New Rates for Legalizing Foreign Employment. Fees Increased Up to Fourfold Since December 1, 2025

01.12.2025

Starting early December, employers hiring foreign staff must adjust their budgets to accommodate significant administrative changes. The Ministry of Family, Labour and Social Policy has updated the fee schedule for issuing work permits and registering declarations. In some cases, these costs have surged by 300% compared to previous rates.

What exactly has changed? The new regulations, effective December 1, 2025, aim to align fees with current market realities and curb the practice of filing “dummy” applications. For businesses, however, this necessitates a revision of recruitment costs, especially for those hiring Eastern European workers in high volumes.

The key changes to the fee schedule are as follows:

Declaration on entrusting work: Increased from PLN 100 to PLN 400. This is the most critical change for companies using the simplified procedure (applicable to citizens of Ukraine, Georgia, Moldova, etc.).
Work permit (over 3 months): Fee increased from PLN 100 to PLN 400.
Work permit (up to 3 months): Increased from PLN 50 to PLN 200.
Seasonal work permit: New rate is PLN 100 (previously PLN 30).
Posting of a foreigner to Poland: The fee for this type of permit has risen to PLN 800.

What does this mean for employers? While a single fee increase might not seem drastic, for companies with high staff turnover (common in manufacturing or logistics), these additional administrative costs will become a noticeable line item in the 2026 HR budget.

It is important to note that these fees are non-refundable. If a permit is denied, the employer does not recover the funds. This makes precision in documentation even more critical to avoid formal errors that could lead to rejection.

Progress Holding Expert Recommendation: In light of these changes, we advise our Partners to rigorously verify their recruitment plans. It is also worth considering stronger retention strategies for current foreign employees, as the cost of acquiring and legalizing a new candidate is now significantly higher.

At Progress Holding, we continuously monitor legislative processes to ensure your legal compliance and optimize employment costs.

Source: Inforlex: Od 1 grudnia 2025 r. wzrost opłat za legalizację pracy cudzoziemców

🚀 Progress Holding – Accounting office in Poland
From company registration to accounting.

We help foreigners establish and manage companies in Poland.
We offer comprehensive accounting services, tax consulting, and full support with all formalities.
Focus on growing your business – we’ll take care of the rest.

📞 +48 603 232 418 ✉️ office@progressholding.pl

⏰ Odpowiadamy w ciągu 24h | 🏆 Zaufało nam już 500+ firm

Leszek Woronowicz

PL: Leszek Woronowicz posiada wieloletnie, bogate doświadczenie w obszarze finansów, bankowości oraz doradztwa biznesowego, zdobyte zarówno w Polsce, jak i za granicą.
Brał czynny udział w zakładaniu spółek akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce i na Ukrainie, pełniąc rolę doradcy dla międzynarodowych podmiotów, m.in. dla Nestlé Ukraine.
Pracował w szeregu instytucji bankowych, w których kierował m.in. Departamentem Skarbu oraz Departamentem Bankowości Korporacyjnej. Pełnił funkcję członka zarządu jednego z banków poza granicami kraju, a także był stałym członkiem komitetu kredytowego i komitetu ALCO.
Specjalizuje się w ocenie wiarygodności kredytowej przedsiębiorstw, obejmującej analizę bilansów, rachunków wyników oraz przepływów pieniężnych (cash flow) dużych spółek. Posiada również rozległe doświadczenie w analizowaniu dokumentów księgowych oraz ocenie ryzyk prawnych związanych z działalnością przedsiębiorstw i transakcjami finansowymi.
Dysponuje szeroką wiedzą w zakresie rynku instrumentów finansowych, kredytowania oraz rynku kapitałowego. Jako doradca uczestniczył w przygotowaniu memorandum informacyjnych dla dwóch spółek zagranicznych debiutujących na rynku NewConnect. Doradza przedsiębiorstwom w budowaniu skutecznych modeli biznesowych, wspierając je w realizacji strategii rozwoju i ekspansji rynkowej.

EN: Leszek Woronowicz has many years of extensive experience in finance, banking, and business consulting, gained both in Poland and abroad.
He actively participated in establishing joint-stock companies and limited liability companies in Poland and Ukraine, acting as an advisor for international entities, including Nestlé Ukraine.
He has worked at several banking institutions, where he managed, among others, the Treasury Department and the Corporate Banking Department. He served as a board member of a bank outside of Poland and was also a permanent member of the credit committee and the ALCO committee.
He specializes in assessing the creditworthiness of enterprises, which includes the analysis of balance sheets, profit and loss accounts, and cash flows of large companies. He also has extensive experience in analyzing accounting documents and evaluating legal risks associated with business activities and financial transactions.
He has broad expertise in the financial instrument market, lending, and the capital market. As an advisor, he participated in preparing information memorandums for two foreign companies making their debut on the NewConnect market. He advises companies on building effective business models, supporting them in implementing development strategies and market expansion.

RU: Лешек Воронович обладает многолетним, обширным опытом в сфере финансов, банковского дела и бизнес-консалтинга, полученным как в Польше, так и за рубежом.
Он принимал активное участие в создании акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в Польше и на Украине, выступая в роли консультанта для международных организаций, включая Nestlé Ukraine.
Работал в ряде банковских учреждений, где руководил, среди прочего, Казначейским департаментом и департаментом корпоративного банкинга. Являлся членом правления одного из банков за пределами страны, а также был постоянным членом кредитного комитета и комитета ALCO.
Специализируется на оценке кредитоспособности предприятий, включая анализ балансовых ведомостей, отчетов о прибылях и убытках, а также денежных потоков (cash flow) крупных компаний. Также обладает широким опытом анализа бухгалтерских документов и оценки юридических рисков, связанных с деятельностью предприятий и финансовыми сделками.
Обладает широкими знаниями в области рынка финансовых инструментов, кредитования и рынка капитала. В качестве консультанта участвовал в подготовке информационных меморандумов для двух иностранных компаний, дебютировавших на рынке NewConnect. Консультирует предприятия по построению эффективных бизнес-моделей, поддерживая их в реализации стратегий развития и рыночной экспансии.

Leszek Woronowicz

01.12.2025