany w możliwości uzyskania oświadczenia lub zezwolenia na pracę sezonową przez agencje pracy tymczasowej

Dla nowych agencji pracy tymczasowej wprowadza się dwuletnie moratorium – nie będą mogły od razu zatrudniać cudzoziemców. Ta zmiana ma na celu przeciwdziałanie schematom z fikcyjnymi zezwoleniami, które są wykorzystywane tylko do wjazdu do kraju. Przy tym procedura legalizacji pobytu nie ulega uproszczeniu – czas oczekiwania może sięgać 6–9 miesięcy, co skomplikuje pracę agencji zatrudniających pracowników z Azji i Ameryki Łacińskiej.

Aby zatrudnić cudzoziemców jako pracowników tymczasowych, agencja pracy tymczasowej musi spełniać następujące warunki:

• Posiadanie wpisu w rejestrze – agencja musi posiadać wpis w rejestrze agencji zatrudnienia, specjalizujących się w zatrudnianiu cudzoziemców.
• Podstawa do zatrudnienia – agencja musi posiadać albo wpis o oświadczeniu o zatrudnieniu cudzoziemca, albo zezwolenie na pracę sezonową.

Jak uzyskać wpis w rejestrze:

• Nowe agencje – nowe agencje pracy tymczasowej będą mogły uzyskać wpis w rejestrze nie wcześniej niż po 2 latach od rejestracji i rozpoczęcia świadczenia usług pracy tymczasowej.
• Istniejące agencje (do 1 czerwca 2025 roku) – agencje, które świadczyły usługi do 1 czerwca 2025 roku, będą mogły kontynuować zatrudnianie cudzoziemców na podstawie oświadczeń lub zezwoleń, jeśli w ciągu 3 miesięcy po wejściu w życie nowych przepisów (od 1 czerwca 2025 roku) złożą wniosek o zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia.

Zmiany w przyjmowaniu studentów zagranicznych na uczelnie w Polsce

W Polsce wszedł w życie pakiet ustaw zaostrzających zasady pobytu cudzoziemców, w tym studentów. Według informacji portalu rządowego gov.pl, od początku lata zagranicznym kandydatom będzie trudniej dostać się na polskie uczelnie.

Nowe wymagania dotyczące przyjęcia na studia:

• Uznanie wykształcenia – niezbędne są dokumenty o wykształceniu, potwierdzone przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej (NAWA).
• Potwierdzenie znajomości języka – wymagana jest znajomość języka wykładowego na poziomie nie niższym niż B2.
• Egzaminy wstępne – obowiązkowe jest zdanie egzaminu wstępnego lub rozmowy kwalifikacyjnej.

Ograniczenie liczby studentów zagranicznych:

Udział studentów zagranicznych na uczelni nie powinien przekraczać 50%. W przypadku przekroczenia limitu przyjmowanie cudzoziemców zostanie wstrzymane.

Ułatwienie:

Studenci zagraniczni nadal mogą pracować bez zezwolenia, posiadając ważną wizę lub kartę pobytu wydaną w celu nauki.

Zaostrzenie zasad zmiany celu pobytu:

Cudzoziemcy z wizami Schengen, wydanymi przez inne kraje, nie będą mogli złożyć wniosku o pobyt czasowy i pracę w Polsce.

Celem tych zmian jest uporządkowanie systemu przyjmowania studentów zagranicznych, zwiększenie jego przejrzystości i ograniczenie nadużyć w sferze wizowej i zatrudnienia.

Wsparcie dla bezrobotnych

Wprowadzenie nowych zasad upraszcza rejestrację bezrobotnych.

Do głównych zmian można zaliczyć:

1. Uproszczenie rejestracji bezrobotnych – teraz można rejestrować się w miejscu zamieszkania.
2. Zniesienie ograniczeń wiekowych dla uzyskania dodatkowej pomocy, takiej jak bon na zasiedlenie.
3. Zasiłki dla bezrobotnych będą przyznawane niezależnie od długości poprzedniej pracy.
4. Wdrożenie rozwiązań cyfrowych w celu przyspieszenia obsługi w urzędach pracy.

Dodatkowe aspekty:

• Emeryci będą mogli otrzymywać dotacje na zatrudnienie.
• Rolnicy uzyskają dostęp do służb zatrudnienia.
• Samotni rodzice i rodziny wielodzietne będą miały priorytet w uzyskaniu pomocy.
• Obywatele będą mogli zaciągać kredyty edukacyjne do 400% średniego wynagrodzenia i łatwiej uzyskiwać finansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Kary za nielegalne zatrudnienie i naruszenia

Za nielegalne zatrudnienie w Polsce przewidziane są kary od 3 000 do 50 000 złotych. Wysokość kary różni się w zależności od liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników. Ustawa przewiduje również możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli przez Straż Graniczną i Państwową Inspekcję Pracy (PIP), co ma na celu walkę z szarą strefą, ale może stanowić dodatkowe obciążenie także dla przedsiębiorstw przestrzegających przepisów.

Kontakt

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji lub masz pytania, skontaktuj się z naszymi menedżerami w celu uzyskania szybkiej konsultacji: office@progressholding.pl